Existem várias sistemas e ferramentas usadas para o gerenciamento da informação em projetos.

Vale destacar algumas mais usadas:

• Distribuição de documentos impressos:
  • Sistemas manuais de arquivamento;
  • Comunicados de imprensa;
  • Digitalizar e compartilhar via bancos de dados eletrônicos.
• Ferramentas de conferência e comunicação:
  • E-mail, fax, correio de voz, telefone, videoconferência, reunião pela Internet, websites e publicação na web.
• Ferramentas de gerenciamento de projetos:
  • Interface web para gerenciar projetos e elaboração de cronogramas;
  • Pacotes de software de apoio a reuniões e escritórios virtuais;
  • Portais e ferramentas colaborativas de gerenciamento de trabalho.
• Sistemas de distribuição de informações:
  • Ferramenta para o GP coletar, armazenar e distribuir informações sobre custo, prazo e desempenho do projeto;
  • Software de GP consolida relatórios de diversos sistemas e facilitam a distribuição dos relatórios;
  • Formatos comuns: tabelas, análise de planilhas e apresentações;
  • Recursos gráficos para criar representações visuais das informações de desempenho do projeto.

O Sistema de gerenciamento das informações ideal pode ser desde uma solução simples e barata como um servidor de arquivos com planilhas, documentos e cronogramas, até uma solução robusta e complexa voltada para as corporações.

Selecionar o melhor sistema para gerenciar as informações em seus projetos depende de vários fatores, como:

• Infraestrutura atual: avaliar o que já existe na empresa de modo a economizar em custos de aquisição, implantação e até treinamento;
• Necessidade de informações: quais são os requisitos de comunicação das suas partes interessadas mais críticas;
• Esforço empreendido para tratá-las: qual é o tempo gasto para gerar, coletar, distribuir, armazenar e até descartar essas informações;
• Perdas relacionadas a informações geradas de forma errada ou com atraso: A falta da informação exata na hora certa pode gerar grandes perdas de difícil mensuração, como perda de um cliente, desgaste político, etc.

Busco sempre privilegiar a infraestrutura atual, e uma das soluções que tenho usado bastante em empresas de médio porte, é usar uma solução de armazenamento nas nuvens (Já trabalhei com o Google drive e o Dropbox) estruturando os documentos de acordo com o padrão da metodologia integrando o Microsoft Project, o Excel e o Powerpoint para gerar os Status Report de forma automática, além de distribuir as informações e atualizar as atividades de cada membro da equipe através da integração com o e-mail e o calendário do Google (Gmail) e da Microsoft (Outlook). Saiba mais sobre a solução que adoto em Gestão de Portfólio de Projetos.