Indicadores de projetos: o que é, por que usar e como

O que é um indicador de projeto?

Adaptando a definição de Economia da Porto Editora para Projetos, um indicador de projeto é um dado estatístico a partir do qual é possível avaliar a situação do projeto e sua evolução.

Por que usar indicadores de projeto?

Vamos usar nossa saúde como exemplo, além de reforçar por que devemos visitar o médico e fazer exames regularmente, ou seja, coletar nossos indicadores para ver como está nosso desempenho.
 
1. O indicador permite identificar variações de forma antecipada para tomarmos ações preventivas ou corretivas de modo a garantir a sua sobrevivência, do seu projeto ou da sua empresa.
Quando você vai ao médico, ele mede sua temperatura (Indicador) para verificar se você está com febre. Se sua temperatura estiver fora dos limites de tolerância, novos exames serão feitos (novos indicadores serão coletados), para que seja tomada a melhor decisão.
Não me atreverei a discutir quais são esses novos indicadores por não ser médico, mas, o uso adequado desses indicadores pode garantir sua sobrevivência (como por exemplo um diagnóstico precoce de doenças como Câncer, Alzheimer, Diabetes etc.)
 
2. O indicador pode ser usado para avaliar o projeto como um todo ou aspectos específicos como prazo, orçamento etc.
De forma geral, o uso adequado dos indicadores serve para medir o desempenho tanto da sua saúde quanto da saúde da sua empresa, de forma consolidada ou de forma individual.
Os indicadores respondem nossas dúvidas e nos ajudam a tomar ações corretivas ou preventivas para alcançarmos nossos objetivos.
Como você pode dizer que está com a saúde em dia? Como você pode dizer que o desempenho do seu projeto está perfeito?
No caso do projeto, você pode não ter atraso (indicador de prazo) no projeto, mas, pode ter estourado seu orçamento (indicador de custos), ou não ter entregue o escopo previsto (indicador de escopo). Portanto, é necessário escolher um conjunto de indicadores que reflitam as necessidades do seu projeto.
Ás vezes, pode ser mais importante cumprir o orçamento do que o prazo, e vice-versa, deve-se analisar o que é mais importante em cada situação e ponderar a importância na consolidação dos indicadores.

Como usar os indicadores

Para explicar como usar os indicadores, aponto abaixo os principais problemas no seu uso e explico como usá-los de modo a solucionar cada um deles.

Problemas mais comuns no uso dos indicadores

1. Perde-se muito tempo na coleta do indicador

Deve-se buscar maneiras eficientes para gerar as informações. Posso usar como exemplo, o processo de geração de Status Report de um projeto, onde apresenta a situação atual do projeto através de indicadores.

Sempre crio um processo automático para gerar os indicadores conseguindo consolidar todos os indicadores em poucos minutos. Porém, já conheci vários colegas e empresas que demoram várias horas e às vezes dias nessa geração.

2. O valor do indicador não é exato levando a conclusões erradas

Usando o mesmo exemplo dos indicadores de projeto, se você usar muitos processos manuais e sujeito a falhas para coletar esses indicadores, você pode chegar a medições incorretas.

3.  O indicador foi disponibilizado fora do tempo hábil para a tomada de decisão.

Se você demorar muito para diagnosticar uma doença grave, pode ser muito tarde para reverter o quadro.

4. Escolhido o indicador errado

Necessário aprofundar-se em busca dos seus objetivos e identificar quais são os indicadores adequados para suportar cada objetivo.

5. Não se sabe interpretar o indicador de forma correta

Para qualquer indicador com variações do esperado, deve-se buscar as causas das variações e entender como o indicador se comportará no futuro.
Por exemplo, você pode ter uma variação no prazo do seu projeto devido a uma causa especial que não ocorrerá mais no futuro ou que foi solucionada de forma definitiva.

Muitas vezes, os indicadores não são analisados com o devido cuidado e não são analisadas as causas das variações de forma apropriada.

Processos da Metodologia aderente ao Guia PMBOK

Clique para conhecer os processos adaptados de como usar indicadores segundo uma metodologia aderente aos processos do Guia PMBOK.

• 3.4.3Planejar a qualidade
• 3.4.6Criar o cronograma e o orçamento do projeto
• 4.4.1Monitorar prazo e custo
• 4.4.3Gerenciar qualidade

Ferramentas e técnicas sobre indicadores de projetos

Clique para conhecer as ferramentas e técnicas relacionadas aos indicadores de projetos e citadas no Guia PMBOK.

• Análises de desempenho
• Análise de variação
• Benchmarking
• Análise de valor agregado
• Análise de tendências

Downloads sobre Indicadores de Projetos

Clique nos links para baixar as planilhas e outros arquivos para lhe apoiar no uso dos indicadores dos projetos.

Avaliacao do Projeto.xlsx

Modelo para avaliação de projetos.

Calcula os indicadores IRR/TIR (Taxa interna de retorno), NPV/VPL (Valor presente líquido), Período de Retorno do Investimento (Payback), Payback exato, ROI (Return on investiment) para dois projetos e determina qual é o melhor projeto a ser selecionado.

Avaliacao Financeira do Portfolio de Projetos.xlsx

Planilha de Avaliação Financeira dos Projetos do Portfólio com os principais indicadores usados: ROI, Taxa Interna de Retorno (IRR/TIR), Valor Presente Líquido (NPV/VPL) e Payback.
Serve também como formulário para solicitação de projetos.

Classifica os projetos de acordo com os pesos alocados para cada indicador financeiro.

Indicadores de Gerenciamento de Projetos.xlsx

Planilha consolidando os indicadores de gerenciamento de projetos usados em nossas ferramentas.

Ela é composta pelas seguintes abas:

• Desempenho: Informações sobre indicadores de gerenciamento de projetos usados para monitorar o desempenho do projeto;
• Seleção: Indicadores usados na seleção de projetos;
• GVA: onde deve ser incluído os valores:
  • VP - Orçado - Valor Planejado,
  • VA - Realizado - Valor Agregado; 
  • CR - Gasto - Custo Real.
• Param: Parâmetros usados na planilha.

Gerenciamento do valor agregado.mpp

Esse cronograma reflete a planilha de gerenciamento do valor agregado (Gerenciamento do valor agregado.xlsx)

Saiba mais em Gerenciamento do valor agregado

Para usar o gerenciamento do valor agregado com esse cronograma
Pré-requisitos:
Planejamento aprovado e linha de base salva [Project - Set Baseline - Set Baseline - Selecione Baseline (Default) e clique Ok]

Para atualizar:
1) Use a visão PMO-GVA-Input para entrar com o realizado
View - Other Views - More Views - Selecione PMO-GVA-Input
2) Entre para cada atividade:
-Início e o Fim realizado [Actual Start & Actual Finish];
-Custo realizado [Actual Cost] - PS: Só pode ser incluído quando a atividade está 100% - Para atividades ainda não concluídas <100%, entrar o valor na coluna Cost;
-%Conclusão [%Complete].

Para verificar indices, variações e valores do GVA:
1) Use a visão PMO-GVA para entrar com o realizado
View - Other Views - More Views - Selecione PMO-GVA
Os valores, variações e índices já estão apresentados.

Gerenciamento do valor agregado.xlsx

Planilha para Gerenciamento do valor agregado composta pelas seguintes abas:

• GVA: onde deve ser incluído os valores:
  • VP - Orçado - Valor Planejado,
  • VA - Realizado - Valor Agregado; 
  • CR - Gasto - Custo Real.
• Param: Parâmetros usados na planilha.

Previsões do Orcamento.xlsx

As previsões do orçamento são calculadas usando o gerenciamento do valor agregado baseando-se na performance atual e o que falta para concluir o projeto.

A planilha é dividida nas seguintes abas:

• Instruções: Passo a Passo de como usar a planlha para fazer seu orçamento e depois monitorar orçado x realizado;
• Orçado: Contém vários itens de receita e de despesas/custos para fazermos o orçamento do projeto;
• Realizado: Contém os mesmos itens da aba orçado para entar com o realizado.
• Status: Contém o acumulado e o total do orçado e do realizado, também como, uma ?Curva S para avaliarmos graficamente o valor planejado x o custo real.
• Param: Parâmetros usados na planilha.

Status Report.docx

Status Report do projeto em formato Word.

Status Report.pptx

Status Report do projeto em formato PowerPoint.

Entradas e Saídas dos Processos relacionados aos indicadores

Clique para conferir mais detalhes das principais entradas dos processos do Guia PMBOK relacionados aos indicadores.

• Dados de desempenho do trabalho
• Informações sobre o desempenho do trabalho
• Relatórios de desempenho do trabalho
• Medições do controle da qualidade
• Métricas da qualidade

Artigos sobre indicadores de projetos

Bibliografia sobre indicadores de projetos

• PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.
• TERRIBILI FILHO, Armando. Indicadores de Gerenciamento de Projetos: Monitoração Contínua. São Paulo : M.Books, 2010.
• ROSE, K.  Project Quality Management: Why, What and How. J. Ross Publishing, 2nd Ed., 2014.

Especialista em Indicadores de Projetos

• Ainda com dúvida sobre qualidade em projetos? Inclua no nosso fórum sobre gerenciamento de projetos.