Gerenciamento das aquisições: O que é, objetivo e processos

Atualizado em 15/04/2023
Gestão das Aquisições
Aquisições, Áreas de conhecimento PMBOK, PMBOK, PMBOK6

O gerenciamento das aquisições do projeto é uma das áreas de conhecimento mais importantes dentro das organizações, principalmente, devido ao aumento constante da terceirização de serviços.

Direto ao ponto

1 O que é o gerenciamento das aquisições?

2 Qual é o objetivo do gerenciamento das aquisições?

3 Processos de gerenciamento das aquisições

3.1 Planejar o gerenciamento das aquisições

3.2 Conduzir as aquisições

3.3 Controlar as aquisições

4 Ferramentas de Gerenciamento das Aquisições

5 Modelos de Gerenciamento das aquisições

6 Exemplos de gerenciamento das aquisições

6.1 Saídas dos processos de aquisições com seus modelos e exemplos

6.2 Mudanças e Processos Gerenciamento das aquisições da 5ª Edição do Guia PMBOK®

As empresas precisam trabalhar no que elas fazem de melhor e deixar as demais áreas para empresas especializadas. Como afirmou sabiamente Tom Peters: “Do what you do best and outsource the rest.“

O que é o gerenciamento das aquisições?

Segundo o Guia PMBOK, o gerenciamento das aquisições do projeto inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto.

Qual é o objetivo do gerenciamento das aquisições?

O gerenciamento das aquisições tem como principais objetivos:

Decidir o que será feito e o que será adquirido;
Selecionar o melhor fornecedor para cada aquisição;
Monitorar as aquisições.

Seus principais envolvidos são:

Vendedor = fornecedor, contratada, subcontratada, prestador de serviços ou fornecedor.

Comprador = cliente, contratante, organização compradora, órgão governamental, solicitante do serviço.

Os processos de gerenciamento das aquisições são descritos da perspectiva do comprador.

Para descrever o que está sendo adquirido e os direitos e as obrigações do vendedor e do comprador é feito um acordo entre as duas partes, normalmente, um contrato. Saiba mais sobre contrato e seu ciclo de vida…

Processos de gerenciamento das aquisições

Planejar o gerenciamento das aquisições

Planejar o gerenciamento das aquisições é o primeiro processo das aquisições e descreverá como os demais processos irão ocorrer através do Plano de Gerenciamento das Aquisições.

É composto pelas seguintes etapas:

Definir o que fazer ou adquirir e gerar lista das aquisições do projeto
Especificar o produto/serviço
Estabelecer critérios de avaliação
Elaborar minuta do contrato
Preparar pedido (RFP, RFQ, RFI)
Solicitar Propostas
- Identificar lista dos fornecedores potenciais
- Revisar as partes interessadas (Comprador x Influência x Controle sobre as decisões);
- Divulgar pedido
Definir como os processos de aquisições serão executados, monitorados e encerrados e quem serão os responsáveis.

Abordagem 5W2H para documentar as decisões de compra

What?	O que adquirir?
Why?	Por que? (Análise de fazer ou comprar)
When?	Quando? (Início e Término do Contrato)
Where?	Onde?
Who?	Quem participa e como? (Matriz de Responsabilidade)
How?	Como? (Tipo de Contrato, Termos e Condições)
How much?	Quanto custará? (Tipo de Contrato, Incentivos)

O que adquirir?

Baseado na EAP

Um pacote de trabalho ou

Um conjunto de pacotes de trabalho com o objetivo de elaborar um único contrato
Recursos (materiais, equipamentos e pessoas) visando à entrega de pacotes de trabalho

Por que adquirir? Análise Make or buy

Quem participa das aquisições?

Aquisição Centralizada x Decentralizada

Tipo

Vantagens

Desvantagens

Centralizada

Padroniza

Forma especialistas

Compartilha recursos

Melhor controle

Descontos por volume

Ilha de conhecimento

Prioridade dada pelo setor de aquisições

Descentralizada

Maior conhecimento do que será adquirido

Prioridade dada pelo projeto

Não padronizado

Maior dificuldade no controle

Duplicidade de função

Tipo

Boas práticas

Centralizada

Estabelecer fluxo de informações com responsáveis para atender prioridades e requisitos técnicos e comerciais do projeto

Matriz de responsabilidade do processo de Aquisições

Descentralizada

Trabalhar para padronizar o processo e criar banco de dados de lições aprendidas e histórico de fornecedores

PMO pode ajudar com histórico e padronização

Exemplo-Matriz de Responsabilidade

Parte interessada	Responsabilidade
Comprador	Análise das atividades do processo de aquisição do projeto para atender as necessidades do projeto e as políticas e procedimentos de aquisição da empresa
GP	Certificar que a aquisição atenda aos requisitos do projeto (prazo, custo, qualidade). Mitigar riscos das contratações
Advogado	Assessorar juridicamente o GP no desenvolvimento dos documentos de aquisição
Setor técnico	Especificar produto a ser contratado de forma clara e objetiva Validar informações recebidas das propostas
Financeiro	Validar processo de liberação dos recursos financeiros

Fatores Críticos de Sucesso

Definição clara do que será comprado (SOW)

Restrições do projeto (prazo, custo, …)

Decisões de fazer ou comprar

Riscos envolvidos em cada decisão de fazer ou comprar
Documento de solicitação de aquisição com critérios claros e objetivos para seleção dos fornecedores

Revisão do tipo de contrato e clausulas contratuais para mitigar os riscos

Transparência do Processo de Seleção de Fornecedores

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições (Guia PMBOK® 6a Edição)

Entradas	Ferramentas	Saídas
Termo de abertura do projeto Documentos de negócio Plano de gerenciamento do projeto Documentos do projeto Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais	Opinião especializada Coleta de dados Análise de dados Análise para seleção de fontes Reuniões	Plano de gerenciamento das aquisições Estratégia da aquisição Documentos de licitação Especificação do trabalho das aquisições Critérios para Seleção de Fontes Decisões de fazer ou comprar Estimativas de custos independentes Solicitações de mudança Atualizações de documentos do projeto Atualizações de ativos de processos organizacionais

Conduzir as aquisições

Conduzir as aquisições dá continuidade ao processo planejar as aquisições.

Resumidamente, as principais etapas do processo planejar aquisições:

Decide-se quais pacotes de trabalho serão adquiridos externamente;
Especifica o item a ser adquirido através da declaração de trabalho;
Estabelece critérios de avaliação, requisitos contratuais e cria-se a solicitação da proposta (RFP);
Envia a RFP para os fornecedores qualificados.

Conduzir as aquisições inicia após o envio da RFP e tem como principais etapas:

Obter respostas das solicitações (RFP, RFQ, RFI)
- Use as Reuniões com licitantes para garantir que o fornecedor entenda corretamente sua necessidade
- Use a Publicidade para ampliar sua lista de fornecedores em potencial.
- Use a Pesquisa na internet principalmente para aquisição de produtos. Sites de comparação de preços ajudam a comprar pelo melhor preço com menor esforço.
- Saída: Propostas/Cotações Recebidas
Classificar as propostas / Selecionar fornecedores
- Use os Critérios para seleção de fontes para classificar as propostas
- Para aquisições mais complexas, Técnicas de avaliação de propostas, como a criação de um comitê de avaliação pode evitar uma seleção indevida.
- Para validar os valores das propostas, use estimativas independentes. Caso exista grandes diferenças, pode ter sido gerado por uma declaração de trabalho mal redigida e com ambiguidades.
- A Opinião especializada é muito usada para validar o conteúdo das propostas recebidas, principalmente, nas áreas que sua empresa conhece mesmo.
- Saída: Proposta Classificada / Fornecedor selecionado
Negociar e Redigir contrato
- Negociações das aquisições
- Opinião especializada
Assinar contrato/acordo
- Saída: Assinatura do contrato de aquisição

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 12.2 Conduzir as Aquisições (Guia PMBOK® 6a Edição)

Entradas	Ferramentas	Saídas
Plano de gerenciamento do projeto Documentos do projeto Documentação de aquisições Propostas dos fornecedores Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais	Opinião especializada Publicidade Reuniões com licitantes Análise de dados Habilidades interpessoais e de equipe	Fornecedores selecionados Acordos Solicitações de mudança Atualizações do plano de gerenciamento do projeto Atualizações de documentos do projeto Atualizações de ativos de processos organizacionais

Controlar as aquisições

Controlar as Aquisições (chamado de Administrar as Aquisições no Guia PMBOK® quarta edição) poderia também ser chamado de “Administrar ou Controlar os contratos”, já que o principal objetivo desse processo é assegurar que as partes atendam aos requisitos estabelecidos no contrato.

Nesse processo, o gerente de projeto é responsável por:

Gerenciar as relações de aquisição,
Monitorar o desempenho do contrato e
Fazer mudanças e correções conforme necessário.

Esse processo pode ser dividido em três grandes etapas conforme demonstrado na figura ao lado:

Preparar para controlar as aquisições
Kickoff Meeting pós assinatura do contrato
Pós Kickoff Meeting
- Execução
- Monitoramento

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 12.3 Controlar as Aquisições (Guia PMBOK® 6a Edição)

Entradas	Ferramentas	Saídas
Plano de gerenciamento do projeto Documentos do projeto Acordos Documentação de aquisições Solicitações de mudança aprovadas Dados de desempenho do trabalho Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais	Opinião especializada Administração de reivindicações Análise de dados Inspeção Auditorias	Aquisições encerradas Informações sobre o desempenho do trabalho Atualizações na Documentação de aquisições Solicitações de mudança Atualizações do plano de gerenciamento do projeto Atualizações de documentos do projeto Atualizações de ativos de processos organizacionais

Ferramentas de Gerenciamento das Aquisições

Abaixo disponibilizo para download algumas Ferramentas de Gerenciamento de Projetos para gerenciar suas aquisições:

Modelos de Gerenciamento das aquisições

Para planejar seu projeto é necessário obter informações exatas no tempo certo para tomar as melhores decisões. Para agilizar a coleta dessas informações e não esquecer nada importante, usa-se formulários organizados de forma lógica e integrada. Esses formulários, mais conhecidos pelo nome de modelos ou templates (termo em inglês), foram criados por mim e são aperfeiçoados de forma contínua desde 2005 quando criei meu primeiro Escritório de Projetos.

Abaixo disponibilizo para download modelos das saídas dos processos de gerenciamento das aquisições:

Cadastro de Fornecedores Qualificados.xlsx
Critérios para Seleção de Fontes.xlsx
Decisões de Comprar.xlsx
Declaração de Trabalho.docx
Informações para RFI.xlsx
Modelo de Contrato – PMBOK.docx
Modelo de Proposta.docx
Plano de gerenciamento das aquisicoes.docx
Relatório de encerramento do contrato.docx
RFI – Request for Information.docx
RFP.docx
RFQ.xlsx

Exemplos de gerenciamento das aquisições

Para facilitar seu entendimento sobre o que incluir nos modelos das saídas dos processos de gerenciamento das aquisições, disponibilizo alguns exemplos desses modelos usados em exemplos de projetos.

Saídas dos processos de aquisições com seus modelos e exemplos

Processo	Saída	Modelo	Exemplo
Planejar o gerenciamento das aquisições	Plano de gerenciamento das aquisições	Plano de gerenciamento das aquisicoes.docx	Plano de gerenciamento das aquisições da reforma da casa
	Especificação do trabalho das aquisições	Declaração de Trabalho.docx	Declaração de Trabalho.docx
	Documentos de aquisição	RFI – Request for Information.docx RFP – Request for Proposal.docx RFQ – Request for Quotation.xlsx Informações para RFI.xlsx	RFI.pdf RFP.docx RFQ.xlsx
	Critérios para seleção de fontes	Critérios para Seleção de Fontes.xlsx	Critérios para Seleção de Fontes
	Decisões de fazer ou comprar	Decisões de Comprar.	Decisões de Comprar da reforma da casa
Conduzir as aquisições	Fornecedores selecionados	Critérios para Seleção de Fontes.xlsx	Critérios para Seleção de Fontes
	Acordos	Modelo de Contrato – PMBOK.docx
Controlar as aquisições	Informações sobre o desempenho do trabalho	Status Report.docx	StatusReport.Capacitação em Projetos.xlsx

Mudanças e Processos Gerenciamento das aquisições da 5ª Edição do Guia PMBOK®

Foi removido o processo Encerrar as Aquisições da 5ª Edição. Os outros três processos foram mantidos como os mesmos nomes.

12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições: documentar as decisões de compras do projeto, especificando a abordagem e identificando fornecedores em potencial.
12.2 Conduzir as aquisições: obter as respostas dos fornecedores, selecionar um fornecedor e redigir o contrato.
12.3 Controlar as aquisições: gerenciar as relações de aquisição monitorando o desempenho do contrato e realizando as mudanças e correções conforme necessário.
12.4 Encerrar as aquisições: finalizar todas as aquisições do projeto

Referências Bibliográficas

MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Aquisições: O melhor custo x benefício das suas compras, 1ª Ed. São Paulo; 2018.

MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Quinta edição, Pennsylvania: PMI, 2013.

Áreas de Conhecimento em Gerenciamento de projetos

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Eduardo Montes

Ajudo pessoas e empresas a terem sucesso em projetos. Fundador da escritoriodeprojetos.com.br que possui o melhor e mais completo conteúdo gratuito sobre projetos do Brasil e apoia na capacitação de 70.000 usuários. Já entreguei 443 projetos, implantei 15 Escritórios de Projetos e ministrei 124 cursos sobre gestão de projetos. Especialista em Gestão de Projetos, Scrum, Escritório de Projetos, Gestão de Portfólio de Projetos e na capacitação de Gerentes de Projetos. Certificado PMP desde 2005 & PSM I pelo Scrum.org. Mestrado em Administração de Empresas pela EAESP-FGV. MBA Exchange pela University of North Carolina at Chapel Hill. Bacharelado em Ciência da Computação pela UFSCar.