Gestão das aquisições

O gerenciamento das aquisições do projeto é uma das áreas de conhecimento mais importantes dentro das organizações, principalmente, devido ao aumento constante da terceirização de serviços.

As empresas precisam trabalhar no que elas fazem de melhor e deixar as demais áreas para empresas especializadas. Como afirmou sabiamente Tom Peters: "Do what you do best and outsource the rest."

O tipo de contrato e seus termos e condições definem o grau de risco assumido pelo comprador e pelo fornecedor. Para decidir qual é o melhor tipo de contrato, você deve considerar como motivar o fornecedor e como garantir que o trabalho não seja abandonado antes de sua conclusão.

Planejar o gerenciamento das aquisições é o primeiro processo das aquisições e descreverá como os demais processos irão ocorrer através do Plano de Gerenciamento das Aquisições.

O plano de gerenciamento das aquisições serve como um guia para a equipe de projeto em relação as aquisições.

Conduzir as aquisições dá continuidade ao processo planejar as aquisições.

Resumidamente, as principais etapas do processo planejar aquisições:

Segundo o Guia PMBOK®, a análise de fazer ou comprar é uma técnica geral de gerenciamento usada para determinar se um trabalho específico pode ser melhor realizado pela equipe do projeto ou se deve ser comprado de fontes externas.

Controlar as Aquisições (chamado de Administrar as Aquisições no Guia PMBOK® quarta edição) poderia também ser chamado de "Administrar ou Controlar os contratos", já que o principal objetivo desse processo é assegurar que as partes atendam aos requisitos estabelecidos no contrato.

Os documentos de aquisições são usados em todos os processos de Aquisições, porém, tem objetivos e documentos distintos que serão descritos abaixo.

A Especificação do trabalho das aquisições descreve do ponto de vista do fornecedor sendo contratado todo o trabalho a ser entregue pelo mesmo.
Na 4a edição do Guia PMBOK® o termo usado era declaração do trabalho do projeto (DT) que na minha opinião é a melhor tradução para o termo inglês (Statement of Work - SOW).

As técnicas de avaliação de propostas definem o processo formal de revisão da avaliação conforme políticas de aquisição do comprador.

Um dos principais elementos das Aquisições é o Contrato, documento legal entre comprador e fornecedor que descreve um acordo mútuo gerando obrigações entre as partes:

Os critérios para seleção de fontes ou fornecedores são usados para medir, comparar e/ou pontuar as propostas dos fornecedores.

A auditoria de aquisições é uma análise estruturada de todos processos de aquisições, que inicia com as decisões de comprar e finaliza com o encerramento das aquisições.

O acordo é a principal saída do processo Conduzir as Aquisições e contém os termos e condições do item (produto ou serviço) a ser adquirido.

As decisões de fazer ou comprar documentam as conclusões obtidas em relação aos produtos, serviços ou resultados do projeto adquiridos fora da organização do projeto ou realizados internamente pela equipe do projeto.

As reuniões com licitantes devem ser planejadas com antecedência de modo a garantir entendimento claro e comum e que nenhum licitante tenha tratamento preferencial.

A pesquisa de mercado é muito usada para identificar os principais fornecedores do produto ou serviço sendo adquirido.

Para itens genéricos como recursos materiais e produtos, os sites de comparação de preço como o buscapé podem ajudar a agilizar a compra e adquirir o produto pelo menor preço.

Já itens que envolvem maior complexidade, a pesquisa pode requerer várias etapas incluindo:

As negociações das aquisições podem ser com a empresa de melhor proposta ou com as duas ou três melhores classificadas.

A análise de desempenho das aquisições é uma avaliação estruturada do progresso do fornecedor.

O sistema de controle de mudanças no contrato define como a aquisição pode ser alterada caso necessário.