Busco sempre privilegiar a infraestrutura atual e adaptar a metodologia de gerenciamento de projetos às soluções já adquiridas. De forma resumida, integro o Microsoft Project, o Excel e o PowerPoint para gerar os Status Report de forma automática, além de distribuir as informações e atualizar as atividades de cada membro da equipe através da integração com o e-mail e o calendário do Google (Gmail) e da Microsoft (Outlook).
Pré-requisito mínimo:
- Uma licença de Microsoft Project Professional e uma do Microsoft Excel;
A solução consiste do uso de um Master Project que consolida todos os cronogramas de todos os projetos que compartilham um Pool de Recursos.Através de macros é extraído as informações e gerado o Status Report dos projetos de forma agil e com qualidade.
Essa solução permite controlar todo o pool de recursos da empresa ou de uma área específica e gerenciar todo o portfólio de projetos de forma integrada.
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Veja abaixo com mais detalhes as necessidades essenciais com algumas das alternativas já testadas e validadas na nossa solução de gestão de portfólio de projetos:
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Necessidade |
Alternativa |
Vantagens & Desvantagens & Comentários |
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Armazenamento e Estruturação dos documentos por projeto de acordo com o padrão da metodologia |
Solução de armazenamento nas nuvens (Já trabalhei com o Google drive e o Dropbox. Tive menos problemas de conflito com o Dropbox.) |
Vantagens Flexibilidade de atualizar a documentação dentro e fora da organização Desvantagens Conflitos na atualização de documentos quando mais de uma pessoa atualiza o documento ao mesmo tempo. Isso pode ocorrer também quando a atualização é feita sem conexão e no momento da sincronização alguém já havia atualizado o mesmo documento. |
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Servidor de arquivos |
Vantagens Não existe conflito de arquivos Desvantagens São necessárias soluções de infra complementares para acessar o documento fora da organização. Também não é possível atualizar o documento sem uma conexão de rede. |
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Criação e atualização dos documentos (templates) adotados pela metodologia |
Microsoft Word, Microsoft Excel (obrigatórios) e Microsoft PowerPoint |
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Ainda não testei outras soluções |
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Atualização do cronograma |
Microsoft Project |
Desvantagem Custo de aquisição |
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Ainda não testei outras soluções, porém, quero adaptar a solução para integrar com soluções Open Source ou com soluções pagas com versões gratuitas. |
Algumas das alternativas existentes com seus links para sua avaliação: Referência: https://project-management.zone/ranking/category/planning Soluções Open Source GanttProject Alexa: 109.154 Versão 2.8.5 publicada em 19/05/2017 Versão 2.8.4 publicada em 24/03/2017 PMZONE: 45 - Estável: 45 /46 Project Libre https://sourceforge.net/projects/projectlibre/ Alexa: 171.144 Versão 1.7 atualizada em 16/01/2017 PMZONE: 62 - Caindo: 58 / 53 Soluções pagas com versões gratuitas Wrike: http://www.wrike.com Trello: https://trello.com |
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Gestão do Portfólio e Geração dos Status Report |
Microsoft Project e Microsoft Excel |
Uso macros feita em VBA para a geração do Status Report de todos os projetos. Abaixo os principais passos para a geração:
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Envio de e-mails e Notificações para responsáveis das atividades |
GMAIL, Outlook |
