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Ferramentas de qualidade

Ferramentas exclusivas da área de conhecimento do Guia PMBOK®: Gerenciamento da qualidade do projeto

Com o intuito de reduzir os custos ao analisar todos os indivíduos de uma população, usa-se um pequeno grupo de indivíduos dessa população para chegar a conclusões sobre toda a população.

A amostragem estatística tem como objetivo fazer generalizações sobre uma população com base nos dados de uma amostra.
A população é o conjunto de todos os elementos sob investigação.
A amostra é qualquer subconjunto da população.

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Deve ser feito uma revisão / análise das solicitações de mudança aprovadas de modo a garantir que todas as mudanças aprovadas foram implementadas.

 

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A Análise de Custo x Benefício considera o trade-off entre o custo e o benefício de adotar algo (Nova ferramenta, mudança em processos, ...).
Alguns dos benefícios a serem considerados:

  • Menor retrabalho;
  • Maior produtividade;
  • Menor custo;
  • Aumento de satisfação do cliente.

Os custos de todas as atividades relacionadas a adoção sendo considerada.
 

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A análise de processos segue os passos definidos no plano de melhorias dos processos.
Ela busca identificar as melhorias necessárias do ponto de vista organizacional e técnico através do exame de problemas e restrições sofridas e atividades sem valor agregado.
Usa a análise de causa-raiz para analisar um problema e determinar suas causas e criar ações preventivas para problemas semelhantes.
 

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As sete ferramentas básicas da qualidade, também conhecidas como ferramentas de controle de qualidade são muito usadas para resolver problemas relacionados a qualidade. Veja detalhamento nos links abaixo:

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Auditorias

A auditoria é uma análise estruturada e independente que busca identificar políticas, processos e procedimentos ineficientes e ineficazes em uso no projeto e não aderentes às políticas e procedimentos do projeto e da empresa.

Ela pode ser agendada ou aleatória. A aleatória tem a vantagem de contar com o fator surpresa que impede da área se preparar antecipadamente apresentando uma realidade que não condiz com o dia-a-dia.

Ela pode ser executada por auditores internos ou externos. O mais importante é não existir nenhum tipo de interesse pessoal do auditor na análise de modo a garantir independência e transparência na análise.

 

Veja alguns exemplos dos processos do Guia PMBOK® Sexta Edição e seus principais usos:

Processo Guia PMBOK

Principais usos

Gerenciar a qualidade

 Usada de forma geral para avaliar a qualidade dos processos e das entregas do projeto.

Monitorar os riscos

 Usada para avaliar a eficácia dos processos de gerenciamento de riscos.

Controlar as aquisições

Análise estruturada de todos processos de aquisições, que inicia com as decisões de comprar e finaliza com o encerramento das aquisições. Seu principal objetivo é identificar os êxitos e fracassos que possam ser usados na preparação ou na administração de contratos futuros.

 

 

 

 

Sobre o Autor

 

eduardo

Eduardo Montes, PMP

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Fundador e PMO da https://escritoriodeprojetos.com.br que possui o melhor e mais completo conteúdo gratuito sobre gerenciamento de projetos do Brasil e apoia na capacitação de 70.000 usuários

Mais de 300 projetos entregues somando R$19 bilhões em investimentos

Especialista em Escritório de Projetos, Gestão de Portfólio de Projetos e na capacitação de Gerentes de Projetos

PMP certificado desde 2005 quando iniciou sua atuação como PMO e implantou e gerenciou vários Escritórios de Projetos

Mestrado em Administração de Empresas pela EAESP-FGV

MBA Exchange pela University of North Carolina at Chapel Hill

Bacharelado em Ciência da Computação pela UFSCar

Missão de vida: Capacitar as pessoas e as empresas a terem sucesso em seus projetos. Saiba mais...

Autor dos Livros da série escritoriodeprojetos.com.br:

 

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Auditorias

A auditoria é uma análise estruturada e independente que busca identificar políticas, processos e procedimentos ineficientes e ineficazes em uso no projeto e não aderentes às políticas e procedimentos do projeto e da empresa.

Ela pode ser agendada ou aleatória. A aleatória tem a vantagem de contar com o fator surpresa que impede da área se preparar antecipadamente apresentando uma realidade que não condiz com o dia-a-dia.

Ela pode ser executada por auditores internos ou externos. O mais importante é não existir nenhum tipo de interesse pessoal do auditor na análise de modo a garantir independência e transparência na análise.
 

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Benchmarking é o processo de comparar os métodos de trabalho em relação às melhores práticas e resultados com o propósito de identificar mudanças que levem a resultados de melhor qualidade.
Os indicadores são a base do benchmarking e correspondem aos critérios que devem ser entendidos e interpretados de modo a refletir de forma fiel o processo a ser acompanhado.
Eles devem ser monitorados continuamente e sempre que houverem desvios em relação ao padrão, devem ser determinadas e priorizadas ações de melhoria ou solução de problemas.
Os participantes do benchmarking são os responsáveis pela gestão e principalmente os envolvidos no processo.
Tipos de Benchmarking:

  • Engenharia reversa: "Desmontar" um determinado produto para verificar como foi gerado.
  • Benchmarking competitivo: Monitoramos a concorrência e aprendemos com ela. Análise e comparação da concorrência.       
  • Benchmarking do processo: Busco os melhores de um determinado processo. Exemplo: Cobrança - Cartão de crédito.
  • Benchmarking estratégico: Desempenho global através de análise de estratégia de longo prazo e iniciativas de sucesso.
  • Benchmarking global: Soluções fora do seu mercado. Líderes mundiais em seus campos de atuação.


 

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O custo da qualidade é o custo total incorrido no investimento em prevenir não conformidade aos requisitos.

Custos de conformidade são os custos usados para prevenir a não conformidade, ou seja, o dinheiro gasto durante o projeto para evitar falhas. Entre eles:

  • Custos de prevenção (Fabricar um produto de qualidade)
    • Treinamento;
    • Documentar processos;
    • Equipamento;
    • Tempo para executar do modo correto.
  • Custos de avaliação (Avaliar a qualidade)
    • Testes;
    • Perda de teste destrutivo;
    • Inspeções.


Custos de não conformidade são considerados custos de baixa qualidade gerados por retrabalhos, ações corretivas, serviços adicionais, tratamento de reclamações, desgaste político, entre outros.
Eles são os custos gerados devido a falta de conformidade, ou seja, dinheiro gasto durante e após o projeto devido a falhas. Podem ser divididos em:

  • Custos de falhas internas (Falhas encontradas pelo projeto)
    • Retrabalho;
    • Descarte.
  • Custos de falhas externas (Falhas encontradas pelo cliente)
    • Trabalho de garantia;
    • Perda de negócios. 
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Diagrama de causa-efeito:

  • Usado na análise de Causa e Efeito ou na análise de Causa-Raiz;
  • Usa técnicas de diagrama para identificar as relações entre causa e efeito;
  • Também conhecido como diagrama de espinha de peixe ou diagrama de Ishikawa.

Análise de Causa e Efeito é composta de 6 Etapas:

  1. Identificar o problema;
  2. Selecionar equipe interdisciplinar baseado no conhecimento requerido para determinar as causas do problema;
  3. Desenhar a caixa do problema e a seta principal;
  4. Especificar as principais categorias (Básicas: Pessoal, Método, Material, Equipamento, Medidas e Ambiente);
  5. Identificar as causas relacionadas para cada categoria (Ordem aleatória, importância, sequencial);
  6. Identificar ações corretivas.
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Diagrama de dispersão:

  • Mostra o padrão da relação entre duas variáveis;
  • Permite identificar a relação entre as mudanças observadas em duas variáveis;
  • São traçadas as variáveis dependentes versus as variáveis independentes;
  • Quanto mais próximos os pontos estiverem da linha diagonal, mais próxima será a relação entre eles.
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Vilfredo Pareto foi um economista, filosofo e estudioso que observou que 80% das terras da Itália pertenciam a 20% da população. Joseph Juran, um dos papas da Qualidade, generalizou o princípio, afirmando que em muitas situações, 80% dos efeitos devem-se a 20% das causas.
O princípio 80/20 do Pareto é, na minha opinião, um dos princípios mais importante a ser adotado por todos.
Princípio 80/20: 80% dos problemas se devem a 20% das causas.
O principal motivo é o grande volume de trabalho que todos nós temos sem atuar onde realmente faremos a diferença.
Se trabalharmos de forma efetiva resolvendo os 20% das causas que originam 80% dos problemas, teremos muito mais tempo para trabalharmos de forma mais efetiva.

Análise de Pareto

  • Histograma ordenado por frequência de ocorrência;
  • Usada principalmente para identificar e avaliar não-conformidades;
  • Ajuda a identificar e priorizar áreas problemas;
  • Mostra quantos defeitos foram gerados por tipo ou categoria de causa identificada;
  • Lei de Pareto afirma poucas causas normalmente produzem a maioria dos problemas ou defeitos.

 

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São várias as ferramentas adicionais usadas no planejamento da qualidade.
Abaixo, algumas das citadas pelo Guia PMBOK®:

 

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Fluxograma:

  • Ajuda a analisar como os problemas ocorrem;
  • É a representação gráfica de um processo;
  • Mostram atividades, pontos de decisão e ordem de processamento;
  • Mostram como os diversos elementos do processo se inter-relacionam.
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Folha de verificação:

  • Proporciona método sistemático para coletar e mostrar dados;
  • Formulários desenhados para coletar dados;
  • Fáceis de entender e diretas ao ponto.
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Gráfico de controle

Gráfico de controle:

  • Seu principal objetivo é determinar se um processo é ou não estável ou tem desempenho previsível;
  • Serve para mostrar quando um processo está sujeito a uma variação de causa especial que cria uma condição fora de controle;
  • Ilustra como um processo se comporta ao longo do tempo;
  • É a representação gráfica da interação de variáveis para determinar se estão dentro dos limites aceitáveis;
  • Quando um processo está dentro dos limites aceitáveis, ele não precisa ser ajustado;
  • Quando um processo está fora dos limites aceitáveis, ele deve ser ajustado.

 

Um processo é considerado fora de controle quando um ponto de dados excede um limite de controle, ou se sete pontos consecutivos estiverem acima ou abaixo da media.

Para controlar as variações, são definidos um limite de controle inferior e um superior, cujo intervalo determina os limites aceitáveis.

Pode existir também um limite de especificação que fica após os limites de controle. Normalmente, usado quando existe um nível de serviço acordado com o cliente final.

Veja a figura abaixo com os limites de controle, limite de especificação e um exemplo da regra dos setes pontos.

Veja também

 

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Histograma:

  • Gráfico de barras que mostra a distribuição de variáveis;
  • Cada coluna representa um atributo ou característica;
  • A altura de cada coluna representa a frequência relativa do atributo ou característica;
  • Representação gráfica de dados como uma distribuição de frequências;
  • Avalia atributo (ok, falha) e variável (medidas);
  • Mostra situação atual dos dados acumulados;
  • Útil para entender frequência relativa (%), frequência (Qtd) e como os dados estão distribuídos.
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A inspeção é usada para manter os erros fora das mãos do cliente, enquanto, a prevenção é usada para manter os erros fora do processo.
O ideal é sempre atuarmos de forma preventiva, evitando os custos relacionados aos problemas identificados na inspeção.
Por isso, a "Qualidade deve ser planejada, não inspecionada."

A inspeção avalia as entregas com o intuito de identificar não conformidades (defeitos).
Portanto, os produtos devem ser inspecionados antes da entrega ao cliente final determinando pela:

  • Entrega do produto;
  • Retrabalho ou
  • Descarte dos itens defeituosos.

Inspeções periódicas garantem que o processo está indo conforme planejado e revelam deficiências mais cedo.
Abaixo, algumas das atividades de inspeção:

  • Medir características físicas do produto
  • Examinar montagem dos produtos
  • Testar desempenho dos produtos
     
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Projeto de experimentos é um método estatístico que ajuda a identificar quais fatores podem influenciar variáveis específicas de um produto ou processo em desenvolvimento.
São muito usados em Projetos Industriais para otimizar processos e produtos.
Avaliam materiais com custos diferenciados para determinar sua melhor composição.
 

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Bibliografia recomendada de gerenciamento da qualidade

  • PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®). Pennsylvania: PMI, 2013.
  • ROSE, K.  Project Quality Management: Why, What and How. J. Ross Publishing, 2005.
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