2.1Visão Geral da Iniciação de Projetos

A fase de iniciação de um projeto é crucial para determinar se ele deve ser aprovado ou descartado, auxiliando as partes interessadas a avaliar sua viabilidade. Nessa etapa, decisões estratégicas são tomadas para alinhar o projeto aos objetivos organizacionais e garantir que os melhores recursos sejam alocados.

O Escritório de Projetos (PMO) desempenha um papel fundamental nesse processo, priorizando projetos com maior retorno sobre o investimento e garantindo a eficiência no uso dos recursos disponíveis. A fase de iniciação é concluída com a aprovação formal do projeto e a atribuição de um gerente de projetos qualificado.

2.2Fatores Críticos de Sucesso na Iniciação

A eficácia da fase de iniciação depende de diversos fatores que garantem a base sólida para a execução do projeto. Entre os principais pontos estão:

• Clareza no objetivo e na abrangência do projeto: Definir com precisão o que se deseja alcançar.
• Alinhamento estratégico: Certificar-se de que o projeto está em conformidade com o plano estratégico da organização.
• Identificação de um patrocinador: Garantir o suporte de um líder que seja responsável por validar e defender o projeto.
• Mapeamento das partes interessadas: Reconhecer todas as pessoas ou grupos que possam impactar ou ser impactados pelo projeto.
• Aprovação de custos e escopo: O patrocinador e os principais envolvidos devem formalizar sua aceitação em relação ao orçamento e às entregas previstas.
• Definição de dependências e cronogramas iniciais: Especificar as inter-relações entre as atividades e as datas de início.
• Reconhecimento de fatores externos: Avaliar oportunidades e ameaças que podem influenciar o sucesso do projeto.

Esses fatores são fundamentais para estabelecer o alinhamento entre as partes interessadas, reduzir riscos e maximizar o valor entregue pelo projeto.

2.3Passos Essenciais da Fase de Iniciação

1-Desenvolver o termo de abertura do projeto

O termo de abertura do projeto é o principal documento gerado na fase de iniciação. Ele consolida as informações de alto nível necessárias para a aprovação do projeto e o início oficial das atividades. Seu desenvolvimento envolve:

• Justificativa do projeto: Explicar por que o projeto é necessário e quais problemas ou oportunidades ele busca abordar.
• Objetivos SMART: Especificar metas que sejam específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo definido.
• Descrição dos produtos ou entregas: Detalhar os resultados esperados e como eles atenderão aos objetivos do projeto.
• Requisitos das entregas: Determinar as condições que precisam ser atendidas para que as entregas sejam aceitas.
• Identificação das partes interessadas: Listar todos os indivíduos ou grupos envolvidos e definir estratégias para engajá-los.
• Estrutura analítica do projeto (EAP): Apresentar uma decomposição inicial das principais fases e entregas.
• Estimativa inicial de cronograma e orçamento: Apontar datas de início e término para cada fase e o orçamento resumido.

Finalidade: descrever o projeto com informações de alto nível, porém, com detalhe suficiente para aprovação do projeto.

Entrada: Solicitação do Projeto ou e-mail com as informações iniciais do projeto.

Saída: Termo de Abertura do Projeto baseado na técnica 5W2H

Uma vez concluído, o termo de abertura é enviado por e-mail para formalizar o início do projeto e convocar os participantes para a Reunião de Kick-off.

2. Reunião de Kick-off

A reunião de kick-off marca o início oficial do projeto. Nesse momento, a equipe é apresentada ao escopo, objetivos, entregas e cronograma. Essa reunião serve para alinhar expectativas, esclarecer dúvidas e promover o engajamento da equipe.

3. Aprovação Final

Após a elaboração do termo de abertura e a reunião de kick-off, o projeto é submetido à aprovação formal do patrocinador e das partes interessadas principais. A aprovação do documento assegura o compromisso organizacional com os recursos e prazos alocados.

Importância de um Termo de Abertura Bem-Elaborado

Um termo de abertura bem-elaborado é essencial para o sucesso do projeto. Ele funciona como um contrato inicial entre o patrocinador, o gerente de projetos e as partes interessadas, estabelecendo as bases para todas as decisões futuras. Além disso, o documento reduz incertezas, define expectativas claras e previne conflitos durante a execução. Investir tempo e esforço nessa etapa pode economizar recursos significativos ao longo do ciclo de vida do projeto.

Conclusão e Próximos Passos

A fase de iniciação é a base do sucesso de qualquer projeto. Com processos bem estruturados e alinhados aos objetivos estratégicos, essa etapa não apenas valida a viabilidade do projeto, mas também promove engajamento e clareza entre todos os envolvidos.

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Referências bibliográficas

MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos: Como gerenciar projetos pode fazer a diferença na sua vida, 1ª Ed. São Paulo; 2017.
MONTES, Eduardo; PATZ, Fatima. Gerenciamento das partes interessadas: Como engajar as pessoas em seus projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.
MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Aquisições: O melhor custo x benefício das suas compras, 1ª Ed. São Paulo; 2018.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.

Guia de Gerenciamento de Projetos: Processos Desenvolver o termo de abertura do projeto do Guia PMBOK.

Understanding Project Management: Beginner Guide