Termo de abertura do projeto: O que é, como fazer, exemplo

O primeiro passo para iniciar o seu projeto é fazer um levantamento de suas informações para avaliar sua viabilidade, o Termo de Abertura do Projeto é o documento estruturado para conter esse levantamento.

Neste artigo explico o que é o Termo de Abertura, como elaborá-lo, quais os processos do Guia PMBOK relacionados e disponibilizo dois modelos e dois exemplos para download de forma gratuita.

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Mais Informações

O que é o Termo de Abertura do projeto?

O termo de abertura do projeto, também muito conhecido como Project Charter (inglês), é o documento que autoriza formalmente o início do projeto. Ele concede ao gerente de projetos a autoridade para aplicar os recursos organizacionais nas atividades do projeto.

Como fazer o Termo de Abertura do projeto

O Gerente de Projetos deve ser designado antes do início do planejamento e, de preferência, no desenvolvimento do termo de abertura.
O patrocinador do projeto deve aprovar o termo de abertura do projeto.
O termo de abertura do projeto deve conter informações sumarizadas porém com o nível de detalhamento necessário para a aprovação ou não do projeto. Abaixo algumas das informações normalmente incluídas:

Gerente de projetos designado e nível de autoridade atribuída;
Requisitos que satisfazem as necessidades do cliente, do patrocinador e de outras partes interessadas;
Necessidades de negócios, descrição de alto nível do projeto ou requisitos do produto para o qual o projeto é realizado;
Objetivo ou justificativa do projeto;
Cronograma de marcos sumarizado;
Influência das partes interessadas;
Organizações funcionais e sua participação;
Premissas organizacionais, ambientais e externas;
Restrições organizacionais, ambientais e externas;
Caso de negócios justificando o projeto, incluindo o retorno sobre o investimento;
Orçamento sumarizado.

Boas práticas para preencher o Termo de Abertura

De forma geral, o TAP é tratado de forma menos detalhada para que o detalhamento ocorra no planejamento.

Objetivo do projeto

Importante contextualizar e explicar de forma clara o que motivou o início do projeto.

Isso permite que toda equipe saiba a origem do projeto o que pode motivá-los.

Objetivos SMART e critérios de sucesso do projeto

Veja definição e exemplos em Objetivos SMART

Requisitos

Documente os principais requisitos dos produtos a serem atendidos.

Uma confusão comum é incluir requisitos como restrições e/ou premissas.

Veja abaixo ou nos links a explicação sobre o que é uma premissa e o que é uma restrição.

Partes interessadas

Para incluir as informações sobre as partes interessadas, você pode usar “Funções e Cargos genéricos” sempre que isso facilitar o desenvolvimento do termo de abertura do seu projeto.

Porém, existem alguns pontos a serem considerados:

Pergunte-se:
- Se eu incluir o nome da parte interessada, ajudará as pessoas que usarão o TAP, e principalmente, para aquelas que aprovarão o projeto e o TAP?
- Se a resposta for afirmativa, inclua o nome da parte interessada.
Quantidade de partes interessadas no seu projeto
- Se seu projeto tem poucas partes interessadas, usar o nome específico poderá ajudar na comunicação e na identificação das mesmas.
- Se seu projeto tem muitas partes interessadas, use-as de forma genérica sempre que for mais conveniente pra você. Quanto maior a importância da parte interessada, maior a necessidade de você especificar seus nomes.
- Saiba mais em Registro das partes interessadas & Registro das partes interessadas vGenerica.xlsx
Investimento no detalhamento na iniciação:
- Quanto maior o detalhamento na iniciação, menor a incerteza na aprovação ou rejeição do projeto.
- Porém, se você investir muito no detalhamento de um projeto que posteriormente foi rejeitado, você terá que cobrir esse custo nos demais projetos aprovados.
- Saiba balancear o nível de detalhamento necessário.

Para quem faz o documento de forma separada, inclua somente o link para o documento conforme o exemplo abaixo:

Veja documento de Registro das partes interessadas em anexo.

Restrições do projeto

Relacione as restrições do projeto, ou seja, limitação aplicável a um projeto, a qual afetará seu desempenho. Limitações reais: orçamento, recursos, tempo de alocação, …

Exemplos:

Orçamento de R$1.500.000,00
Orçamento inexistente ou igual a zero

Premissas do projeto

Relacione as premissas do projeto, ou seja, fatores considerados verdadeiros sem prova para fins de planejamento.

Premissa é uma hipótese considerada verdadeira para se chegar a uma conclusão, entretanto, para gestão de projetos, as premissas a serem declaradas, são aquelas consideradas verdadeiras para fins de planejamento.

Desta forma, é necessário avaliar o que deve ser cumprido pelas partes interessadas para finalizarmos o projeto no prazo.

Abaixo um exemplo de premissas para um projeto:

Para cumprir o prazo e o orçamento planejado é necessário:

Disponibilidade de 4 horas/dia do cliente para especificar o produto durante toda a fase de especificação.
N Computadores disponibilizados pelo cliente com configuração mínima de …

Como diferenciar Requisitos, Restrições e Premissas

A informação descreve algum dos produtos, serviços ou resultados a serem entregues pelo projeto?

SIM – REQUISITO.
NÃO. É algo que depende de um fator externo que você não controla para entregar algo do seu projeto?
- SIM – PREMISSA.
- NÃO. Restringe a atuação da equipe no projeto?
  - SIM – RESTRIÇÃO.

Saiba mais em Expectativas, Requisitos, Critérios, Restrições e Premissas

Estrutura analítica do Projeto – EAP

As fases, suas entregas e respectivos pacotes de trabalho devem ser tratadas na estrutura de tópicos.

Dessa forma, você pode facilmente colar a estrutura no seu cronograma para depois definir as atividades de cada pacote de trabalho.

Exemplo:

Fase 1
- Entrega 1.1
  - Pacote de trabalho 1.1.1
- Entrega 1.2
- …
Fase 2
- Entrega 2.1
- …
…

Abaixo, minha sugestão para padronizar nomenclatura e facilitar entendimento de fases, entregas, pacotes de trabalho, atividades e marcos.

Tipo	Representação	Exemplo
Fase, Entregas, Pacotes de Trabalho ou Atividades sumárias	Substantivo	Planejamento
Atividade	Verbo no Infinitivo	Desenvolver o plano de projeto
Marco	Substantivo + Verbo no Particípio Passado	Plano de projeto aprovado

Erros comuns na atualização de templates

Preste atenção também em alguns erros muito comuns na atualização dos templates:

Índice desatualizado;
Controle de versões sem preenchimento;
- É esperado que existam revisões na seção Controle de Versões nos documentos entregues para aprovação.
- Quando existem duas ou mais revisões, fica evidenciado que o documento foi revisado conforme as melhores práticas de qualidade.
- Podem existir revisões específicas como Revisão Ortográfica, Revisão de um Especialista, …

Q&A Termo de Abertura do Projeto

Por que existem informações redundantes no termo de abertura e na declaração do escopo?

Para lhe explicar de forma mais simples, o Termo de abertura do projeto é usado para autorizar formalmente o início do projeto coletando a assinatura das principais partes interessadas dentro do Grupo de Processos de Iniciação.

Ele é gerado no processo Desenvolver o termo de abertura do projeto dentro de um levantamento inicial com um menor nível de detalhamento.

A Declaração do escopo do projeto é feita posteriormente dentro do Grupo de Processos de Planejamento para descrever todo escopo do projeto no processo Definir o escopo.

Uma das entradas usadas para gerar a Declaração do escopo do projeto é o Termo de abertura do projeto.

Como ambos documentos tem informações sobre o escopo do projeto, eles têm alguns tópicos em comum, variando basicamente na profundidade e no momento no qual são gerados.

Documento	Termo de abertura do projeto	Declaração do escopo do projeto
Quando	No início do projeto	Após, no seu planejamento
Grupo de Processos	Iniciação	Planejamento
Nível de profundidade	Menor nível de detalhe	Maior nível de detalhe

Processos do Guia PMBOK relacionados com o Termo de Abertura do Projeto

Saída de:

Entrada para:

Desenvolver o termo de abertura do projeto

Exemplos de Termo de Abertura do Projeto

Modelos de Termo de Abertura do Projeto

Termo de Abertura do Projeto.docx
Termo de Abertura do Projeto baseado na técnica 5W2H

Metodologia PMO: Desenvolver o termo de abertura do projeto

Referências bibliográficas

MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos: Como gerenciar projetos pode fazer a diferença na sua vida, 1ª Ed. São Paulo; 2017.
MONTES, Eduardo; PATZ, Fatima. Gerenciamento das partes interessadas: Como engajar as pessoas em seus projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.
MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Aquisições: O melhor custo x benefício das suas compras, 1ª Ed. São Paulo; 2018.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.

Eduardo Montes

Ajudo pessoas e empresas a terem sucesso em projetos. Fundador da escritoriodeprojetos.com.br que possui o melhor e mais completo conteúdo gratuito sobre projetos do Brasil e apoia na capacitação de 70.000 usuários. Já entreguei 443 projetos, implantei 15 Escritórios de Projetos e ministrei 124 cursos sobre gestão de projetos. Especialista em Gestão de Projetos, Scrum, Escritório de Projetos, Gestão de Portfólio de Projetos e na capacitação de Gerentes de Projetos. Certificado PMP desde 2005 & PSM I pelo Scrum.org. Mestrado em Administração de Empresas pela EAESP-FGV. MBA Exchange pela University of North Carolina at Chapel Hill. Bacharelado em Ciência da Computação pela UFSCar.