Estimativas independentes

Como saber se a proposta de um fornecedor é justa? As estimativas independentes são a resposta: um cálculo próprio, feito por você ou por um especialista, para comparar com o que os fornecedores apresentam.

1. O que são estimativas independentes?

Uma estimativa independente é um cálculo do custo (ou prazo) de uma aquisição feito pela própria organização — ou por um terceiro contratado para isso — sem depender das propostas dos fornecedores. Ela serve de referência para avaliar se as propostas recebidas são razoáveis.

2. As estimativas independentes no PMBOK 8

No Guia PMBOK 8, as estimativas independentes aparecem no contexto das aquisições: ao planejar as compras, a organização decide se vai usá-las como critério de avaliação das propostas.

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Ao planejar as aquisições, determina-se se serão usadas estimativas independentes e se elas são necessárias como critérios de avaliação das propostas.
— PMBOK Guide, Oitava Edição

Elas fazem parte do processo de Planejar a Estratégia de Aquisições.

3. Para que servem e quando usar

As estimativas independentes são usadas para verificar as propostas dos fornecedores. Caso existam grandes diferenças entre a sua estimativa e as propostas — ou entre as próprias propostas —, provavelmente a Declaração de Trabalho da aquisição está deficiente, ambígua ou foi mal compreendida.

Use-as sempre que a aquisição for relevante para o projeto, complexa ou de alto valor.

4. Boas práticas

• Baseie-se em dados: histórico, tabelas de mercado, especialistas.
• Faça a estimativa antes de receber as propostas, para não se contaminar.
• Documente as premissas usadas no cálculo.
• Investigue as diferenças grandes, em vez de simplesmente escolher a mais barata.

5. Passo a passo

Fase 1 — Preparação

Detalhe o escopo da aquisição na Declaração de Trabalho.

Fase 2 — Estimativa

Calcule, de forma independente, o custo/prazo esperado, com base em dados.

Fase 3 — Comparação

Confronte sua estimativa com as propostas recebidas.

Fase 4 — Decisão

Investigue diferenças relevantes e ajuste a Declaração de Trabalho, se necessário.

6. Exemplo com a Horizonte Transportes

Contexto

A Horizonte Transportes ia contratar a plataforma ProjectAdm e serviços de consultoria para o PMO.

Desafio

As propostas variavam muito de preço. Qual era justa?

Aplicação

Ana Silveira e Fernanda Lopes prepararam uma estimativa independente do esforço de consultoria, com base em horas por processo.

Resultado

Descobriram que uma proposta muito baixa havia subestimado o escopo. A estimativa independente evitou uma contratação que daria problema na entrega.

7. Erros comuns — e como evitá-los

Erro 1 — Pular a estimativa e olhar só o preço

Sem referência, você não sabe o que é caro ou barato. Estime antes.

Erro 2 — Estimar depois de ver as propostas

Isso enviesa o cálculo. Faça antes.

Erro 3 — Ignorar diferenças grandes

Elas avisam que algo está errado no escopo. Investigue.

Erro 4 — Declaração de Trabalho fraca

Escopo ambíguo gera propostas díspares. Detalhe bem.

Erro 5 — Escolher sempre o mais barato

Barato demais costuma cobrar depois. Avalie o conjunto.

Conclusão

As estimativas independentes dão ao gerente de projetos o poder de negociar com segurança e evitar contratações problemáticas. São uma defesa simples e eficaz contra propostas mal dimensionadas.

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Veja também: Planejar a Estratégia de Aquisições · Declaração de Trabalho · Estimar os Custos.