Gerenciamento do escopo: O que é, objetivo e como fazer

O que é Gerenciamento do escopo?

O gerenciamento do escopo do projeto inclui os processos necessários para assegurar que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e apenas o necessário, para que termine com sucesso. Preocupa-se principalmente em definir e controlar o que está incluso no projeto e o que não está (PMI, 2017, p. 129).

Qual é o objetivo do Gerenciamento do escopo?

Gerenciar o escopo do projeto tem como objetivos principais:

• Definir quais objetivos devem ser atendidos (por que?) e o que será feito para atender esses objetivos (Definir o escopo e Coletar os requisitos);
• Definir como será feito (Criar a EAP)
• Monitorar o progresso do que está sendo feito e gerenciar as mudanças feitas. (Controlar o escopo)
• Validar se o que foi feito atende os objetivos do projeto (Validar o escopo)

Mais detalhes nos tópicos abaixo.

Fundamentos do Gerenciamento do Escopo

Apesar de não existir um processo de gerenciamento do escopo no grupo de processos Iniciação. O processo Desenvolver o termo de abertura do projeto de gerenciamento da integração que consolida as demais áreas de conhecimento é responsável pela definição do escopo inicial. Um escopo mal definido pode comprometer seu projeto.

Os primeiros passos do gerenciamento do escopo devem responder as três questões essenciais do seu projeto:

Por que?

Justificativa – Passado: Qual problema eu quero solucionar?
Benefícios – Futuro: Quais os benefícios eu quero obter
Objetivos SMART – Metas objetivas e claras: Quais metas devo atender para obter os benefícios esperados

O que? Escopo do Produto

O escopo é o que será feito no projeto, descrição detalhada de cada produto e/ou serviço com as características e funcionalidades necessárias para atender os objetivos do projeto.

As condições a serem atendidas pelo produto são denominadas Requisitos.

Como? Escopo do Projeto

Identifique a melhor forma de estruturar suas entregas criando a Estrutura Analítica do Projeto

A estrutura analítica do projeto (EAP), também conhecida pelo termo em inglês, Work Breakdown Structure (WBS), define as entregas do projeto e sua decomposição em Pacotes de trabalho.

A EAP fornece uma visão estruturada das entregas do projeto e é um ótimo instrumento para alinhar o entendimento do projeto e integrar todas as áreas. Sempre que possível, todos os documentos gerados no projeto devem referenciar o Código da EAP.

A EAP normalmente é representada de forma gráfica para facilitar o entendimento e a visualização, mas, quando não existem softwares para gerá-la, ela pode ser representada de forma identada. 

Para entender melhor o gerenciamento do escopo é fundamental conhecer bem os conceitos:

• Escopo do projeto
• EAP – Estrutura Analítica do Projeto
• Dicionário da EAP
• Pacote de trabalho

Não deixe de revisá-los caso ainda tenha alguma dúvida sobre algum deles.

Processos do gerenciamento do escopo

Abaixo os seis processos necessários para gerenciar o escopo do seu projeto segundo as melhores práticas do Guia PMBOK® (Capítulo 5):

Planejar o gerenciamento do escopo

Planejar o gerenciamento do escopo define e documenta como a equipe do projeto irá definir, validar e controlar o escopo.

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 5.1 Planejar o gerenciamento do escopo (Guia PMBOK® 6a Edição)

Coletar os requisitos

Coletar os requisitos é o processo de definir e documentar as necessidades das partes interessadas para atingir os objetivos dos projetos.

Os requisitos devem ser obtidos, analisados e registrados em detalhes suficientes para serem medidos durante a execução do projeto.
Os requisitos serão a base para construção da EAP.
O planejamento de custos, tempo e qualidade será construído com base nos requisitos.

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 5.2 Coletar os requisitos (Guia PMBOK® 6a Edição)

Definir o escopo

Definir o Escopo é desenvolver uma descrição detalhada do projeto e do produto.

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 5.3 Definir o escopo (Guia PMBOK® 6a Edição)

Criar a EAP

Criar a EAP é o processo de subdividir os produtos do projeto e o trabalho do projeto em componentes menores e mais gerenciáveis.

A EAP é fundamental para o projeto, pois, fornece uma visão estruturada do que será entregue facilitando o entendimento das partes interessadas em relação ao que deve ser feito (escopo) no projeto, além, de servir de base para o planejamento das outras áreas de conhecimento.

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 5.4 Criar a EAP (Guia PMBOK® 6a Edição)

Validar o escopo

Validar o escopo (ou Verificar o Escopo como era chamado na quarta edição do Guia PMBOK®) é o processo de formalizar a aceitação das entregas do projeto.

Ele ocorre sempre que uma entrega for concluída de modo a verificar e documentar o nível e grau de conclusão da entrega em relação aos seus requisitos.

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 5.5 Validar o escopo (Guia PMBOK® 6a Edição)

Controlar o escopo

Controlar o Escopo é o processo de monitorar o status do escopo do projeto e do produto e gerenciar as alterações na linha de base de escopo.

 Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 5.6 Controlar o escopo (Guia PMBOK® 6a Edição)

Ferramentas do Gerenciamento do Escopo

Principais ferramentas usadas para gerenciar o escopo em ordem alfabética:

• Análise de dados
• Análise de produto
• Coleta de dados
• Decomposição
• Diagrama de contexto
• Habilidades interpessoais e de equipe
• Inspeção
• Opinião especializada
• Protótipos
• Representação de dados
• Reuniões
• Tomada de decisão

Clique aqui para conhecer mais detalhes das Ferramentas de Gerenciamento do Escopo do Guia PMBOK.

Modelos de Gerenciamento do Escopo

Para planejar seu projeto é necessário obter informações exatas no tempo certo para tomar as melhores decisões. Para agilizar a coleta dessas informações e não esquecer nada importante, usa-se formulários organizados de forma lógica e integrada. Esses formulários, mais conhecidos pelo nome de modelos ou templates (termo em inglês), foram criados por mim e são aperfeiçoados de forma contínua desde 2005 quando criei meu primeiro Escritório de Projetos.

Abaixo disponibilizo os modelos das saídas dos processos de gerenciamento da integração do projeto para download:

• Plano de gerenciamento do escopo.docx
• Plano de gerenciamento dos requisitos.docx
• Matriz de Rastreabilidade dos Requisitos.xlsx
• Declaração do escopo do Projeto.docx
• WBSvResumida.vsd
• Dicionário da EAP.docx
• Dicionário da EAP.xlsx

Exemplos de Gerenciamento de Escopo

Para facilitar seu entendimento sobre o que incluir nos modelos das saídas dos processos de gerenciamento do escopo, disponibilizo alguns exemplos desses modelos usados em exemplos de projetos.

• Plano de gerenciamento do escopo da reforma da casa
• Plano de gerenciamento dos requisitos da reforma da casa
• Matriz de Rastreabilidade dos Requisitos de uma Academia.xls
• Declaração do escopo da reforma da casa
• Dicionário da EAP da Reforma da Casa.xlsx
• Dicionário da EAP da Reforma da Casa – Complementar a Planilha.docx

Saídas dos processos de Gerenciamento do Escopo com seus modelos e exemplos

Referências bibliográficas

MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.

Saiba mais Gestão do Escopo

Fundamentos do escopo

• Escopo do projeto
• EAP - Estrutura Analítica do Projeto
• Dicionário da EAP
• Pacote de trabalho

Processos gerenciamento do escopo

• Planejar o gerenciamento do escopo
• Coletar os requisitos
• Definir o escopo
• Criar a EAP
• Validar o escopo
• Controlar o escopo

Entradas e Saídas dos Processos do Guia PMBOK®

Verifique nas entradas seus Modelos/Templates e exemplos

• Plano de gerenciamento do escopo
• Plano de gerenciamento dos requisitos
• Documentação dos requisitos
• Matriz de rastreabilidade dos requisitos
• Linha de base do escopo composta por:
  • Declaração do escopo do projeto ou Especificação do escopo do projeto
  • EAP - Estrutura Analitica do Projeto
  • Dicionário da EAP

Ferramentas de Escopo do Guia PMBOK®

• Grupos de discussão
• Oficinas facilitadas
• Técnicas de criatividade em grupo
• Questionários e pesquisas
• Observacões
• Protótipos
• Diagrama de contexto
• Análise dos documentos
• Análise de produto
• Geração de alternativas

Metodologia aderente ao PMBOK

• Definir o escopo do projeto
• Validar escopo

Artigos de gerenciamento do escopo

• O GP pode propor mudanças ao Patrocinador? Como e quando?
• Até onde descer na EAP (WBS)?
• Expectativas, Requisitos, Critérios de aceitação, Restrições, Premissas
• Premissas: Quem garante?
• Premissas e Exclusões do Escopo: Quando e como usar?

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Áreas de Conhecimento em Gerenciamento de projetos

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