O gerenciamento das aquisições do projeto é uma das áreas de conhecimento mais importantes dentro das organizações, principalmente, devido ao aumento constante da terceirização de serviços.

As empresas precisam trabalhar no que elas fazem de melhor e deixar as demais áreas para empresas especializadas. Como afirmou sabiamente Tom Peters: "Do what you do best and outsource the rest."

O que é o gerenciamento das aquisições?

Segundo o Guia PMBOK, o gerenciamento das aquisições do projeto inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto.

Qual é o objetivo do gerenciamento das aquisições?

O gerenciamento das aquisições tem como principais objetivos:

  • Decidir o que será feito e o que será adquirido;
  • Selecionar o melhor fornecedor para cada aquisição;
  • Monitorar as aquisições.

Seus principais envolvidos são:

  • Vendedor = fornecedor, contratada, subcontratada, prestador de serviços ou fornecedor.
  • Comprador = cliente, contratante, organização compradora, órgão governamental, solicitante do serviço.

Os processos de gerenciamento das aquisições são descritos da perspectiva do comprador.

Para descrever o que está sendo adquirido e os direitos e as obrigações do vendedor e do comprador é feito um acordo entre as duas partes, normalmente, um contrato. Saiba mais sobre contrato e seu ciclo de vida...

 

Processos de gerenciamento das aquisições

Processos de Gerenciamento das Aquisições do Guia PMBOK 6a Edição

Planejar o gerenciamento das aquisições

Planejar o gerenciamento das aquisições é o primeiro processo das aquisições e descreverá como os demais processos irão ocorrer através do Plano de Gerenciamento das Aquisições.

É composto pelas seguintes etapas:

  • Definir o que fazer ou adquirir e gerar lista das aquisições do projeto
  • Especificar o produto/serviço
  • Estabelecer critérios de avaliação
  • Elaborar minuta do contrato
  • Preparar pedido (RFP, RFQ, RFI)
  • Solicitar Propostas
    • Identificar lista dos fornecedores potenciais
    • Revisar as partes interessadas (Comprador x Influência x Controle sobre as decisões);
    • Divulgar pedido
  • Definir como os processos de aquisições serão executados, monitorados e encerrados e quem serão os responsáveis.

 

Abordagem 5W2H para documentar as decisões de compra

What?

O que adquirir?

Why?

Por que? (Análise de fazer ou comprar)

When?

Quando? (Início e Término do Contrato)

Where?

Onde?

Who?

Quem participa e como? (Matriz de Responsabilidade)

How?

Como? (Tipo de Contrato, Termos e Condições)

How much?

Quanto custará? (Tipo de Contrato, Incentivos)

 

O que adquirir?

Baseado na EAP

  • Um pacote de trabalho ou
  • Um conjunto de pacotes de trabalho com o objetivo de elaborar um único contrato
  • Recursos (materiais, equipamentos e pessoas) visando à entrega de pacotes de trabalho

 

Por que adquirir? Análise Make or buy

 

Quem participa das aquisições?

Aquisição Centralizada x Decentralizada

Tipo

Vantagens

Desvantagens

Centralizada

Padroniza

Forma especialistas

Compartilha recursos

Melhor controle

Descontos por volume

Ilha de conhecimento

Prioridade dada pelo setor de aquisições

Descentralizada

Maior conhecimento do que será adquirido

Prioridade dada pelo projeto

Não padronizado

Maior dificuldade no controle

Duplicidade de função

 

Tipo

Boas práticas

Centralizada

Estabelecer fluxo de informações com responsáveis para atender prioridades e requisitos técnicos e comerciais do projeto

Matriz de responsabilidade do processo de Aquisições

Descentralizada

Trabalhar para padronizar o processo e criar banco de dados de lições aprendidas e histórico de fornecedores

PMO pode ajudar com histórico e padronização

 

 

Exemplo-Matriz de Responsabilidade

Parte interessada

Responsabilidade

Comprador

Análise das atividades do processo de aquisição do projeto para atender as necessidades do projeto e as políticas e procedimentos de aquisição da empresa

GP

Certificar que a aquisição atenda aos requisitos do projeto (prazo, custo, qualidade).

Mitigar riscos das contratações

Advogado

Assessorar juridicamente o GP no desenvolvimento dos documentos de aquisição

Setor técnico

Especificar produto a ser contratado de forma clara e objetiva

Validar informações recebidas das propostas

Financeiro

Validar processo de liberação dos recursos financeiros

 

 

Fatores Críticos de Sucesso

  • Definição clara do que será comprado (SOW)
  • Restrições do projeto (prazo, custo, ...)
  • Decisões de fazer ou comprar
  • Riscos envolvidos em cada decisão de fazer ou comprar
  • Documento de solicitação de aquisição com critérios claros e objetivos para seleção dos fornecedores
  • Revisão do tipo de contrato e clausulas contratuais para mitigar os riscos
  • Transparência do Processo de Seleção de Fornecedores

 

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições (Guia PMBOK® 6a Edição)

Entradas

Ferramentas

Saídas

 

Conduzir as aquisições

Conduzir as aquisições dá continuidade ao processo planejar as aquisições.

Resumidamente, as principais etapas do processo planejar aquisições:

  • Decide-se quais pacotes de trabalho serão adquiridos externamente;
  • Especifica o item a ser adquirido através da declaração de trabalho;
  • Estabelece critérios de avaliação, requisitos contratuais e cria-se a solicitação da proposta (RFP);
  • Envia a RFP para os fornecedores qualificados.

 

Conduzir as aquisições inicia após o envio da RFP e tem como principais etapas:

  • Obter respostas das solicitações (RFP, RFQ, RFI)
    • Use as Reuniões com licitantes para garantir que o fornecedor entenda corretamente sua necessidade
    • Use a Publicidade para ampliar sua lista de fornecedores em potencial.
    • Use a Pesquisa na internet principalmente para aquisição de produtos. Sites de comparação de preços ajudam a comprar pelo melhor preço com menor esforço.
    • Saída: Propostas/Cotações Recebidas
  • Classificar as propostas / Selecionar fornecedores
    • Use os Critérios para seleção de fontes para classificar as propostas
    • Para aquisições mais complexas, Técnicas de avaliação de propostas, como a criação de um comitê de avaliação pode evitar uma seleção indevida.
    • Para validar os valores das propostas, use estimativas independentes. Caso exista grandes diferenças, pode ter sido gerado por uma declaração de trabalho mal redigida e com ambiguidades.
    • A Opinião especializada é muito usada para validar o conteúdo das propostas recebidas, principalmente, nas áreas que sua empresa conhece mesmo.
    • Saída: Proposta Classificada / Fornecedor selecionado
  • Negociar e Redigir contrato
    • Negociações das aquisições
    • Opinião especializada
  • Assinar contrato/acordo
    • Saída: Assinatura do contrato de aquisição

 

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 12.2 Conduzir as Aquisições (Guia PMBOK® 6a Edição) 

Entradas

Ferramentas

Saídas

 

Controlar as aquisições

Controlar as Aquisições (chamado de Administrar as Aquisições no Guia PMBOK® quarta edição) poderia também ser chamado de "Administrar ou Controlar os contratos", já que o principal objetivo desse processo é assegurar que as partes atendam aos requisitos estabelecidos no contrato.

Nesse processo, o gerente de projeto é responsável por:

  • Gerenciar as relações de aquisição,
  • Monitorar o desempenho do contrato e
  • Fazer mudanças e correções conforme necessário.

 

Esse processo pode ser dividido em três grandes etapas conforme demonstrado na figura ao lado:

  • Preparar para controlar as aquisições
  • Kickoff Meeting pós assinatura do contrato
  • Pós Kickoff Meeting
    • Execução
    • Monitoramento 

 

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 12.3 Controlar as Aquisições (Guia PMBOK® 6a Edição)

Entradas

Ferramentas

Saídas

 

 

Ferramentas de Gerenciamento das Aquisições

Abaixo disponibilizo para download algumas Ferramentas de Gerenciamento de Projetos para gerenciar suas aquisições:

 

Modelos de Gerenciamento das aquisições

Para planejar seu projeto é necessário obter informações exatas no tempo certo para tomar as melhores decisões. Para agilizar a coleta dessas informações e não esquecer nada importante, usa-se formulários organizados de forma lógica e integrada. Esses formulários, mais conhecidos pelo nome de modelos ou templates (termo em inglês), foram criados por mim e são aperfeiçoados de forma contínua desde 2005 quando criei meu primeiro Escritório de Projetos.

Abaixo disponibilizo para download modelos das saídas dos processos de gerenciamento das aquisições:

 

 

Exemplos de gerenciamento das aquisições

Para facilitar seu entendimento sobre o que incluir nos modelos das saídas dos processos de gerenciamento das aquisições, disponibilizo alguns exemplos desses modelos usados em exemplos de projetos.

 

Saídas dos processos de aquisições com seus modelos e exemplos

Processo

Saída

Modelo

Exemplo

Planejar o gerenciamento das aquisições

Plano de gerenciamento das aquisições

Plano de gerenciamento das aquisicoes.docx

Plano de gerenciamento das aquisições da reforma da casa

 

Especificação do trabalho das aquisições

Declaração de Trabalho.docx

Declaração de Trabalho.docx

 

Documentos de aquisição

RFI - Request for Information.docx

RFP - Request for Proposal.docx

RFQ - Request for Quotation.xlsx

Informações para RFI.xlsx

RFI.pdf

RFP.docx

RFQ.xlsx

 

Critérios para seleção de fontes

Critérios para Seleção de Fontes.xlsx

Critérios para Seleção de Fontes

 

Decisões de fazer ou comprar

Decisões de Comprar.

Decisões de Comprar da reforma da casa

Conduzir as aquisições

Fornecedores selecionados

Critérios para Seleção de Fontes.xlsx

Critérios para Seleção de Fontes

 

Acordos

Modelo de Contrato - PMBOK.docx

 

Controlar as aquisições

Informações sobre o desempenho do trabalho

Status Report.docx

StatusReport.Capacitação em Projetos.xlsx

 

 

Mudanças e Processos Gerenciamento das aquisições da 5ª Edição do Guia PMBOK®

Foi removido o processo Encerrar as Aquisições da 5ª Edição. Os outros três processos foram mantidos como os mesmos nomes. 

 

Referências Bibliográficas

MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Aquisições: O melhor custo x benefício das suas compras, 1ª Ed. São Paulo; 2018.

MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Quinta edição, Pennsylvania: PMI, 2013.

 

 

 

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