Planejar o gerenciamento das aquisições é o primeiro processo das aquisições e descreverá como os demais processos irão ocorrer através do Plano de Gerenciamento das Aquisições.
É composto pelas seguintes etapas:
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- Definir o que fazer ou adquirir e gerar lista das aquisições do projeto
- Especificar o produto/serviço
- Estabelecer critérios de avaliação
- Elaborar minuta do contrato
- Preparar pedido (RFP, RFQ, RFI)
- Solicitar Propostas
- Identificar lista dos fornecedores potenciais
- Revisar as partes interessadas (Comprador x Influência x Controle sobre as decisões);
- Divulgar pedido
- Definir como os processos de aquisições serão executados, monitorados e encerrados e quem serão os responsáveis.
Abordagem 5W2H para documentar as decisões de compra
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What? |
O que adquirir? |
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Why? |
Por que? (Análise de fazer ou comprar) |
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When? |
Quando? (Início e Término do Contrato) |
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Where? |
Onde? |
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Who? |
Quem participa e como? (Matriz de Responsabilidade) |
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How? |
Como? (Tipo de Contrato, Termos e Condições) |
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How much? |
Quanto custará? (Tipo de Contrato, Incentivos) |
O que adquirir?
Baseado na EAP
- Um pacote de trabalho ou
- Um conjunto de pacotes de trabalho com o objetivo de elaborar um único contrato
- Recursos (materiais, equipamentos e pessoas) visando à entrega de pacotes de trabalho
Por que adquirir? Análise Make or buy
Quem participa das aquisições?
Aquisição Centralizada x Decentralizada
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Tipo |
Vantagens |
Desvantagens |
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Centralizada |
Padroniza Forma especialistas Compartilha recursos Melhor controle Descontos por volume |
Ilha de conhecimento Prioridade dada pelo setor de aquisições |
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Descentralizada |
Maior conhecimento do que será adquirido Prioridade dada pelo projeto |
Não padronizado Maior dificuldade no controle Duplicidade de função |
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Tipo |
Boas práticas |
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Centralizada |
Estabelecer fluxo de informações com responsáveis para atender prioridades e requisitos técnicos e comerciais do projeto Matriz de responsabilidade do processo de Aquisições |
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Descentralizada |
Trabalhar para padronizar o processo e criar banco de dados de lições aprendidas e histórico de fornecedores PMO pode ajudar com histórico e padronização |
Exemplo-Matriz de Responsabilidade
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Parte interessada |
Responsabilidade |
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Comprador |
Análise das atividades do processo de aquisição do projeto para atender as necessidades do projeto e as políticas e procedimentos de aquisição da empresa |
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GP |
Certificar que a aquisição atenda aos requisitos do projeto (prazo, custo, qualidade). Mitigar riscos das contratações |
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Advogado |
Assessorar juridicamente o GP no desenvolvimento dos documentos de aquisição |
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Setor técnico |
Especificar produto a ser contratado de forma clara e objetiva Validar informações recebidas das propostas |
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Financeiro |
Validar processo de liberação dos recursos financeiros |
Fatores Críticos de Sucesso
- Definição clara do que será comprado (SOW)
- Restrições do projeto (prazo, custo, …)
- Riscos envolvidos em cada decisão de fazer ou comprar
- Documento de solicitação de aquisição com critérios claros e objetivos para seleção dos fornecedores
- Revisão do tipo de contrato e clausulas contratuais para mitigar os riscos
- Transparência do Processo de Seleção de Fornecedores
Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições (Guia PMBOK® 6a Edição)
Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições (Guia PMBOK® 5a Edição)
Entradas |
Ferramentas |
Saídas |
Referências Bibliográficas
MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Aquisições: O melhor custo x benefício das suas compras, 1ª Ed. São Paulo; 2018.
MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 2ª Ed. São Paulo; 2026.
PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.
PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Quinta edição, Pennsylvania: PMI, 2013.
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