O gerenciamento das aquisições do projeto é uma das áreas de conhecimento mais importantes dentro das organizações, principalmente, devido ao aumento constante da terceirização de serviços.
As empresas precisam trabalhar no que elas fazem de melhor e deixar as demais áreas para empresas especializadas. Como afirmou sabiamente Tom Peters: “Do what you do best and outsource the rest.”
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O que é o gerenciamento das aquisições?
Segundo o Guia PMBOK, o gerenciamento das aquisições do projeto inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto.
Qual é o objetivo do gerenciamento das aquisições?
O gerenciamento das aquisições tem como principais objetivos:
- Decidir o que será feito e o que será adquirido;
- Selecionar o melhor fornecedor para cada aquisição;
- Monitorar as aquisições.
Seus principais envolvidos são:
- Vendedor = fornecedor, contratada, subcontratada, prestador de serviços ou fornecedor.
- Comprador = cliente, contratante, organização compradora, órgão governamental, solicitante do serviço.
Os processos de gerenciamento das aquisições são descritos da perspectiva do comprador.
Para descrever o que está sendo adquirido e os direitos e as obrigações do vendedor e do comprador é feito um acordo entre as duas partes, normalmente, um contrato. Saiba mais sobre contrato e seu ciclo de vida…
Processos de gerenciamento das aquisições
Planejar o gerenciamento das aquisições
Planejar o gerenciamento das aquisições é o primeiro processo das aquisições e descreverá como os demais processos irão ocorrer através do Plano de Gerenciamento das Aquisições.
É composto pelas seguintes etapas:
- Definir o que fazer ou adquirir e gerar lista das aquisições do projeto
- Especificar o produto/serviço
- Estabelecer critérios de avaliação
- Elaborar minuta do contrato
- Preparar pedido (RFP, RFQ, RFI)
- Solicitar Propostas
- Identificar lista dos fornecedores potenciais
- Revisar as partes interessadas (Comprador x Influência x Controle sobre as decisões);
- Divulgar pedido
- Definir como os processos de aquisições serão executados, monitorados e encerrados e quem serão os responsáveis.
Abordagem 5W2H para documentar as decisões de compra
| What? | O que adquirir? |
| Why? | Por que? (Análise de fazer ou comprar) |
| When? | Quando? (Início e Término do Contrato) |
| Where? | Onde? |
| Who? | Quem participa e como? (Matriz de Responsabilidade) |
| How? | Como? (Tipo de Contrato, Termos e Condições) |
| How much? | Quanto custará? (Tipo de Contrato, Incentivos) |
O que adquirir?
Baseado na EAP
- Um pacote de trabalho ou
- Um conjunto de pacotes de trabalho com o objetivo de elaborar um único contrato
- Recursos (materiais, equipamentos e pessoas) visando à entrega de pacotes de trabalho
Por que adquirir? Análise Make or buy
Quem participa das aquisições?
Aquisição Centralizada x Decentralizada
| Tipo | Vantagens | Desvantagens |
| Centralizada | Padroniza
Forma especialistas Compartilha recursos Melhor controle Descontos por volume |
Ilha de conhecimento
Prioridade dada pelo setor de aquisições |
| Descentralizada | Maior conhecimento do que será adquirido
Prioridade dada pelo projeto |
Não padronizado
Maior dificuldade no controle Duplicidade de função |
| Tipo | Boas práticas |
| Centralizada | Estabelecer fluxo de informações com responsáveis para atender prioridades e requisitos técnicos e comerciais do projeto
Matriz de responsabilidade do processo de Aquisições |
| Descentralizada | Trabalhar para padronizar o processo e criar banco de dados de lições aprendidas e histórico de fornecedores
PMO pode ajudar com histórico e padronização |
Exemplo-Matriz de Responsabilidade
| Parte interessada | Responsabilidade |
| Comprador | Análise das atividades do processo de aquisição do projeto para atender as necessidades do projeto e as políticas e procedimentos de aquisição da empresa |
| GP | Certificar que a aquisição atenda aos requisitos do projeto (prazo, custo, qualidade).
Mitigar riscos das contratações |
| Advogado | Assessorar juridicamente o GP no desenvolvimento dos documentos de aquisição |
| Setor técnico | Especificar produto a ser contratado de forma clara e objetiva
Validar informações recebidas das propostas |
| Financeiro | Validar processo de liberação dos recursos financeiros |
Fatores Críticos de Sucesso
- Definição clara do que será comprado (SOW)
- Restrições do projeto (prazo, custo, …)
- Riscos envolvidos em cada decisão de fazer ou comprar
- Documento de solicitação de aquisição com critérios claros e objetivos para seleção dos fornecedores
- Revisão do tipo de contrato e clausulas contratuais para mitigar os riscos
- Transparência do Processo de Seleção de Fornecedores
Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições (Guia PMBOK® 6a Edição)
Conduzir as aquisições
Conduzir as aquisições dá continuidade ao processo planejar as aquisições.
Resumidamente, as principais etapas do processo planejar aquisições:
- Decide-se quais pacotes de trabalho serão adquiridos externamente;
- Especifica o item a ser adquirido através da declaração de trabalho;
- Estabelece critérios de avaliação, requisitos contratuais e cria-se a solicitação da proposta (RFP);
- Envia a RFP para os fornecedores qualificados.
Conduzir as aquisições inicia após o envio da RFP e tem como principais etapas:
- Obter respostas das solicitações (RFP, RFQ, RFI)
- Use as Reuniões com licitantes para garantir que o fornecedor entenda corretamente sua necessidade
- Use a Publicidade para ampliar sua lista de fornecedores em potencial.
- Use a Pesquisa na internet principalmente para aquisição de produtos. Sites de comparação de preços ajudam a comprar pelo melhor preço com menor esforço.
- Saída: Propostas/Cotações Recebidas
- Classificar as propostas / Selecionar fornecedores
- Use os Critérios para seleção de fontes para classificar as propostas
- Para aquisições mais complexas, Técnicas de avaliação de propostas, como a criação de um comitê de avaliação pode evitar uma seleção indevida.
- Para validar os valores das propostas, use estimativas independentes. Caso exista grandes diferenças, pode ter sido gerado por uma declaração de trabalho mal redigida e com ambiguidades.
- A Opinião especializada é muito usada para validar o conteúdo das propostas recebidas, principalmente, nas áreas que sua empresa conhece mesmo.
- Saída: Proposta Classificada / Fornecedor selecionado
- Negociar e Redigir contrato
- Negociações das aquisições
- Assinar contrato/acordo
- Saída: Assinatura do contrato de aquisição
Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 12.2 Conduzir as Aquisições (Guia PMBOK® 6a Edição)
Entradas |
Ferramentas |
Saídas |
Controlar as aquisições
Controlar as Aquisições (chamado de Administrar as Aquisições no Guia PMBOK® quarta edição) poderia também ser chamado de “Administrar ou Controlar os contratos”, já que o principal objetivo desse processo é assegurar que as partes atendam aos requisitos estabelecidos no contrato.
Nesse processo, o gerente de projeto é responsável por:
- Gerenciar as relações de aquisição,
- Monitorar o desempenho do contrato e
- Fazer mudanças e correções conforme necessário.
Esse processo pode ser dividido em três grandes etapas conforme demonstrado na figura ao lado:
- Preparar para controlar as aquisições
- Kickoff Meeting pós assinatura do contrato
- Pós Kickoff Meeting
- Execução
- Monitoramento
Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 12.3 Controlar as Aquisições (Guia PMBOK® 6a Edição)
Entradas |
Ferramentas |
Saídas |
Ferramentas de Gerenciamento das Aquisições
- Tipos de Contratos
- Análise de Fazer ou Comprar
- Reuniões com licitantes
- Técnicas de avaliação de propostas
- Estimativas independentes
- Publicidade
- Pesquisa de mercado
- Negociações das aquisições
- Auditorias de aquisições
- Acordos negociados
- Sistema de controle de mudanças no contrato
- Análise de desempenho das aquisições
- Sistemas de pagamento
- Administração de reivindicações
Abaixo disponibilizo para download algumas Ferramentas de Gerenciamento de Projetos para gerenciar suas aquisições:
- Critérios para Seleção de Fontes.xlsx
- Selecao de Fornecedores.xlsx
- Selecao com analise de decisao envolvendo criterios multiplos
Modelos de Gerenciamento das aquisições
Para planejar seu projeto é necessário obter informações exatas no tempo certo para tomar as melhores decisões. Para agilizar a coleta dessas informações e não esquecer nada importante, usa-se formulários organizados de forma lógica e integrada. Esses formulários, mais conhecidos pelo nome de modelos ou templates (termo em inglês), foram criados por mim e são aperfeiçoados de forma contínua desde 2005 quando criei meu primeiro Escritório de Projetos.
Abaixo disponibilizo para download modelos das saídas dos processos de gerenciamento das aquisições:
- Cadastro de Fornecedores Qualificados.xlsx
- Critérios para Seleção de Fontes.xlsx
- Decisões de Comprar.xlsx
- Declaração de Trabalho.docx
- Informações para RFI.xlsx
- Modelo de Contrato – PMBOK.docx
- Modelo de Proposta.docx
- Plano de gerenciamento das aquisicoes.docx
- Relatório de encerramento do contrato.docx
- RFI – Request for Information.docx
- RFP.docx
- RFQ.xlsx
Exemplos de gerenciamento das aquisições
Para facilitar seu entendimento sobre o que incluir nos modelos das saídas dos processos de gerenciamento das aquisições, disponibilizo alguns exemplos desses modelos usados em exemplos de projetos.
- Plano de gerenciamento das aquisições da reforma da casa
- Declaração de Trabalho.docx
- RFI.pdf
- RFP.docx
- RFQ.xlsx
- Critérios para Seleção de Fontes
- Decisões de Comprar da reforma da casa
- StatusReport.Capacitação em Projetos.xlsx
- Termo de Aceite da Reforma da Casa
- Lições Aprendidas da implantação do PMO
- Relatório de encerramento do contrato
Saídas dos processos de aquisições com seus modelos e exemplos
Mudanças e Processos Gerenciamento das aquisições da 5ª Edição do Guia PMBOK®
Foi removido o processo Encerrar as Aquisições da 5ª Edição. Os outros três processos foram mantidos como os mesmos nomes.
- 12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições: documentar as decisões de compras do projeto, especificando a abordagem e identificando fornecedores em potencial.
- 12.2 Conduzir as aquisições: obter as respostas dos fornecedores, selecionar um fornecedor e redigir o contrato.
- 12.3 Controlar as aquisições: gerenciar as relações de aquisição monitorando o desempenho do contrato e realizando as mudanças e correções conforme necessário.
- 12.4 Encerrar as aquisições: finalizar todas as aquisições do projeto
Referências Bibliográficas
MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Aquisições: O melhor custo x benefício das suas compras, 1ª Ed. São Paulo; 2018.
MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 2ª Ed. São Paulo; 2026.
PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.
PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Quinta edição, Pennsylvania: PMI, 2013.
PMI – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Process Groups: A Practice Guide, 1st Edition, Project Management Institute Inc., Newtown Square, 2022.
Áreas de Conhecimento em Gerenciamento de projetos
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