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Atualmente, os gerentes de projetos passam mais o seu tempo em reuniões do que em qualquer outro tipo de atividade.
Muitas vezes, em reuniões pouco produtivas que se perde muito tempo e pouco se resolve.

Abaixo algumas boas práticas para tornar sua reunião mais produtiva:

Prepare-se - Planejamento-Pré:

  • Definir pauta (objetivos e tópicos a serem discutidos)
  • Escolher participantes e convocá-los com a pauta
  • Preparar a reunião (Informações necessárias)

Realização-Durante

  • Esclarecer quem conduz, quem faz a ata, e critérios de tomada de decisão
  • Registrar principais decisões, ações c/ responsável e prazo
  • Determinar data da próxima reunião quando necessário

Acompanhamento-Pós

  • Distribuir ata rapidamente
  • Monitorar as ações e comunicar correções de desvios, progressos, ...

Outro tipo de reunião, também, mais frequente a cada dia que passa, é a conferência via vídeo e áudio. Abaixo, algumas dicas específicas:

  • Deixe muito claro no convite os procedimentos e pré-requisitos
  • Teste antes e solicite o mesmo para os participantes
  • Certifique que os participantes possuem os pré-requisitos

Más práticas:

Existem alguns erros que se repetem constantemente nas organizações que você deve ficar atento para evitá-los:

  • Reuniões sem pauta ou planejamento
  • Reuniões extensas e sem objetividade
  • Reuniões com mais pessoas que o necessário
    • Não convoque uma pessoa que você não precisa dela. Na dúvida, respeite o tempo das pessoas na sua organização. O tempo é o recurso mais escasso, o tempo perdido em uma reunião fará falta para executar outras atividades. 
    • Lembre-se que grupos de 5 a 11 pessoas têm um número mais fácil de gerenciar e tomam decisões mais exatas.

 

 

Veja também

Templates/Modelos:

Metodologia PMO: Gerenciar a comunicação

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