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Reuniões

Reunioes

Atualmente, os gerentes de projetos passam mais tempo em reuniões do que em qualquer outro tipo de atividade.
Muitas vezes, em reuniões pouco produtivas que se perde muito tempo e pouco se resolve.

Abaixo algumas boas práticas para tornar sua reunião mais produtiva.

Prepare-se – Planejamento-Pré:

  • Definir pauta (objetivos e tópicos a serem discutidos)
  • Escolher participantes e convocá-los com a pauta
  • Preparar a reunião (Informações necessárias)

Realização-Durante

  • Esclarecer quem conduz, quem faz a ata e critérios de tomada de decisão
  • Registrar principais decisões, ações com responsável e prazo
  • Determinar data da próxima reunião quando necessário

Acompanhamento-Pós

  • Distribuir ata rapidamente
  • Monitorar as ações e comunicar correções de desvios, progressos, …

Outro tipo de reunião, também, mais frequente a cada dia que passa, é a conferência via vídeo e áudio. Abaixo, algumas dicas específicas:

  • Deixe muito claro no convite os procedimentos e pré-requisitos
  • Teste antes e solicite o mesmo para os participantes
  • Certifique que os participantes possuem os pré-requisitos

Más práticas:

Existem alguns erros que se repetem constantemente nas organizações que você deve ficar atento para evitá-los:

  • Reuniões sem pauta ou planejamento
  • Reuniões extensas e sem objetividade
  • Reuniões com mais pessoas que o necessário
    • Não convoque uma pessoa que você não precisa dela. Na dúvida, respeite o tempo das pessoas na sua organização. O tempo é o recurso mais escasso, o tempo perdido em uma reunião fará falta para executar outras atividades. 
    • Lembre-se que grupos de 5 a 11 pessoas têm um número mais fácil de gerenciar e tomam decisões mais exatas.

 

 

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