As melhores práticas são apresentadas através de processos de gerenciamento de projetos no Guia PMBOK®, então é fundamental o claro entendimento do que é um processo.

Sabe me explicar o que é um processo? Por que modelamos as atividades da operação de uma empresa em processos?

O que é um Processo?

Um processo é uma atividade ou conjunto de atividades que usam determinadas ferramentas e técnicas para transformar (processar) um conjunto de insumos (entradas) em resultados desejados (saídas).

Na figura acima, o processo “Construir um telhado de madeira” está usando ferramentas e técnicas como “Serrote, Martelo, etc.” para transformar a entrada “madeira” e outros insumos na saída “telhado de madeira”. Para se construir uma casa com telhado de madeira, você necessita de vários outros processos como adquirir o terreno, criar o projeto arquitetônico, preparar o terreno, construir o muro, etc.

Da mesma forma, as empresas usam processos para definir como suas áreas trabalham e interagem entre si. Por exemplo: Quando você faz a compra de um produto em um comércio, várias áreas da empresa executam vários processos para viabilizar essa venda. Veja abaixo como poderia funcionar o comércio e a integração entre suas áreas através de processos:

Exemplo de processo

Exemplo de uma venda com algumas das integrações possíveis entre áreas e processos

Os processos são muito úteis, pois, definem de forma clara o resultado esperado, até onde vai a responsabilidade de cada área, como eles comunicam-se entre si (através de suas entradas e saídas) e também métricas para avaliar o desempenho dos processos e respectivamente de suas áreas.

O Guia PMBOK® também usa 49 processos para gerenciar seus projetos e nos orienta a adaptá-los conforme nossa necessidade. “Este Guia PMBOK® é diferente de uma metodologia. Uma metodologia é um sistema de práticas, técnicas, procedimentos e regras usadas por aqueles que trabalham numa disciplina. Este Guia PMBOK® é uma base sobre a qual as organizações podem criar metodologias, políticas, procedimentos, regras, ferramentas e técnicas e fases do ciclo de vida necessários para a prática do gerenciamento de projetos.” (PMI®, 2017 p. 2).

Análise de processos

A análise de processos segue os passos definidos no Plano de melhorias no processo.
Ela busca identificar as melhorias necessárias do ponto de vista organizacional e técnico através do exame de problemas e restrições sofridas e atividades sem valor agregado.
Usa a análise de causa e efeito para analisar um problema e determinar suas causas e criar ações preventivas para problemas semelhantes.

Referências bibliográficas

MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos: Como gerenciar projetos pode fazer a diferença na sua vida, 1ª Ed. São Paulo; 2017.
MONTES, Eduardo; PATZ, Fatima. Gerenciamento das partes interessadas: Como engajar as pessoas em seus projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.
MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Aquisições: O melhor custo x benefício das suas compras, 1ª Ed. São Paulo; 2018.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.