O gerenciamento das aquisições do projeto é uma das áreas de conhecimento mais importantes dentro das organizações, principalmente, devido ao aumento constante da terceirização de serviços.

As empresas precisam trabalhar no que elas fazem de melhor e deixar as demais áreas para empresas especializadas. Como afirmou sabiamente Tom Peters: “Do what you do best and outsource the rest.”

O que é o gerenciamento das aquisições?

Segundo o Guia PMBOK, o gerenciamento das aquisições do projeto inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto.

Qual é o objetivo do gerenciamento das aquisições?

O gerenciamento das aquisições tem como principais objetivos:

• Decidir o que será feito e o que será adquirido;
• Selecionar o melhor fornecedor para cada aquisição;
• Monitorar as aquisições.

Seus principais envolvidos são:

• Vendedor = fornecedor, contratada, subcontratada, prestador de serviços ou fornecedor.

• Comprador = cliente, contratante, organização compradora, órgão governamental, solicitante do serviço.

Os processos de gerenciamento das aquisições são descritos da perspectiva do comprador.

Para descrever o que está sendo adquirido e os direitos e as obrigações do vendedor e do comprador é feito um acordo entre as duas partes, normalmente, um contrato. Saiba mais sobre contrato e seu ciclo de vida…

Processos de gerenciamento das aquisições

Planejar o gerenciamento das aquisições

Planejar o gerenciamento das aquisições é o primeiro processo das aquisições e descreverá como os demais processos irão ocorrer através do Plano de Gerenciamento das Aquisições.

É composto pelas seguintes etapas:

• Definir o que fazer ou adquirir e gerar lista das aquisições do projeto
• Especificar o produto/serviço
• Estabelecer critérios de avaliação
• Elaborar minuta do contrato
• Preparar pedido (RFP, RFQ, RFI)
• Solicitar Propostas
  • Identificar lista dos fornecedores potenciais
  • Revisar as partes interessadas (Comprador x Influência x Controle sobre as decisões);
  • Divulgar pedido
• Definir como os processos de aquisições serão executados, monitorados e encerrados e quem serão os responsáveis.

Abordagem 5W2H para documentar as decisões de compra

O que adquirir?

Baseado na EAP

• Um pacote de trabalho ou

• Um conjunto de pacotes de trabalho com o objetivo de elaborar um único contrato
• Recursos (materiais, equipamentos e pessoas) visando à entrega de pacotes de trabalho

Por que adquirir? Análise Make or buy

Quem participa das aquisições?

Aquisição Centralizada x Decentralizada

Exemplo-Matriz de Responsabilidade

Fatores Críticos de Sucesso

• Definição clara do que será comprado (SOW)

• Restrições do projeto (prazo, custo, …)

• Decisões de fazer ou comprar

• Riscos envolvidos em cada decisão de fazer ou comprar
• Documento de solicitação de aquisição com critérios claros e objetivos para seleção dos fornecedores

• Revisão do tipo de contrato e clausulas contratuais para mitigar os riscos

• Transparência do Processo de Seleção de Fornecedores

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições (Guia PMBOK® 6a Edição)

Conduzir as aquisições

Conduzir as aquisições dá continuidade ao processo planejar as aquisições.

Resumidamente, as principais etapas do processo planejar aquisições:

• Decide-se quais pacotes de trabalho serão adquiridos externamente;
• Especifica o item a ser adquirido através da declaração de trabalho;
• Estabelece critérios de avaliação, requisitos contratuais e cria-se a solicitação da proposta (RFP);
• Envia a RFP para os fornecedores qualificados.

Conduzir as aquisições inicia após o envio da RFP e tem como principais etapas:

• Obter respostas das solicitações (RFP, RFQ, RFI)
  • Use as Reuniões com licitantes para garantir que o fornecedor entenda corretamente sua necessidade
  • Use a Publicidade para ampliar sua lista de fornecedores em potencial.
  • Use a Pesquisa na internet principalmente para aquisição de produtos. Sites de comparação de preços ajudam a comprar pelo melhor preço com menor esforço.
  • Saída: Propostas/Cotações Recebidas
• Classificar as propostas / Selecionar fornecedores
  • Use os Critérios para seleção de fontes para classificar as propostas
  • Para aquisições mais complexas, Técnicas de avaliação de propostas, como a criação de um comitê de avaliação pode evitar uma seleção indevida.
  • Para validar os valores das propostas, use estimativas independentes. Caso exista grandes diferenças, pode ter sido gerado por uma declaração de trabalho mal redigida e com ambiguidades.
  • A Opinião especializada é muito usada para validar o conteúdo das propostas recebidas, principalmente, nas áreas que sua empresa conhece mesmo.
  • Saída: Proposta Classificada / Fornecedor selecionado
• Negociar e Redigir contrato
  • Negociações das aquisições
  • Opinião especializada
• Assinar contrato/acordo
  • Saída: Assinatura do contrato de aquisição

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 12.2 Conduzir as Aquisições (Guia PMBOK® 6a Edição)

Controlar as aquisições

Controlar as Aquisições (chamado de Administrar as Aquisições no Guia PMBOK® quarta edição) poderia também ser chamado de “Administrar ou Controlar os contratos”, já que o principal objetivo desse processo é assegurar que as partes atendam aos requisitos estabelecidos no contrato.

Nesse processo, o gerente de projeto é responsável por:

• Gerenciar as relações de aquisição,
• Monitorar o desempenho do contrato e
• Fazer mudanças e correções conforme necessário.

Esse processo pode ser dividido em três grandes etapas conforme demonstrado na figura ao lado:

• Preparar para controlar as aquisições
• Kickoff Meeting pós assinatura do contrato
• Pós Kickoff Meeting
  • Execução
  • Monitoramento

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 12.3 Controlar as Aquisições (Guia PMBOK® 6a Edição)

Ferramentas de Gerenciamento das Aquisições

• Tipos de Contratos
• Análise de Fazer ou Comprar
• Reuniões com licitantes
• Técnicas de avaliação de propostas
• Estimativas independentes
• Publicidade
• Pesquisa de mercado
• Negociações das aquisições
• Auditorias de aquisições
• Acordos negociados
• Sistema de controle de mudanças no contrato
• Análise de desempenho das aquisições
• Sistemas de pagamento
• Administração de reivindicações

Abaixo disponibilizo para download algumas Ferramentas de Gerenciamento de Projetos para gerenciar suas aquisições:

• Critérios para Seleção de Fontes.xlsx
• Selecao de Fornecedores.xlsx
• Selecao com analise de decisao envolvendo criterios multiplos

Modelos de Gerenciamento das aquisições

Para planejar seu projeto é necessário obter informações exatas no tempo certo para tomar as melhores decisões. Para agilizar a coleta dessas informações e não esquecer nada importante, usa-se formulários organizados de forma lógica e integrada. Esses formulários, mais conhecidos pelo nome de modelos ou templates (termo em inglês), foram criados por mim e são aperfeiçoados de forma contínua desde 2005 quando criei meu primeiro Escritório de Projetos.

Abaixo disponibilizo para download modelos das saídas dos processos de gerenciamento das aquisições:

• Cadastro de Fornecedores Qualificados.xlsx
• Critérios para Seleção de Fontes.xlsx
• Decisões de Comprar.xlsx
• Declaração de Trabalho.docx
• Informações para RFI.xlsx
• Modelo de Contrato – PMBOK.docx
• Modelo de Proposta.docx
• Plano de gerenciamento das aquisicoes.docx
• Relatório de encerramento do contrato.docx
• RFI – Request for Information.docx
• RFP.docx
• RFQ.xlsx

Exemplos de gerenciamento das aquisições

Para facilitar seu entendimento sobre o que incluir nos modelos das saídas dos processos de gerenciamento das aquisições, disponibilizo alguns exemplos desses modelos usados em exemplos de projetos.

• Plano de gerenciamento das aquisições da reforma da casa
• Declaração de Trabalho.docx
• RFI.pdf
• RFP.docx
• RFQ.xlsx
• Critérios para Seleção de Fontes
• Decisões de Comprar da reforma da casa
• StatusReport.Capacitação em Projetos.xlsx
• Termo de Aceite da Reforma da Casa
• Lições Aprendidas da implantação do PMO
• Relatório de encerramento do contrato

Saídas dos processos de aquisições com seus modelos e exemplos

Mudanças e Processos Gerenciamento das aquisições da 5ª Edição do Guia PMBOK®

Foi removido o processo Encerrar as Aquisições da 5ª Edição. Os outros três processos foram mantidos como os mesmos nomes.

• 12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições: documentar as decisões de compras do projeto, especificando a abordagem e identificando fornecedores em potencial.
• 12.2 Conduzir as aquisições: obter as respostas dos fornecedores, selecionar um fornecedor e redigir o contrato.
• 12.3 Controlar as aquisições: gerenciar as relações de aquisição monitorando o desempenho do contrato e realizando as mudanças e correções conforme necessário.
• 12.4 Encerrar as aquisições: finalizar todas as aquisições do projeto

Referências Bibliográficas

MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Aquisições: O melhor custo x benefício das suas compras, 1ª Ed. São Paulo; 2018.

MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Quinta edição, Pennsylvania: PMI, 2013.

PMI – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Process Groups: A Practice Guide, 1st Edition, Project Management Institute Inc., Newtown Square, 2022.

Áreas de Conhecimento em Gerenciamento de projetos

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