Termo de abertura do projeto: O que é, como fazer, exemplo

O primeiro passo para iniciar o seu projeto é fazer um levantamento de suas informações para avaliar sua viabilidade, o Termo de Abertura do Projeto é o documento estruturado para conter esse levantamento.

Neste artigo explico o que é o Termo de Abertura, como elaborá-lo, quais os processos do Guia PMBOK relacionados e disponibilizo dois modelos e dois exemplos para download de forma gratuita.

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Mais Informações

O que é o Termo de Abertura do projeto?

O termo de abertura do projeto, também muito conhecido como Project Charter (inglês), é o documento que autoriza formalmente o início do projeto. Ele concede ao gerente de projetos a autoridade para aplicar os recursos organizacionais nas atividades do projeto.

Como fazer o Termo de Abertura do projeto

O Gerente de Projetos deve ser designado antes do início do planejamento e, de preferência, no desenvolvimento do termo de abertura.
O patrocinador do projeto deve aprovar o termo de abertura do projeto.
O termo de abertura do projeto deve conter informações sumarizadas porém com o nível de detalhamento necessário para a aprovação ou não do projeto. Abaixo algumas das informações normalmente incluídas:

• Gerente de projetos designado e nível de autoridade atribuída;
• Requisitos que satisfazem as necessidades do cliente, do patrocinador e de outras partes interessadas;
• Necessidades de negócios, descrição de alto nível do projeto ou requisitos do produto para o qual o projeto é realizado;
• Objetivo ou justificativa do projeto;
• Cronograma de marcos sumarizado;
• Influência das partes interessadas;
• Organizações funcionais e sua participação;
• Premissas organizacionais, ambientais e externas;
• Restrições organizacionais, ambientais e externas;
• Caso de negócios justificando o projeto, incluindo o retorno sobre o investimento;
• Orçamento sumarizado.

Boas práticas para preencher o Termo de Abertura

De forma geral, o TAP é tratado de forma menos detalhada para que o detalhamento ocorra no planejamento.

Objetivo do projeto

Importante contextualizar e explicar de forma clara o que motivou o início do projeto.

Isso permite que toda equipe saiba a origem do projeto o que pode motivá-los.

Objetivos SMART e critérios de sucesso do projeto

Veja definição e exemplos em Objetivos SMART

Requisitos

Documente os principais requisitos dos produtos a serem atendidos.

Uma confusão comum é incluir requisitos como restrições e/ou premissas.

Veja abaixo ou nos links a explicação sobre o que é uma premissa e o que é uma restrição.

Partes interessadas

Para incluir as informações sobre as partes interessadas, você pode usar “Funções e Cargos genéricos” sempre que isso facilitar o desenvolvimento do termo de abertura do seu projeto.

Porém, existem alguns pontos a serem considerados:

• Pergunte-se:
  • Se eu incluir o nome da parte interessada, ajudará as pessoas que usarão o TAP, e principalmente, para aquelas que aprovarão o projeto e o TAP?
  • Se a resposta for afirmativa, inclua o nome da parte interessada.
• Quantidade de partes interessadas no seu projeto
  • Se seu projeto tem poucas partes interessadas, usar o nome específico poderá ajudar na comunicação e na identificação das mesmas.
  • Se seu projeto tem muitas partes interessadas, use-as de forma genérica sempre que for mais conveniente pra você. Quanto maior a importância da parte interessada, maior a necessidade de você especificar seus nomes.
  • Saiba mais em Registro das partes interessadas & Registro das partes interessadas vGenerica.xlsx
• Investimento no detalhamento na iniciação:
  • Quanto maior o detalhamento na iniciação, menor a incerteza na aprovação ou rejeição do projeto.
  • Porém, se você investir muito no detalhamento de um projeto que posteriormente foi rejeitado, você terá que cobrir esse custo nos demais projetos aprovados.
  • Saiba balancear o nível de detalhamento necessário.

Para quem faz o documento de forma separada, inclua somente o link para o documento conforme o exemplo abaixo:

Veja documento de Registro das partes interessadas em anexo.

Restrições do projeto

Relacione as restrições do projeto, ou seja, limitação aplicável a um projeto, a qual afetará seu desempenho. Limitações reais: orçamento, recursos, tempo de alocação, …

Exemplos:

• Orçamento de R$1.500.000,00
• Orçamento inexistente ou igual a zero

Premissas do projeto

Relacione as premissas do projeto, ou seja, fatores considerados verdadeiros sem prova para fins de planejamento.

Premissa é uma hipótese considerada verdadeira para se chegar a uma conclusão, entretanto, para gestão de projetos, as premissas a serem declaradas, são aquelas consideradas verdadeiras para fins de planejamento.

Desta forma, é necessário avaliar o que deve ser cumprido pelas partes interessadas para finalizarmos o projeto no prazo.

Abaixo um exemplo de premissas para um projeto:

Para cumprir o prazo e o orçamento planejado é necessário:

• Disponibilidade de 4 horas/dia do cliente para especificar o produto durante toda a fase de especificação.
• N Computadores disponibilizados pelo cliente com configuração mínima de …

Como diferenciar Requisitos, Restrições e Premissas

A informação descreve algum dos produtos, serviços ou resultados a serem entregues pelo projeto?

• SIM – REQUISITO.
• NÃO.  É algo que depende de um fator externo que você não controla para entregar algo do seu projeto?
  • SIM – PREMISSA.
  • NÃO. Restringe a atuação da equipe no projeto?
    • SIM – RESTRIÇÃO.

Saiba mais em Expectativas, Requisitos, Critérios, Restrições e Premissas

Estrutura analítica do Projeto – EAP

As fases, suas entregas e respectivos pacotes de trabalho devem ser tratadas na estrutura de tópicos.

Dessa forma, você pode facilmente colar a estrutura no seu cronograma para depois definir as atividades de cada pacote de trabalho.

Exemplo:

• Fase 1
  • Entrega 1.1
    • Pacote de trabalho 1.1.1
  • Entrega 1.2
  • …
• Fase 2
  • Entrega 2.1
  • …
• …

Abaixo, minha sugestão para padronizar nomenclatura e facilitar entendimento de fases, entregas, pacotes de trabalho, atividades e marcos.

Erros comuns na atualização de templates

Preste atenção também em alguns erros muito comuns na atualização dos templates:

• Índice desatualizado;
• Controle de versões sem preenchimento;
  • É esperado que existam revisões na seção Controle de Versões nos documentos entregues para aprovação.
  • Quando existem duas ou mais revisões, fica evidenciado que o documento foi revisado conforme as melhores práticas de qualidade.
  • Podem existir revisões específicas como Revisão Ortográfica, Revisão de um Especialista, …

Q&A Termo de Abertura do Projeto

Por que existem informações redundantes no termo de abertura e na declaração do escopo?

Para lhe explicar de forma mais simples, o Termo de abertura do projeto é usado para autorizar formalmente o início do projeto coletando a assinatura das principais partes interessadas dentro do Grupo de Processos de Iniciação.

Ele é gerado no processo Desenvolver o termo de abertura do projeto dentro de um levantamento inicial com um menor nível de detalhamento.

A Declaração do escopo do projeto é feita posteriormente dentro do Grupo de Processos de Planejamento para descrever todo escopo do projeto no processo Definir o escopo.

Uma das entradas usadas para gerar a Declaração do escopo do projeto é o Termo de abertura do projeto.

Como ambos documentos tem informações sobre o escopo do projeto, eles têm alguns tópicos em comum, variando basicamente na profundidade e no momento no qual são gerados.

Processos do Guia PMBOK relacionados com o Termo de Abertura do Projeto

Exemplos de Termo de Abertura do Projeto

• Termo de abertura da reforma da casa
• Termo de Abertura do Projeto Qualidade de vida

Modelos de Termo de Abertura do Projeto

• Termo de Abertura do Projeto.docx
• Termo de Abertura do Projeto baseado na técnica 5W2H

Metodologia PMO: Desenvolver o termo de abertura do projeto

Referências bibliográficas

MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos: Como gerenciar projetos pode fazer a diferença na sua vida, 1ª Ed. São Paulo; 2017.
MONTES, Eduardo; PATZ, Fatima. Gerenciamento das partes interessadas: Como engajar as pessoas em seus projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.
MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Aquisições: O melhor custo x benefício das suas compras, 1ª Ed. São Paulo; 2018.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.