PMO
View Comments

Busco sempre privilegiar a infraestrutura atual e adaptar a metodologia de gerenciamento de projetos às soluções já adquiridas.

Quando o cliente não tem, apresento uma solução completa que tenho onde uso o Microsoft Project, o Excel e o PowerPoint para gerar o Status Report de todos projetos de forma automática, além de distribuir as informações e atualizar as atividades de cada membro da equipe através da integração com o e-mail e o calendário do Google (Gmail) e da Microsoft (Outlook).

Para essa solução é necessário pelo menos uma licença de Microsoft Project e uma do Microsoft Excel.

A solução consiste do uso de um Master Project que consolida todos os cronogramas de todos os projetos que compartilham um Pool de Recursos.Através de macros é extraído as informações e gerado o Status Report dos projetos de forma agil e com qualidade.

Essa solução permite controlar todo o pool de recursos da empresa ou de uma área específica e gerenciar todo o portfólio de projetos de forma integrada.

Entre em contato e solicite uma cotação.

Veja abaixo com mais detalhes as necessidades essenciais com algumas das alternativas já testadas e validadas na nossa solução de gestão de portfólio de projetos:

 

Necessidade

Alternativa

Vantagens & Desvantagens & Comentários

Armazenamento e Estruturação dos documentos por projeto de acordo com o padrão da metodologia

Solução de armazenamento nas nuvens (Já trabalhei com o Google drive e o Dropbox. Tive menos problemas de conflito com o Dropbox.)

Vantagens

Flexibilidade de atualizar a documentação dentro e fora da organização

Desvantagens

Conflitos na atualização de documentos quando mais de uma pessoa atualiza o documento ao mesmo tempo. Isso pode ocorrer também quando a atualização é feita sem conexão e no momento da sincronização alguém já havia atualizado o mesmo documento.
 

Servidor de arquivos

Vantagens

Não existe conflito de arquivos

Desvantagens

São necessárias soluções de infra complementares para acessar o documento fora da organização.

Também não é possível atualizar o documento sem uma conexão de rede.

Criação e atualização dos documentos (templates) adotados pela metodologia

Microsoft Word, Microsoft Excel (obrigatórios) e Microsoft PowerPoint

  
 

Ainda não testei outras soluções

  

Atualização do cronograma

Microsoft Project

Desvantagem

Custo de aquisição
 

Soluções Open Source para avaliação

 Algumas das alternativas existentes com seus links para avaliação:

Referência:

https://project-management.zone/ranking/planning

Soluções Open Source

GanttProject

http://www.ganttproject.biz/

Versão 2.8.11 publicada em 22/04/2020

Versão 3.0 RC publicada em 23/12/2020

PMZONE 01/21: 51

Project Libre

https://sourceforge.net/projects/projectlibre/

Versão 1.9.3 atualizada em 07/01/2021

http://www.projectlibre.com/

PMZONE 01/21: 61
Gestão das atividades

Soluções testadas com uso do Kanban para gestão das atividades.

Nesse caso, o uso do cronograma é opcional e a geração do Status Report é adaptada.

Microsoft Planner: https://products.office.com/business/task-management-software

Trello: https://trello.com

Gestão do Portfólio e Geração dos Status Report

Microsoft Project e Microsoft Excel

Uso macros feita em VBA para a geração do Status Report de todos os projetos.

Abaixo os principais passos para a geração:

  • Gerente de Projetos atualiza o cronograma do seu projeto em Microsoft Project e o registro das questões em Microsoft Excel.
  • PMO entra no cronograma consolidado (MasterProject) no Microsoft Project e envia as atividades atualizadas para o Planilha do Portfólio de Projetos (via VBA);
  • PMO configura a Planilha para gerar SR no novo período (via VBA);
  • PMO gera SR de cada projeto (via VBA)

Envio de e-mails e Notificações para responsáveis das atividades

GMAIL, Outlook