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Ferramentas exclusivas da área de conhecimento do Guia PMBOK®: Gerenciamento das aquisições do projeto
O objetivo dos acordos negociados é o acerto final justo de todas as questões, reivindicações e disputas pendentes.
Privilegie sempre a resolução através de negociação direta entre as partes.
Caso não seja possível a negociação direta, privilegiar alternativas fora do Jurídico como a mediação e a arbitragem.
Como última opção, use a disputa judicial, pois, provavelmente, ela implicará na ruptura da boa relação contratual.
MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Aquisições: O melhor custo x benefício das suas compras, 1ª Ed. São Paulo; 2018.
MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.
PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.
PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Quinta edição, Pennsylvania: PMI, 2013.
Administração de reivindicações tem como objetivo solucionar as reinvindicações de forma adequada e justa para ambas as partes.
A reinvindicação é uma mudança solicitada que não houve acordo entre as partes.
Todas as reinvindicações devem ser documentadas, processadas, monitoradas e gerenciadas em todo o ciclo de vida do contrato conforme os termos do contrato.
Deve-se buscar solucioná-las de forma efetiva e justa e sempre privilegiar as negociações diretas.
As alternativas fora do jurídico podem resultar em um acordo mantendo a relação cordial entre as partes.
Essas alternativas são conhecidas como Resolução Alternativa de Disputas (RAD):
A última opção deve ser a disputa judicial, pois, normalmente, levará a ruptura da boa relação contratual.
MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Aquisições: O melhor custo x benefício das suas compras, 1ª Ed. São Paulo; 2018.
MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.
PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.
PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Quinta edição, Pennsylvania: PMI, 2013.
A análise de desempenho das aquisições é uma avaliação estruturada do progresso do fornecedor.
Tem como objetivo:
Recomenda-se, sempre que possível, fazer inspeções (controle de qualidade) e auditorias (garantia de qualidade) para analisar a documentação enviada pelo fornecedor.
MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Aquisições: O melhor custo x benefício das suas compras, 1ª Ed. São Paulo; 2018.
MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.
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Segundo o Guia PMBOK®, a análise de fazer ou comprar é uma técnica geral de gerenciamento usada para determinar se um trabalho específico pode ser melhor realizado pela equipe do projeto ou se deve ser comprado de fontes externas.
Considerando 100% do Escopo e baseando-se na EAP, a Análise de fazer ou comprar (também conhecida pelo inglês, Make or Buy Analysis), determina se cada pacote de trabalho do seu projeto pode ser melhor realizado internamente ou adquirido externamente considerando todos os custos relacionados (diretos e indiretos).
Além de comprar ou fazer, outra opção, cada dia mais usada a ser considerada na análise, é a opção de alugar (obter o uso de um bem por prazo e preço determinado)
Abaixo, algumas das características mais comuns quando se decide por:
Fazer | Comprar |
Quando se tem mão-de-obra capaz e tecnologia disponível | "Produto de prateleira", custo de adquirir menor que fazer. |
Intenção de reter o controle e o conhecimento | Quando o tempo de treinamento necessário não atende o projeto |
Falta de fornecedores confiáveis | Produto de mercado normalmente já tem suporte técnico |
Principais pontos a serem considerados:
MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Aquisições: O melhor custo x benefício das suas compras, 1ª Ed. São Paulo; 2018.
MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.
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PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Quinta edição, Pennsylvania: PMI, 2013.
A análise para seleção de fontes prioriza as necessidades de aquisições do seu projeto e determina os métodos de seleção e critérios mais adequados para cada aquisição.
O critério mais usado nas aquisições é o preço, já que impacta diretamente no fluxo de caixa do projeto, porém, muitas vezes o “barato pode sair caro”, então é importante determinar um conjunto de critérios ponderando-os de modo a selecionar o melhor fornecedor para atender a necessidade do seu projeto.
Abaixo, alguns dos métodos citados no Guia PMBOK para selecionar o melhor fornecedor:
Adequado para aquisições de matérias primas ou bens uniformes, com poucas diferenciações entre cada fornecedor, o preço será um dos fatores decisivos.
Usado normalmente para aquisições de valores menores e com pequena disponibilidade de tempo. Adequado principalmente quando já existe um Cadastro de fornecedores qualificados categorizados por área e com qualificações já determinadas.
Veja também Templates/Modelos: Cadastro de Fornecedores Qualificados.xlsx
Normalmente atrelada a uma Solicitação de Proposta, mais conhecida pelo termo em Inglês, RFP (Request for Proposals), onde você solicitará uma proposta detalhada sobre sua aquisição e fará uma ponderação de acordo com os critérios previamente definidas.
Veja também o exemplo usado no modelo RFP - Request for Proposal.docx.
Critério | Peso | Melhor Nota | Nota Final | Classificação |
Proposta entrega no prazo? | 5 | 5 | 25 | Se a proposta for entregue no prazo, Nota 5, Caso contrário, 0. A proposta deve ser entregue até 16/09. |
Custo (R$) | 10 | 5 | 50 | Se o custo for menor do que o orçado, 5, Até 20% acima, 3, Acima de 20%, 0. |
Prazo (Dias úteis) | 10 | 5 | 50 | Se o prazo for menor do que o deadline legal, 5 Entrega Parcial 0, Caso contrário, -5. Deadline Legal: 29/10 |
Conhecimento do Negócio | 5 | 5 | 25 | Se conhecer muito o negócio 5, médio, 3, pouco 1, não conhece -1. (Classificação será fornecida pela empresa) |
Conhecimento Tecnológico | 5 | 5 | 25 | Domínio tecnológico, 5, médio, 3, pouco 1, não conhece -1. (Classificação será fornecida pela empresa) |
Nível de Qualidade | 10 | 5 | 50 | Base histórica do nível de qualidade das entregas é muito boa, 5, média, 3, baixa 1. (Classificação será fornecida pela empresa) |
Base histórica de entrega | 10 | 5 | 50 | Base histórica das entregas no prazo é muito boa, 5, média, 3, baixa 1. (Classificação será fornecida pela empresa) |
Você pode incluir na sua RFP um orçamento máximo permitido de modo a garantir que receba só propostas dentro de determinado valor. Essa é uma boa prática, principalmente, quando você tem uma especificação de trabalho muito bem definida, otimizando assim, os esforços dos seus fornecedores (Eles só participarão caso acham viável atender a proposta no orçamento definido) e o seu, pois, não receberá propostas acima do que é esperado.
Ferramentas de Gerenciamento de Projetos
MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Aquisições: O melhor custo x benefício das suas compras, 1ª Ed. São Paulo; 2018.
MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.
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A auditoria de aquisições é uma análise estruturada de todos processos de aquisições, que inicia com as decisões de comprar e finaliza com o encerramento das aquisições.
Seu principal objetivo é identificar os êxitos e fracassos que possam ser usados na preparação ou na administração de contratos futuros.
MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Aquisições: O melhor custo x benefício das suas compras, 1ª Ed. São Paulo; 2018.
MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.
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As estimativas independentes são usadas para verificar as respostas propostas.
Caso existam grandes diferenças entre as propostas, provavelmente, a Declaração de Trabalho da aquisição está deficiente e/ou ambígua.
Veja também nosso modelo de:
As negociações das aquisições podem ser com a empresa de melhor proposta ou com as duas ou três melhores classificadas.
Elas são necessárias para obter acordo mútuo antes da assinatura o contrato e para detalhar os requisitos e outros termos como:
Deve ser feita com foco em aliança e com critérios claros e éticos.
Como o casamento, a negociação deve ter um bom relacionamento para que a relação seja duradoura.
O gerente do projeto pode participar das negociações, porém, não deve ser o principal negociador para evitar desgaste futuro. Importante que o gerente do projeto forneça um entendimento dos riscos do projeto.
Como disse John Ruskin:
"Não é sábio pagar muito, mas também não é sábio pagar pouco; quando você paga muito você perde um pouco de dinheiro, isso é tudo.
Quando você paga muito pouco, às vezes você perde tudo, porque quem você contratou não foi capaz de fazer aquilo que deveria ser feito.
A lei maior do equilíbrio dos negócios torna impossível pagar pouco e ganhar muito."
MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Aquisições: O melhor custo x benefício das suas compras, 1ª Ed. São Paulo; 2018.
MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.
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A pesquisa de mercado é muito usada para identificar os principais fornecedores do produto ou serviço sendo adquirido.
Para itens genéricos como recursos materiais e produtos, os sites de comparação de preço como o buscapé podem ajudar a agilizar a compra e adquirir o produto pelo menor preço.
Já itens que envolvem maior complexidade, a pesquisa pode requerer várias etapas incluindo:
MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Aquisições: O melhor custo x benefício das suas compras, 1ª Ed. São Paulo; 2018.
MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.
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 | Eduardo Montes, PMPEste endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo. Fundador e PMO da https://escritoriodeprojetos.com.br que possui o melhor e mais completo conteúdo gratuito sobre gerenciamento de projetos do Brasil e apoia na capacitação de 70.000 usuários Mais de 300 projetos entregues somando R$19 bilhões em investimentos Especialista em Escritório de Projetos, Gestão de Portfólio de Projetos e na capacitação de Gerentes de Projetos PMP certificado desde 2005 quando iniciou sua atuação como PMO e implantou e gerenciou vários Escritórios de Projetos Mestrado em Administração de Empresas pela EAESP-FGV MBA Exchange pela University of North Carolina at Chapel Hill Bacharelado em Ciência da Computação pela UFSCar Minha missão é capacitar as pessoas e as empresas a terem sucesso em seus projetos. Saiba mais... Autor dos Livros da série escritoriodeprojetos.com.br:
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A publicidade é usada principalmente para atrair novos fornecedores qualificados no processo de conduzir as aquisições.
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As reuniões com licitantes devem ser planejadas com antecedência de modo a garantir entendimento claro e comum e que nenhum licitante tenha tratamento preferencial. Elas fazem parte do processo Conduzir as aquisições, quando os fornecedores estão preparando as respostas aos Documentos de aquisição disponibilizados na conclusão do processo Planejar o gerenciamento das aquisições.
O gerente de projeto é o responsável para planejar a reunião, coordená-la e transcrever a ata e divulgá-la.
A ata com as respostas as dúvidas individuais devem ser divulgadas para todos participantes.
As reuniões podem ser em grupo ou individuais.
A reunião em grupo dá maior transparência ao processo e gera menor esforço, por ser uma única reunião.
Suas principais desvantagens:
As reuniões individuais geram maior esforço devido a quantidade de reuniões e não dão transparência ao processo, por isso, sugiro, dar preferência as reuniões em grupo.
Todos os fornecedores devem participar da reunião.
Veja também nossos modelos de:
MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Aquisições: O melhor custo x benefício das suas compras, 1ª Ed. São Paulo; 2018.
MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.
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O sistema de controle de mudanças no contrato define como a aquisição pode ser alterada caso necessário.
É composto de fluxo de trabalho para aprovação, documentos e seus respectivos modelos, alçadas e toda informação necessária para aprovar a mudança.
MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Aquisições: O melhor custo x benefício das suas compras, 1ª Ed. São Paulo; 2018.
MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.
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Algumas boas práticas em relação ao sistema de pagamento:
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As técnicas de avaliação de propostas definem o processo formal de revisão da avaliação conforme políticas de aquisição do comprador.
Uma dessas técnicas, é o uso de um comitê, o que proporciona qualidade e transparência na avaliação.
Uma das técnicas mais comuns é o uso de critérios eliminatórios e classificatórios:
Em caso de empate ou pontuação próximas, segue abaixo algumas das técnicas usadas para o desempate:
Quando temos aquisições complexas c/ muitos fornecedores, o processo, normalmente, envolve algumas etapas ou rodadas como as descritas a seguir:
MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Aquisições: O melhor custo x benefício das suas compras, 1ª Ed. São Paulo; 2018.
MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.
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| Eduardo Montes, PMPEste endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo. Fundador e PMO da https://escritoriodeprojetos.com.br que possui o melhor e mais completo conteúdo gratuito sobre gerenciamento de projetos do Brasil e apoia na capacitação de 70.000 usuários Mais de 300 projetos entregues somando R$19 bilhões em investimentos Especialista em Escritório de Projetos, Gestão de Portfólio de Projetos e na capacitação de Gerentes de Projetos PMP certificado desde 2005 quando iniciou sua atuação como PMO e implantou e gerenciou vários Escritórios de Projetos Mestrado em Administração de Empresas pela EAESP-FGV MBA Exchange pela University of North Carolina at Chapel Hill Bacharelado em Ciência da Computação pela UFSCar Minha missão é capacitar as pessoas e as empresas a terem sucesso em seus projetos. Saiba mais... Autor dos Livros da série escritoriodeprojetos.com.br:
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O tipo de contrato e seus termos e condições definem o grau de risco assumido pelo comprador e pelo fornecedor. Para decidir qual é o melhor tipo de contrato, você deve considerar como motivar o fornecedor e como garantir que o trabalho não seja abandonado antes de sua conclusão.
Normalmente, o tipo de contrato é definido por quem tem maior poder, na maioria das vezes, o contratante ou comprador.
O tipo de contrato preferido pelo comprador é o PFG - Preço Fixo Garantido, por implicar em um menor risco devido ao custo final do contratado já está definido na assinatura do contrato.
Lembre-se que você precisa ter uma boa justificativa para usar outro tipo de contrato. Abaixo descrevo os tipos de contrato e as principais vantagens de usá-los.
Principais Tipos de contratos
Preço fixo
Custos Reembolsáveis
Tempo e Material (T&M)
Contrato de Preço Fixo
Preço Fechado ou Preço Único acordado para o escopo do trabalho.
Mais usado quando o cliente consegue detalhar o escopo do trabalho.
Uma boa prática é amarrar os pagamentos intermediários as entregas do projeto.
Variações do Contrato de Preço Fixo:
Contrato de Custos Reembolsáveis
Este tipo de contrato oferece mais flexibilidade e menor risco para o fornecedor, pois, seus custos são todos reembolsados.
Mais usado quando:
Só usá-lo quando existir uma forte relação de confiança com fornecedor
Custo Mais Remuneração Fixa - CMRF
É uma das formas mais comuns de contrato de custo reembolsável
O comprador paga todos os custos para a realização do trabalho mais um valor fixado/acordado que será o lucro do fornecedor
Ex: Custo + Remuneração de $ 10.000
Custo Mais Remuneração de Incentivo - CMRI
O comprador paga todos os custos para a realização do trabalho mais um valor acordado por superar o desempenho esperado pelo comprador.
O incentivo serve para que os objetivos do fornecedor permaneçam alinhados com os do contratante.
Ex: Custo + Remuneração de $ 10.000 por mês de entrega antecipada
Tempo e material - T&M
Formado por Preço Fixo (R$ / unidade ou hora trabalhada)
Mais usado quando:
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Processos Gerenciamento das aquisições
Entradas e Saídas dos Processos do Guia PMBOK®
Ferramentas de Aquisições do Guia PMBOK®
Ferramentas de Gerenciamento de Projetos
Bibliografia recomendada