O que é o gerenciamento das partes interessadas?

O gerenciamento das partes interessadas é a área de conhecimento responsável por engajar as partes interessadas. Para isso é necessário identificá-las, classificá-las, priorizá-las e desenvolver estratégias para quebrar suas resistências e aumentar seu engajamento, além de executar essas estratégias e monitorar as partes interessadas de modo a garantir seu engajamento em todo o projeto.

Quem são as Partes interessadas?

Segundo Montes & Patz (2017), as partes interessadas (também conhecidas pelo termo inglês, stakeholders) são os indivíduos e as organizações envolvidos no projeto, ou seja, quem têm algum tipo de interesse por ele. Podem ser positivamente ou negativamente afetados com a sua execução e podem influenciar o projeto e/ou seu resultado. O projeto irá atender necessidades das partes interessadas e elas, por sua vez, são responsáveis por desempenhar o papel acordado para atender o objetivo do projeto.

Por exemplo, os integrantes da equipe contratada para trabalhar no seu projeto. Eles receberão uma remuneração pelos serviços prestados e, portanto, serão beneficiados, podem ter outros interesses como aprendizado, carreira e atender necessidades pessoais de estabilidade financeira. Em contrapartida, a sua motivação afetará a qualidade dos serviços prestados que impactará diretamente nos resultados do projeto. O Gestor Funcional de uma área de negócios pode ser beneficiado com o projeto pela redução de retrabalho, por permitir que sua equipe desenvolva outras atividades, pode ter uma possibilidade de melhoria na carreira na empresa, outros podem perceber esta mesma redução de trabalho como possível perda de poder, cada qual irá atuar no projeto de acordo com o nível de impacto que perceber e exercerá seu poder e influência a favor ou contra o projeto na medida desta percepção.

De forma geral, as partes interessadas mais importantes do projeto são:

• Clientes do projeto: o projeto atenderá suas necessidades; os produtos e serviços feitos no projeto são construídos para atender as necessidades dos clientes. Portanto, entendê-las é fundamental para o sucesso do projeto. Podemos classificar os clientes em diferentes posições:
  • Área de Negócio que está demandando o projeto e, portanto, definindo e aprovando seus requisitos;
  • Usuários finais que irão trabalhar com o produto do projeto e fazem parte da operacionalização do resultado;
  • Clientes da empresa que irão se beneficiar com novas funcionalidades ou soluções disponíveis;
  • Comunidade de modo geral, não podemos deixar de considerar que no mundo conectado em que vivemos a imagem da empresa e dos seus produtos deve ser cuidada e preservada;
• Patrocinador: quem está financiando o projeto. Pode ser uma ou mais pessoas físicas ou jurídicas (empresas). Ele é importante por viabilizar seu projeto com os recursos financeiros, porém, deve-se ressaltar que seu projeto deve atender as necessidades dos seus clientes através dos produtos e/ou serviços que ele gera. O papel do patrocinador ativo vai além de financiar o projeto; ele envolve-se em todas as decisões relevantes para que o projeto atinja seus objetivos estratégicos;
• Gerente de projeto: quem faz a gestão e orquestra todas as partes interessadas de modo a alcançar os objetivos do projeto;
• Equipe do Projeto: todos os responsáveis por atividades precisam estar motivados e alinhados com os objetivos do projeto. A equipe do projeto também tem ramificações:
  • Dedicação total, núcleo permanente: são aqueles que irão participar do início ao fim do projeto;
  • Dedicação parcial: envolvidos em fases do projeto;
  • Participantes fixos de diversas áreas de acordo com a natureza e complexidade de seu projeto;
• Fornecedores internos e externos, que irão interagir com o produto do projeto;
• Outras, como o PMO, gerente responsável pelo Escritório de Projetos.

As partes interessadas muitas vezes têm mais de uma função e o gerente do projeto deve identificar isso e tratá-las de forma distinta. Por exemplo, o patrocinador pode também ser cliente, e você, como gerente do projeto, deve atender suas necessidades como cliente e como patrocinador de modo a manter as partes interessadas engajadas.

Para obter mais detalhes sobre as Partes interessadas, quais são as partes interessadas mais críticas e seus interesses mais comuns, recomendo a leitura completa do artigo Partes interessadas.

Processos de gerenciamento das partes interessadas

Identificar as partes interessadas

Segundo o Guia PMBOK®, Identificar as partes interessadas é o processo de identificação de todas as pessoas ou organizações que podem ser afetadas pelo projeto e documentação das informações relevantes relacionadas aos seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do projeto.

Esse talvez seja o processo mais crítico do gerenciamento do projeto, pois, descobrir as partes interessadas e escutá-las de forma efetiva no início, trará um maior comprometimento, maior clareza de requisitos e objetivos e consequentemente, menos mudanças no decorrer do projeto.
O GP deve conectar as partes interessadas maximizando as influências positivas e minimizando as resistências, o que implicará em uma maior probabilidade de aceitação das entregas.

Importante ressaltar que as atividades de identificação, análise e documentação devem ocorrer durante todo o projeto e não só no seu início. Da mesma forma que ocorrem mudanças no projeto, acontecem mudanças nas partes interessadas dentro e fora da organização. No meio do projeto, novas pessoas são contratadas, outras são desligadas, outras mudam de cargo, de responsabilidade e consequentemente de interesses e envolvimento.

Além disso, um levantamento mal feito pode ignorar pessoas importantes para o projeto, gerando várias solicitações de mudanças de escopo e grande resistência por parte de quem não foi lembrado.

Outro ponto muito importante é priorizar as partes interessadas através de um modelo como a combinação de duas ou mais variáveis (Vide Análise de partes interessadas).

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 13.1 Identificar as partes interessadas (Guia PMBOK® Sexta Edição)

Veja também

Fundamentos: Partes interessadas

Exemplos de Projetos: Registro das partes interessadas da reforma da casa

Modelos: Registro das partes interessadas.xlsx

Planejar o engajamento das partes interessadas

Planejar o engajamento das partes interessadas tem como objetivo desenvolver estratégias para quebrar as resistências das partes interessadas e garantir seu engajamento no projeto.

Tabela Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 13.2 Planejar o engajamento das partes interessadas (Guia PMBOK®)

A questão chave desse processo é identificar a estratégia adequada para quebrar a resistência das partes interessadas mais importantes para o projeto.

O tipo de estratégia varia de acordo com:

• Fatores ambientais da empresa. Por exemplo, em uma organização cuja cultura é muito competitiva e cujo bônus seja muito grande, um fator de motivação sempre muito relevantes são as metas (indicadores) que afetam o bônus de cada parte interessada.
• Característica da parte interessada. Por exemplo, uma pessoa melindrosa se ofende facilmente, então deve se tomar cuidado adicional, pois, uma estratégia mal adotada, pode não ser revertida.
• Expectativas. Atender as expectativas da parte interessada em relação ao projeto, normalmente, é uma estratégia muito eficaz, porém, algumas vezes a parte interessada tem uma baixa (ou nenhuma) expectativa em relação ao projeto e outras vezes não é possível atender suas expectativas.

Concluindo, classifique e priorize as partes interessadas e desenvolva estratégias de forma a quebrar as resistências e garantir o engajamento das partes interessadas mais estratégicas do seu projeto.

Gerenciar o engajamento das partes interessadas

Segundo o Guia PMBOK®, Gerenciar o engajamento das partes interessadas é o processo de comunicação e interação com as partes interessadas para atender às suas necessidades e solucionar as questões à medida que ocorrerem.

Para solucionar as questões e problemas à medida que ocorrem, deve se determinar previamente mecanismos e procedimentos para agilizar sua solução e reduzir os conflitos. Alguns exemplos abaixo:

• Um plano de escalonamento bem definido e aprovado no planejamento agiliza a tomada de decisão e a resolução dos problemas.
• Abaixo procedimento usado na Metodologia PMO que deve ser adaptado a sua realidade:
  • Membros da equipe do projeto informam o gerente de projeto dos problemas do projeto;
  • Gerente de Projeto deve entender e descrever o problema, identificar alternativas para resolvê-lo com a equipe do projeto;
  • Definir a melhor alternativa a ser adotada com os responsáveis pela decisão detalhando ações requeridas, responsável e data prevista para cada ação;
  • Comunicar os responsáveis e acompanhar a resolução do problema.
  • Todos os problemas necessitam ser revistos periodicamente.
  • Gerente de Projeto é responsável por armazenar todos os problemas e seu histórico em um Log de Problemas.
  • Quando o problema for resolvido e verificado, o Gerente de projeto registra quando o problema foi resolvido e fecha o problema.

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 13.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas (Guia PMBOK® Sexta Edição)

Monitorar o engajamento das partes interessadas

Monitorar o engajamento das partes interessadas visa monitorar os relacionamentos entre as partes interessadas e ajustar as estratégias para engajar as partes interessadas reduzindo resistências e aumentando o suporte ao projeto.

O principal benefício desse processo é a manutenção ou aumento da eficiência e eficácia das atividades de engajamento das partes interessadas à medida que o projeto se desenvolve e o seu ambiente muda.

Os relacionamentos entre as partes interessadas devem ser constantemente monitorados, pois:

• As expectativas e as percepções mudam ao longo do projeto;
• O envolvimento do usuário e o suporte da alta administração são apontados como os principais fatores de sucesso de um projeto;
• Atender as novas expectativas implica em maior aceitação;
• Adaptar-se agilmente às mudanças implica em menores problemas e um maior engajamento.

Tabela 8 Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 13.4 Monitorar o engajamento das partes interessadas (Guia PMBOK®)

Ferramentas de Gerenciamento das partes interessadas

Principais ferramentas usadas para gerenciar as partes interessadas:

• Análise de dados

• • Análise de partes interessadas
  • Análise de documentos

• Coleta de dados

• • Questionários e pesquisas
  • Brainstorming
  • Benchmarking

• Habilidades de Comunicação

• • Métodos de comunicação
  • Sistemas de gerenciamento da informação

• Habilidades interpessoaise de equipe

• • Habilidades interpessoais
  • Habilidades de gerenciamento
• Opinião Especializada
• Representação de dados
• Regras básicas
• Reuniões
• Tomada de decisão

• • Técnicas de tomada de decisão em grupo

Modelos de Gerenciamento das partes interessadas

Modelos das principais saídas dos processos de gerenciamento das partes interessadas para download:

• Plano de gerenciamento das partes interessadas.docx
• Registro e Plano de gerenciamento das partes interessadas.xlsx
• Registro das partes interessadas.xlsx
• Registro das partes interessadas versão 4 variaveis.xlsx
• Registro das questoes.xlsx
• IssuesLog.xlsx
• Issues Log.docx: para detalhar cada questão, suas alternativas avaliadas e a forma como ela foi resolvida.

Exemplos de gerenciamento das partes interessadas

Exemplos das principais saídas dos processos de gerenciamento das partes interessadas para download:

• Registro das partes interessadas vGenerica.xlsx
• Registro das partes interessadas da reforma da casa
• Registro das partes interessadas do projeto negócio próprio
• Registro das partes interessadas vExemplo-Plano de Comunicacao.xlsx
• Plano de gerenciamento das partes interessadas vExemplo
• Plano de gerenciamento das partes interessadas da reforma da casa
• Plano de gerenciamento das partes interessadas do projeto negócio próprio
• Registro das questões da reforma da casa Aba Issues

Saídas dos processos de gerenciamento das partes interessadas com seus modelos e exemplos

Referências Bibliográficas

MONTES, Eduardo; PATZ, Fatima. Gerenciamento das partes interessadas: Como engajar as pessoas em seus projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017

MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.

Saiba mais Gestão das partes interessadas

Fundamentos das partes interessadas

Gerenciamento das partes interessadas

• Identificar as partes interessadas
• Planejar o engajamento das partes interessadas
• Gerenciar o engajamento das partes interessadas
• Monitorar o engajamento das partes interessadas

Entradas e Saídas dos Processos do Guia PMBOK®

• Registro das partes interessadas
• Plano de engajamento das partes interessadas
• Registro das questões

Verifique nas entradas seus Modelos/Templates e exemplos

Ferramentas para gerenciar as partes interessadas

• Análise de partes interessadas
• Habilidades interpessoais
• Habilidades de gerenciamento
• Métodos de comunicação
• Sistemas de gerenciamento da informação

Metodologia aderente ao PMBOK

• Identificar as partes interessadas
• Planejar as comunicações
• Gerenciar as partes interessadas
• Gerenciar a comunicação
• Status Report
• Outros documentos de comunicação

Artigos sobre gerenciamento das partes interessadas

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Áreas de Conhecimento em Gerenciamento de projetos

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