Gerenciamento do cronograma: O que é, objetivo e como fazer

O que é o gerenciamento do cronograma?

O gerenciamento do cronograma inclui os processos necessários para gerenciar o término pontual do projeto (PMI, 2017, p.173). Aprenda como gerenciar seu cronograma com exemplos e modelos para baixar gratuitamente.

Qual é o objetivo do Gerenciamento do cronograma?

O principal objetivo do gerenciamento do cronograma é cumprir o prazo do projeto. Desta forma, é necessário saber como definir as atividades necessárias para o seu projeto com sua duração e seus recursos, organizá-las, priorizá-las e cumpri-las dentro do prazo esperado.

Para atender esse objetivo, nesse artigo será detalhado os seguintes tópicos:

• Fundamentos de gerenciamento do cronograma
• Processos de gerenciamento do cronograma
  • Planejar o gerenciamento do cronograma
  • Definir as atividades
  • Sequenciar as atividades
  • Estimar as durações das atividades
  • Desenvolver o cronograma
  • Controlar o cronograma
• Ferramentas de gerenciamento do cronograma
• Modelos de gerenciamento do cronograma
• Exemplos de gerenciamento do cronograma
• Saídas dos processos de gerenciamento do cronograma

Fundamentos de gerenciamento do cronograma

Para entender melhor o gerenciamento do cronograma, é importante que os conceitos sobre escopo estejam bem claros.

Clique aqui para entender o que é o escopo (o que será feito no projeto).

Clique aqui para entender como o escopo será organizado através da Estrutura Analítica do Projeto (EAP).

Abaixo os principais conceitos fundamentais para o entendimento dos processos de gerenciamento do cronograma do projeto (extraídos e adaptados do glossário do Guia PMBOK®):

Atividade é um componente de trabalho realizado durante a execução de um projeto. Cada pacote de trabalho é decomposto em várias atividades.

Recursos são recursos humanos (disciplinas específicas, individualmente ou em grupos ou equipes), equipamentos, serviços, suprimentos, commodities, materiais, orçamentos ou fundos. Cada atividade necessita de vários recursos para ser executada.

Duração é o número total de períodos de trabalho (sem incluir feriados ou outros períodos de descanso) necessários para terminar uma atividade do cronograma ou um componente da estrutura analítica do projeto. Normalmente expressa em dias ou semanas de trabalho. Às vezes, é incorretamente equiparada ao tempo decorrido. Cada atividade tem uma duração.

Estimativa é uma avaliação da quantidade ou resultado provável. Para calcular a duração de um projeto, é necessário estimar a duração de cada atividade do projeto.

Até a quinta edição do Guia PMBOK, o gerenciamento do cronograma era chamado Gerenciamento do tempo. A mudança vem enfatizar a importância do cronograma na gestão do tempo do projeto. A seguir algumas frases populares com um pouco de humor e exagero de autores desconhecidos para refletirmos em relação ao cronograma e ao tempo do projeto:

• “O projeto chega rapidamente em 90%, depois, ele se mantém em 90% para sempre.”
• “O mesmo trabalho debaixo das mesmas condições será estimado diferentemente por dez diferentes estimadores ou por um único estimador em dez vezes diferentes.”
• “Leva nove meses para uma mulher gerar um bebê, mas, não se pode gerar um bebê em um mês engravidando nove mulheres.”

E você, concorda com as frases acima? Conhece alguma interessante para incluirmos nessa relação? Deixe seu comentário no final do artigo.

Processos de Gerenciamento do cronograma

Planejar o gerenciamento do cronograma

Planejar o gerenciamento do cronograma estabelece as políticas, procedimentos e documentação para planejar, desenvolver, gerenciar, executar e controlar o cronograma do projeto.

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 6.1 Planejar o gerenciamento do cronograma (Guia PMBOK® 6a edicao)

Definir as atividades

Segundo o Guia PMBOK®, Definir as atividades é o processo de identificação das ações específicas a serem realizadas para produzir as entregas do projeto.

Para isso, a entrada principal a ser considerada são os pacotes de trabalho, nível mais baixo da EAP (Estrutura analítica do projeto). Cada pacote de trabalho é decomposto nas atividades necessárias para concluí-lo.

Para definir a EAP com seus pacotes de trabalho é necessário executar pelo menos três processos de outras áreas de conhecimento, porém, pré-requisitos na geração do cronograma:

4.1 Desenvolver o termo de abertura do projeto
5.3 Definir o escopo
5.4 Criar a EAP

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 6.2 Definir atividades (Guia PMBOK®)

Das ferramentas adotadas, destaco:

• Planejamento em ondas sucessivas quando você não tem detalhamento suficiente do que será feito em algum dos componentes da EAP, ou o nível de incerteza e de probabilidade de mudanças é elevado.
• A Decomposição é a divisão de um componente maior em componentes menores, fundamental, para decompor cada componente da EAP em uma lista de atividades.

Veja abaixo um exemplo de uma EAP e a decomposição de dois pacotes de trabalho.

Modelos e exemplos das saídas do processo

Sequenciar as atividades

Sequenciar as Atividades tem como objetivo, identificar e documentar as relações de dependência entre as atividades.
Recomenda-se o uso de um software de gerenciamento de cronogramas para sequenciar as atividades.

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 6.3 Sequenciar as atividades (Guia PMBOK® 6a Edição)

Modelos e exemplos das saídas do processo

Estimar as durações das atividades

Estimar a duração da atividade é estimar a quantidade de períodos de trabalho necessários para completar cada atividade considerando os recursos estimados no processo Estimar os Recursos das Atividades.

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 6.4 Estimar as durações das atividades (Guia PMBOK® 6a Edição)

Modelos e exemplos das saídas do processo

Desenvolver o Cronograma

Desenvolver o Cronograma envolve analisar a sequência das atividades, sua duração, seus requerimentos de recursos e suas restrições para criar o cronograma do projeto e determinar as datas de início e término de cada atividade. É um processo interativo que consolida os processos:

• Definir as atividades
• Sequenciar as atividades
• Estimar os recursos das atividades
• Estimar as durações das atividades

Adicionalmente, aos quatro processos acima, é necessário incluir as restrições do cronograma, que  interferem no cálculo da duração da atividade. Elas podem ser divididas em:

• Deadline: Data indicativa do término de uma atividade, não restringe seu planejamento
• Tipo de restrição: ASAP, ALAP, FNET, SNET, FNLT, SNLT, MFO, MSO.
• Calendário da atividade: dias úteis para a atividade específica.
• Calendário do recurso: dias úteis para o recurso específico usado na atividade.
• Calendário do projeto: dias úteis para o projeto.

Veja mais detalhes de como montar o cronograma no Cronograma do projeto.

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 6.5 Desenvolver o cronograma (Guia PMBOK® 6a Edição)

Controlar o Cronograma

Controlar o cronograma é atualizar o progresso do projeto, monitorar as variações entre o real com o planejado (linha de base) e gerenciar as mudanças ocorridas.

Quando o gerente do projeto verificar desvios entre o real e o planejado, ele deve procurar identificar a causa do desvio e tomar as ações corretivas e preventivas necessárias.

Algumas das causas mais comuns dos desvios:

• Atraso na obtenção das aprovações necessárias;
• Estimativas malfeitas, muitas vezes, devido à pressão das partes interessadas;
• Recurso da equipe do projeto desmotivado ou sem a capacitação adequada.

Para reduzir os desvios é necessário fazer um bom levantamento dos riscos do projeto no planejamento e revisitá-los sempre que houver mudanças ou aumento na ocorrência dos desvios.

Quando verificado que não é mais possível cumprir o planejado (linha de base), é necessário informar as partes interessadas e repactuar novos prazos.

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 6.6 Controlar o cronograma (Guia PMBOK® 6a Edição)

Ferramentas de Gerenciamento do cronograma

Principais ferramentas usadas para gerenciar o cronograma em ordem alfabética:

• Análise de dados
• Análise de rede do cronograma
• Antecipações e esperas
• Compressão de cronograma
• Decomposição
• Estimativa análoga
• Estimativa bottom-up
• Estimativa paramétrica
• Estimativas de três pontos
• Integração e determinação de dependências
• Método do caminho crítico
• Método do diagrama de precedência
• Opinião especializada
• Otimização de recursos
• Planejamento ágil de grandes entregas
• Planejamento em ondas sucessivas
• Reuniões
• Sistema de informações do gerenciamento de projetos
• Tomada de decisão

Clique aqui para conhecer mais detalhes das Ferramentas de Tempo do Guia PMBOK.

Modelos de Gerenciamento do cronograma

Para planejar seu projeto é necessário obter informações exatas no tempo certo para tomar as melhores decisões. Para agilizar a coleta dessas informações e não esquecer nada importante, usa-se formulários organizados de forma lógica e integrada. Esses formulários, mais conhecidos pelo nome de modelos ou templates (termo em inglês), foram criados por mim e são aperfeiçoados de forma contínua desde 2005 quando criei meu primeiro Escritório de Projetos.

Abaixo disponibilizo os modelos das saídas dos processos de gerenciamento do cronograma do projeto para download:

• Atributos das atividades.xlsx
• Base das estimativas.docx
• Estimativas de Duracao
• Cronograma do Projeto vGuia PMBOK.mpp
• Cronograma do Projeto vMetodologia PMO.mpp
• Cronograma do Projeto.mpp
• Cronograma.xlsx
• Lista das Atividades.docx
• Plano de gerenciamento do cronograma.docx
• Registro das Atividades.xlsx

Exemplos de Gerenciamento do Cronograma

Para facilitar seu entendimento sobre o que incluir nos modelos das saídas dos processos de gerenciamento do cronograma, disponibilizo alguns exemplos desses modelos usados em exemplos de projetos.

• Base das estimativas
• Estimativas de Duracao
• Lista das atividades da Reforma da Casa
• Lista dos marcos da Reforma da Casa.docx
• Cronograma da reforma da casa – Selecione no menu View e escolha a visão chamada PMO-Network Diagram
• Cronograma da reforma da casa
• Capacitação em Projetos.xlsx
• Solicitação de mudança da reforma da casa

Saídas dos processos de gerenciamento do cronograma com seus modelos e exemplos

Referências bibliográficas

MONTES, Eduardo.Gerência de projetos: gestão do cronograma (Série Universitária); 1ª Ed.; Editora Senac São Paulo; 2023

MONTES, Eduardo; MAUDONNET, Simone. Administração do Tempo, 1ª Ed. São Paulo; 2019.

MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.

Saiba mais Gestão do Tempo

Fundamentos sobre o Tempo

Gerenciamento do cronograma

• Planejar o gerenciamento do cronograma
• Definir as atividades
• Sequenciar as atividades
• Estimar as durações das atividades
• Desenvolver o Cronograma
• Controlar o Cronograma

Entradas e Saídas dos Processos do Guia PMBOK®

Verifique nas entradas seus Modelos/Templates e exemplos

• Atributos das atividades
• Bases das estimativas
• Calendários dos recursos
• Cronograma do projeto
• Dados do cronograma
• Diagramas de rede do cronograma do projeto
• Estimativas de duração
• Estrutura analítica dos recursos
• Linha de base do cronograma
• Lista das atividades
• Lista dos marcos
• Plano de gerenciamento do cronograma
• Previsões do cronograma
• Calendários do projeto

Ferramentas do Guia PMBOK®

• Modelos
• Planejamento em ondas sucessivas
• Método do diagrama de precedência
• Determinação de Dependências
• Aplicação de antecipações e esperas
• Modelos de diagrama de rede de cronograma
• Análise de alternativas
• Dados publicados para auxílio a estimativas
• Estimativa bottom-up
• Software de gerenciamento de projetos
• Estimativa análoga
• Estimativa paramétrica
• Estimativas de três pontos
• Análise de rede do cronograma
• Método do caminho crítico
• Método da corrente crítica
• Técnicas de otimização de recursos
• Técnicas de criação de modelos
• Compressão de cronograma
• Ferramenta de cronograma
• Análise de desempenho
• Decomposição

Metodologia aderente ao PMBOK

• Criar o cronograma e o orçamento do projeto
• Monitorar prazo e custo

Leitura Essencial para Ampliar Seu Conhecimento

PMI – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Process Groups: A Practice Guide, 1st Edition, Project Management Institute Inc., Newtown Square, 2022.

Áreas de Conhecimento em Gerenciamento de projetos

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