Com o intuito de auxiliar a grande maioria das empresas e seus gerentes de projetos e PMOs, criamos uma metodologia otimizada para gerenciar os projetos baseada no Guia PMBOK® e nos métodos ágeis principalmente o Scrum usando somente aquilo que é essencial para a sua organização e o seu projeto.
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Vantagens e desvantagens em seguir uma metodologia em gerenciamento de projetos
A metodologia de gerenciamento de projetos deve conter as melhores práticas de gerenciamento de projetos adequadas à realidade da sua empresa e seus Ativos de processos organizacionais.
Somente adotar uma metodologia de gerenciamento de projetos pode ter resultados indesejados, como:
- Aumento na burocracia;
- Reclamação por parte dos envolvidos;
- Resistência na sua adoção,
- entre outros.
A adoção de uma metodologia de gerenciamento de projetos quando feita da forma adequada pode gerar vários benefícios como:
- Aumento da taxa de sucesso dos projetos;
- Aumentar a satisfação dos clientes;
- Aumentar os resultados do portfólio de projetos;
- Aumento da produtividade dos Gerentes de Projetos (GP):
- Os GPs não perdem mais tempo para identificar as melhores práticas, na criação de ferramentas e templates
- Redução de problemas de comunicação e de conflitos:
- Através da metodologia, definem-se as informações necessárias para gerenciar o projeto de forma efetiva, como elas serão geradas, distribuídas, armazenadas, responsáveis, e assim, deixam as partes interessadas alinhadas. Veja a Matriz das Comunicacoes 5W2H.xlsx baseada na Metodologia PMO.
- Orientar os GP, fornecendo ferramentas ou apresentando técnicas para a resolução de problemas;
- Redução dos desvios entre planejado x realizado
- Garantir as entregas dos projetos com qualidade de acordo com o prazo, custo e escopo definidos;
- Controlar os projetos em andamento, suportando os GP em suas atividades e antecipando os desvios entre o planejado e o realizado;
- Melhor uso dos recursos
- Zelar pelo melhor uso dos recursos através de processos mais eficientes para seleção dos projetos e gestão do pool de recursos da empresa;
- Validar se o retorno esperado foi alcançado e divulgar os resultados para a empresa;
- Maior precisão nas estimativas via uso das melhores práticas para estimar e registrar o realizado criando uma base histórica para servir de base para futuras estimativas.
- entre outros.
Qual é a abordagem a ser adotada? Método ágil x tradicional ou preditivo ou híbrido
Métodos ágeis x Métodos tradicionais ou preditivos
Considerando o quadro publicado no Guia PMBOK sexta edição, pg. 666, que mostra as diferentes características desses projetos.
Destacando algumas das características mais marcantes quando selecionar uma abordagem mais preditiva:
- Escopo: Você conhece bem o que será feito, e é capaz de planejar com antecedência com menores chances de existirem mudanças significativas no futuro;
- Mudanças: Quando as mudanças ocorrem, normalmente o impacto em acatá-las é grande em termos de custos e prazos.
- Riscos: Não tratar os riscos no início do projeto, podem gerar um impacto enorme caso alguns desses riscos ocorram no futuro.
Destacando algumas das características mais marcantes quando selecionar uma abordagem ágil:
- Escopo: Você não tem detalhes das entregas que serão construídas, e desenvolver esses requisitos ao longo do projeto é muito bem-vindo pelos usuários dos produtos/serviços a serem entregues;
- Mudanças: As mudanças são bem vindas e o impacto das mudanças geralmente são positivos, ou seja, as mudanças são vistas como oportunidades e não ameaças.
- Riscos: Não tratar os riscos no início do projeto não tem um impacto significativo já que a abordagem favorece o seu tratamento à medida que ocorrem.
Proposta de uma metodologia de gerenciamento de projetos
Minha proposta é avaliar dentro de cada organização, suas características e criar um framework que se adeque a sua realidade. Pode ser mais baseado nos métodos ágeis (principalmente no Scrum que é o framework ágil mais usado no mundo), mais baseado nos métodos preditivos (nesse caso a principal referência é Guia PMBOK) e ainda uma abordagem híbrida usando o melhor dos ágil e do preditivo que pode se adaptar conforme a necessidade de cada projeto.
Baseado nos métodos preditivos e dos 49 processos do Guia PMBOK® Sexta Edição, criei uma metodologia reduzindo-os para 10 passos através de simplificações e agrupamentos. Mais detalhes na tabela de Passos para Gerenciar um Projeto.
A metodologia já foi usada em diversas organizações e é aperfeiçoada continuamente de modo a garantir o sucesso dos projetos. Saiba mais em Metodologia PMO.
Para as organizações que tem um nível de maturidade de gerenciamento de projetos mais avançado e quer adotar o padrão do Guia PMBOK® com 100% de aderência, e também para aqueles que querem estudá-lo integralmente, documentamos todos os 49 processos propostos pelo Guia PMBOK® com todas as suas entradas, ferramentas e técnicas e saídas.
Saiba mais em Processos do Guia PMBOK®.
Q&A Metodologia de gestão de projetos
A metodologia é adaptada conforme as particularidades de cada projeto?
Sempre que necessário, a metodologia ou framework de gestão de projetos deve ser adaptado.
Segundo o princípio Tailoring do Guia PMBOK 7, faça a adaptação de acordo com o contexto.
Tailor se traduzido do inglês quer dizer alfaiate, e foi mantido para enfatizar a necessidade de adaptar na “medida certa” de acordo com as condições de cada projeto. Cada projeto é único e o princípio de Tailoring reforça a necessidade de adaptar a abordagem ou o framework para o desenvolvimento do projeto a essas condições.
Essa adaptação é contínua conforme essas condições vão mudando ao longo do projeto.
O framework deve ser criado permitindo que essas adaptações sejam simples e eficazes.
Algumas alterações comuns que faço conforme a Metodologia PMO:
- Em alguns projetos que já tenho sua aprovação de forma antecipada, ao invés de trabalhar na geração do termo de abertura, já inicio com a geração dos artefatos de planejamento (Declaração do Escopo do Projeto, WBS, Dicionário da WBS, …).
- Status Report, por padrão, é semanal, alguns projetos tem Status Report Quinzenal ou Mensal.
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