Reuniões

Atualmente, os gerentes de projetos passam mais tempo em reuniões do que em qualquer outro tipo de atividade.
Muitas vezes, em reuniões pouco produtivas que se perde muito tempo e pouco se resolve.

Abaixo algumas boas práticas para tornar sua reunião mais produtiva.

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Mais Informações

Prepare-se – Planejamento-Pré:

• Definir pauta (objetivos e tópicos a serem discutidos)
• Escolher participantes e convocá-los com a pauta
• Preparar a reunião (Informações necessárias)

Realização-Durante

• Esclarecer quem conduz, quem faz a ata e critérios de tomada de decisão
• Registrar principais decisões, ações com responsável e prazo
• Determinar data da próxima reunião quando necessário

Acompanhamento-Pós

• Distribuir ata rapidamente
• Monitorar as ações e comunicar correções de desvios, progressos, …

Outro tipo de reunião, também, mais frequente a cada dia que passa, é a conferência via vídeo e áudio. Abaixo, algumas dicas específicas:

• Deixe muito claro no convite os procedimentos e pré-requisitos
• Teste antes e solicite o mesmo para os participantes
• Certifique que os participantes possuem os pré-requisitos

Más práticas:

Existem alguns erros que se repetem constantemente nas organizações que você deve ficar atento para evitá-los:

• Reuniões sem pauta ou planejamento
• Reuniões extensas e sem objetividade
• Reuniões com mais pessoas que o necessário
  • Não convoque uma pessoa que você não precisa dela. Na dúvida, respeite o tempo das pessoas na sua organização. O tempo é o recurso mais escasso, o tempo perdido em uma reunião fará falta para executar outras atividades. 
  • Lembre-se que grupos de 5 a 11 pessoas têm um número mais fácil de gerenciar e tomam decisões mais exatas.

Veja também

Templates/Modelos:

• Pauta de reuniao.docx
• Ata de reuniao.docx