5W2H é uma técnica muito eficaz para orientar as pessoas de forma simples e clara, como entender determinadas situações (necessidades, problemas), documentá-las, identificar alternativas e gerar um plano de ação para solucioná-las.

Basicamente, você tem um roteiro (passo a passo) que é uma sequência de perguntas para entender a questão sendo avaliada e gerar um plano de ação que pode ser usada e adaptada para vários tipos de situações como por exemplo:

  • Resolver um problema;
  • Planejar as aquisições;
  • Gerar uma matriz de comunicações;
  • Analisar um processo para melhoria contínua;
  • Detalhar seu pacote de trabalho;
  • Etc.

 

 

Em primeiro lugar, vamos discutir os 5 W e os 2 H através da tabela abaixo e depois darei mais exemplos dessas situações e como usamos o 5W2H e suas adaptações para resolvê-las.

Categoria

5W2H

Tradução

Descrição

Assunto

What?

O que?

O que está sendo tratado?

O que será feito?

Objetivo

Why?

Por que?

Qual o objetivo? Quais as necessidades?

Local

When?

Quando?

Quando será feito? Em qual periodicidade?

Periodicidade

Where?

Onde?

Onde será feito?

Pessoas

Who?

Quem participa e como?

Quem é o responsável? Podemos adaptar aqui para gerar uma matriz de responsabilidade RACI.

Método

How?

Como?

Como faremos? Qual o procedimento, ferramentas, formulários usados

Custo

How much?

Quanto custa?

Qual o custo necessário para fazer?

 

Exemplo 1: Detalhar as aquisições do seu projeto

Dentro do processo Planejar o gerenciamento das aquisições, é necessário documentar as decisões de compras (aquisições) e usamos o 5W2H conforme tabela abaixo:

What?

O que adquirir?

Why?

Por que? (Análise de fazer ou comprar)

When?

Quando? (Início e Término do Contrato)

Where?

Onde?

Who?

Quem participa e como? (Matriz de Responsabilidade)

How?

Como? (Tipo de Contrato, Termos e Condições)

How much?

Quanto custará? (Tipo de Contrato, Incentivos)

 Fonte: Montes, 2018.

 

Exemplo 2: Detalhar as informações necessárias do seu projeto

Dentro do processo Planejar o gerenciamento das comunicações, criamos uma Matriz das Comunicações versão 5W2H.xlsx para entender e documentar as informações necessárias do projeto.

What?

Qual informação?

Why?

Por que? Qual o propósito?

Who? (R)

Quem é o responsável?

Who? (A)

Quem aprova ou valida?

Who? (C)

Quem deve ser consultado?

Who? (I)

Quem deve ser informado?

When?

Quando e Qual periodicidade?

Where?

Onde serão armazenadas?

How?

Qual Template

How?

Procedimento, Melhores práticas

 Fonte: Montes, 2020.

Como vocês podem notar, adaptamos o 5W2H incluindo a Matriz de Responsabilidades RACI sobre cada informação da matriz de comunicações, ou seja, quem é o responsável pela informação, quem aprova, quem deve ser consultado e quem deve ser informado.

Você deve usar o 5W2H e adaptá-lo conforme sua necessidade, nesse caso por exemplo, não uso o How much, já que o custo de gerar as informações, está sendo considerado indiretamente no custo de gerenciar o projeto.

 

Exemplo 3: Detalhar seu Pacote de trabalho

No processo Criar a EAP, é necessário estruturar o projeto em suas respectivas fases, e para cada fase, em suas entregas, e em seus respectivos pacotes de trabalho

Para cada Pacote de trabalho, é necessário detalhar para garantir que ele atenda às necessidades do projeto e para isso usamos um Dicionário da EAP v5W2H.xlsx para documentar todos os detalhes usando o método 5W2H.

 

What?

O que será feito no pacote de trabalho? Qual a sua descrição?

Why?

Por que? Qual o propósito?

Who? (R)

Quem é o responsável

Who? (A)

Quem aprova ou valida

Who? (C)

Quem deve ser consultado

Who? (I)

Quem deve ser informado

When?

Quando? Qual a previsão de término e de início? Qual periodicidade do trabalho (turno de trabalho)?

Where?

Onde serão armazenados os documentos e as entregas relacionadas ao pacote? Onde será executado o trabalho?

How?

Como será feito o pacote? Qual o trabalho envolvido? Quais os recursos necessários? Quais as técnicas e ferramentas serão empregadas? Quais procedimentos, normas ISO e melhores práticas relacionadas?

How much?

Quanto custará? Qual é o orçamento previsto?

Fonte: Montes, 2019.

 

Exemplo 4: Desenvolver o termo de abertura do seu projeto

Dentro do processo Desenvolver o termo de abertura, criamos o Termo de abertura do projeto para entender e documentar as informações necessárias para avaliar a viabilidade ou não do projeto.

Why?

Essa é a primeira questão a ser respondida.

Por que o projeto é necessário?

Qual sua justificativa [Descreva a situação atual que motivou a realização do projeto. A justificativa normalmente é algo negativo. O projeto será feito para tornar essa situação negativa em algo melhor.] ? e

Quais os objetivos a serem atendidos com o projeto [Descreva os Objetivos SMART do projeto]?

What?

O que será feito para atingir os Objetivos SMART definidos no Why?

Quais produtos, serviços ou resultados esperados [Para cada objetivo SMART, defina os produtos, serviços ou resultados necessários para atendê-lo. ]?

Requisitos [Para cada produto, serviço ou resultado, defina os requisitos necessários (características solicitadas pela parte interessada – cliente). Documente os principais requisitos dos produtos a serem atendidos identificados acima.

Who?

Defina as principais partes interessadas do projeto. Agrupando-as em partes interessadas externas & equipe. Partes interessadas externas são todas as pessoas, organizações e fatores externos que podem impactar o projeto e não fazem parte da equipe. Importante identificar as partes interessadas resistentes que apresentam uma ameça (risco) ao projeto e desenvolver estratégias para reduzir sua resistência (Seção Risco). Equipe são todas as pessoas (funcionários ou não) que produzem alguma entrega no projeto. Importante consistir se todas as entregas produzidas pelo projeto serão produzidas por alguém da equipe

Where?

Descreva onde os trabalhos serão desenvolvidos pela equipe.

How?

Inclua a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) com suas principais entregas.

When?

Relacione os principais marcos do projeto. Marcos são os momentos mais importantes do projeto, quando se conclui as fases ou entregas principais. Para cada entrega definida na EAP, defina data de início e término prevista.

How much?

Estimativa preliminar dos custos do projeto representada pelo orçamento ou pelo fluxo de caixa com suas principais entradas e saídas financeiras. Base para a aprovação financeira do projeto e da formação da linha de base dos custos. Deve ser estimada baseando-se na EAP, ou seja, para cada entrega definida na EAP, estime seu custo total.

 Fonte: Montes, 2017.

 

 

Veja também referências usadas e informações complementares:

Processos de Gerenciamento de Projetos

Ferramentas e técnicas

Templates/Modelos:

Artigos de gerenciamento de projetos

 

Agradecimento especial pelas suas críticas e sugestões em relação ao artigo:

 

Referências Bibliográficas

MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Comunicações: como influenciar as pessoas comunicando, 1a Ed. São Paulo; 2020.

MONTES, Eduardo; PATZ, Fatima. Gerenciamento das partes interessadas: Como engajar as pessoas em seus projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.

MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.

MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Aquisições: O melhor custo x benefício das suas compras, 1ª Ed. São Paulo; 2018.

MONTES, Eduardo. Administração do Tempo, 1ª Ed. São Paulo; 2019.

 

Sobre o Autor

eduardo

Eduardo Montes, PMP, PSM I

Fundador e PMO da escritoriodeprojetos.com.br que possui o melhor e mais completo conteúdo gratuito sobre projetos do Brasil e apoia na capacitação de 70.000 usuários.

Entregou 443 projetos, implantou 15 Escritórios de Projetos e ministrou 116 cursos sobre gestão de projetos.

Especialista em Escritório de Projetos, Gestão de Portfólio de Projetos e na capacitação de Gerentes de Projetos.

Certificado PMP desde 2005 & PSM I pelo Scrum.org.

Mestrado em Administração de Empresas pela EAESP-FGV.

MBA Exchange pela University of North Carolina at Chapel Hill.

Bacharelado em Ciência da Computação pela UFSCar.

Missão de capacitar as pessoas e as empresas a terem sucesso em seus projetos.

Autor dos Livros da série escritoriodeprojetos.com.br:

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