As reuniões com licitantes devem ser planejadas com antecedência de modo a garantir entendimento claro e comum e que nenhum licitante tenha tratamento preferencial.

Elas fazem parte do processo Conduzir as aquisições, quando os fornecedores estão preparando as respostas aos Documentos de aquisição disponibilizados na conclusão do processo Planejar o gerenciamento das aquisições.

O gerente de projeto é o responsável para planejar a reunião, coordená-la e transcrever a ata e divulgá-la.
A ata com as respostas as dúvidas individuais devem ser divulgadas para todos participantes.

As reuniões podem ser em grupo ou individuais.

A reunião em grupo dá maior transparência ao processo e gera menor esforço, por ser uma única reunião.

Suas principais desvantagens:

• Permite que cada fornecedor conheça seus concorrentes;
• Maior dificuldade de agendas.

As reuniões individuais geram maior esforço devido a quantidade de reuniões e não dão transparência ao processo, por isso, sugiro, dar preferência as reuniões em grupo.

Todos os fornecedores devem participar da reunião.

Veja também nossos modelos de:

Pauta de reunião.

Ata de reunião.

Referências Bibliográficas

MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Aquisições: O melhor custo x benefício das suas compras, 1ª Ed. São Paulo; 2018.

MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Quinta edição, Pennsylvania: PMI, 2013.