Ferramentas de escopo de gerenciamento de projetos

A Análises de tendências é usada após a análise da variação entre o real x o planejado para determinar como o escopo se comportará baseado na tendência atual.

A Análise de produto tem como principal objetivo analisar um produto para obter respostas sobre ele.
Ela pode ser feita por especialista ou até pelos próprios usuários do produto
Pode envolver várias outras técnicas como:

Decomposição do produto;
Análise de sistemas;
Análise de requisitos;
Engenharia de sistemas;
Engenharia de valor e
Análise de valor.

Coleta de dados

Entre as técnicas de coleta de dados, destaca-se:

Brainstorming: técnica usada para estimular o pensamento criativo e gerar novas ideias; um processo formal que pode ser usado de modo estruturado ou não. Seu principal objetivo é gerar um alto número de ideias de modo criativo e eficiente e principalmente, livre de críticas. Muito usada para Coletar os requisitos. Saiba mais em Brainstorming.
Grupos de discussão: servem para agrupar as partes interessadas para debater sobre determinado assunto. Importante que haja um moderador para conduzir o grupo para atender o objetivo para o qual o grupo foi criado. São muito usados para identificar e detalhar os principais requisitos do produto ou serviço a ser criado no projeto. Os grupos de discussão também são muito usados nas redes sociais. Conheça mais sobre grupos de discussão e de gerenciamento de projetos fazendo parte do nosso grupo de discussão no Linkedin.
Entrevistas: A entrevista é uma reunião, normalmente, entre duas pessoas, no qual o entrevistador fará perguntas ao entrevistado com o intuito de coletar dados específicos. Conheça algumas dicas para tornar a entrevista mais efetiva.
Questionários e pesquisas: compostas por um conjunto de questões escritas em um documento ou formulário para coleta de informações. As questões podem ser de Múltipla escolha onde existem respostas fixas na qual a pessoa que está respondendo o questionário deve selecionar uma das respostas ou Abertas onde não existem respostas pré-determinadas e o responsável por responder o questionário escreve livremente sua resposta.

Decomposição

Decomposição é a divisão de um componente maior em componentes menores.

No processo Criar a EAP, divide-se as entregas do projeto em componentes menores e mais gerenciáveis, até que as entregas do trabalho estejam definidas no nível de pacotes de trabalho (último nível da EAP).

Para uma decomposição de qualidade, deve ser possível estimar custo e duração de cada pacote de trabalho com um bom nível de precisão.

Veja exemplos e mais detalhes em Decomposição

Diagrama de contexto

Diagrama de contexto é uma ferramenta para modelar o escopo através de um diagrama.
Em desenvolvimento de sistemas, é considerado o diagrama de fluxo de dados de maior nível, isto é, um diagrama que representa todo o sistema.
Ele demonstra como as partes interessadas e outras entidades interagem com o sistema indicando suas entradas e saídas.

Conheça exemplos e ferramentas para criar em Diagrama de contexto

Habilidades interpessoais e de equipe

Entre as Habilidades interpessoais e de equipe, destaca-se:

Técnica de grupo nominal: é uma técnica mais estruturada e completa que o brainstorming. Ela é usada principalmente na solução de problemas quando se quer obter consenso entre equipe sem que um integrante influencie o voto dos demais. Ela é composta pelos seguintes passos:
- Gere ideias: cada participante escreve suas ideias em um papel;
- Recolha o material escrito por cada participante e registre as ideias;
- Vote as ideias: Cada participante prioriza as ideias que são ordenadas conforme votação.
Facilitação: As técnicas de facilitação são usadas para tornar nossas reuniões mais eficientes deixando claro o objetivo da reunião, mantendo o foco para atender esse objetivo, estimulando participação e ainda garantindo que as decisões tomadas serão corretamente documentadas e executadas.

Inspeção

A inspeção é usada para manter os erros fora das mãos do cliente, enquanto, a prevenção é usada para manter os erros fora do processo.

O ideal é sempre atuarmos de forma preventiva, evitando os custos relacionados aos problemas identificados na inspeção.

Saiba mais em Inspeção

Opinião especializada

A opinião de um especialista pode ser muito útil para estimar o cronograma e nas aplicações de técnicas específicas como o Gerenciamento do valor agregado.

Saiba mais em Opinião especializada

Protótipos

Protótipo é uma excelente ferramenta para dar uma boa noção ao seu cliente de como ficará o produto a ser criado através de um modelo funcional do produto.
Em desenvolvimento de sistemas, é muito comum a prototipação das telas do sistema permitindo que o usuário possa “usar” o produto final e definir de forma detalhada seus requisitos.
Apesar do esforço gasto na prototipação, o protótipo agiliza a definição dos requisitos e reduz problemas de mudanças de escopo, já que a parte interessada pode ter uma experiência de como o produto ficará.

Representação de dados

Técnicas usadas para mostrar representações gráficas ou outros métodos usados para transmitir dados e informações.

Saiba mais em Representação de dados

Reuniões

As reuniões são fundamentais para agilizar as decisões no projeto incluindo as relacionadas aos seus custos.

Conheça algumas boas práticas para tornar sua reunião mais produtiva em Reuniões.

Tomada de decisão

As técnicas de tomada de decisão têm como objetivo selecionar a melhor alternativa entre todas as alternativas possíveis em tempo hábil.

Abaixo algumas ferramentas adicionais usadas nos processos de Gerenciamento do escopo na 5a edição do Guia PMBOK e não mais citadas de forma direta na 6a edição que podem lhe ajudar na gestão do seu escopo:

Quer obter mais informações sobre alguma dessas ferramentas, clique nos links de cada ferramenta ou faça o Curso Gestão de projetos na prática onde em 6 encontros faremos juntos o seu projeto do planejamento até o seu encerramento e definiremos as melhores ferramentas a serem adotadas.

Sentiu falta de alguma ferramenta que usa para gerenciar seu escopo? Inclua nos comentários e me comprometo a obter mais informações sobre ela.

Referências bibliográficas

MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos: Como gerenciar projetos pode fazer a diferença na sua vida, 1ª Ed. São Paulo; 2017.
MONTES, Eduardo; PATZ, Fatima. Gerenciamento das partes interessadas: Como engajar as pessoas em seus projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.
MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Aquisições: O melhor custo x benefício das suas compras, 1ª Ed. São Paulo; 2018.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.

Áreas de Conhecimento em Gerenciamento de projetos

<<< Anterior: Gerenciamento da integração

Próximo >>>: Gerenciamento do cronograma

Eduardo Montes

Ajudo pessoas e empresas a terem sucesso em projetos. Fundador da escritoriodeprojetos.com.br que possui o melhor e mais completo conteúdo gratuito sobre projetos do Brasil e apoia na capacitação de 70.000 usuários. Já entreguei 443 projetos, implantei 15 Escritórios de Projetos e ministrei 124 cursos sobre gestão de projetos. Especialista em Gestão de Projetos, Scrum, Escritório de Projetos, Gestão de Portfólio de Projetos e na capacitação de Gerentes de Projetos. Certificado PMP desde 2005 & PSM I pelo Scrum.org. Mestrado em Administração de Empresas pela EAESP-FGV. MBA Exchange pela University of North Carolina at Chapel Hill. Bacharelado em Ciência da Computação pela UFSCar.