Gerenciamento da integração: O que é, objetivo e como fazer

O Guia PMBOK organiza suas áreas de conhecimento em processos. O gerenciamento da integração é a responsável por consolidar e integrar as demais áreas.

O que é Gerenciamento da integração do projeto?

Segundo o Guia PMBOK, o gerenciamento da integração inclui os processos e atividades para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os vários processos e atividades de gerenciamento de projeto dentro dos cinco grupos de processos de gerenciamento do projeto (Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle e Encerramento).

Qual é o objetivo do Gerenciamento da integração?

O Gerenciamento da integração tem como principal objetivo integrar e consolidar as atividades e os processos das demais áreas de conhecimento.

Por exemplo, o processo Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto consolida todos os nove processos de planejar as demais áreas de conhecimento (Planejar o gerenciamento do escopo, Planejar o gerenciamento do cronograma, Planejar o gerenciamento dos custos, Planejar o gerenciamento da qualidade, Planejar o gerenciamento dos recursos, Planejar o gerenciamento das comunicações, Planejar o gerenciamento dos riscos, Planejar o gerenciamento das aquisições, Planejar o engajamento das partes interessadas)

Quando implemento uma metodologia em um escritório de projetos, normalmente, consolido todos esses processos e atividades em um único passo.

Clique para conhecer o passo 5:Revisar e aprovar o planejamento da metodologia 10 passos que consolida todo o planejamento

O Scrum, por exemplo, possui apenas uma cerimônia para seu planejamento, o Sprint Planning.

Clique aqui para conhecer nosso Guia Completo sobre Scrum com seus papeis, cerimônias e artefatos.

No tópico 1 explico os fundamentos do gerenciamento da integração e depois detalho cada um dos seus processos e disponibilizo links com detalhes para cada uma das suas ferramentas. A partir do tópico 4, disponibilizo modelos e exemplos para você baixar de forma gratuita e agilizar seu entendimento. Use o índice a seguir caso queira ir direto a algum dos tópicos do artigo

Índice

1. Fundamentos de gerenciamento da integração
2. Processos de gerenciamento da integração
3. Ferramentas de gerenciamento da integração
4. Modelos dos processos de gerenciamento da integração
5. Exemplos dos processos de gerenciamento da integração
6. Saídas dos processos de gerenciamento da integração com seus modelos e exemplos

Fundamentos de Gerenciamento da Integração

O gerenciamento da integração define onde e quando concentrar recursos e esforço, tratando problemas antes de se tornarem críticos e coordenando o trabalho visando sempre o sucesso do projeto. Alguns aspectos a serem considerados:

• Os processos de controle de mudanças estão alinhados com as diretrizes de controle de mudanças do PMO?
• As metas e os objetivos do projeto estão evidenciados no plano do projeto?
• Avaliar de maneira integrada qualquer necessidade de replanejamento.
• Usar o plano de gerenciamento das comunicações para garantir informações disponíveis para as áreas necessárias.

O líder do projeto deve atuar como um maestro, conectando e engajando as pessoas para que todos estejam em sintonia e os objetivos do projeto sejam atendidos.

Clique para conhecer os fundamentos de gerenciamento de projetos usados para integrar as áreas de conhecimento.

Processos de Gerenciamento da Integração

Desenvolver o termo de abertura

Autoriza projeto ou fase e documenta requisitos iniciais

O Termo de Abertura é o documento que formaliza o início do projeto e dá a autoridade necessária ao gerente de projetos.

Ele deve ser desenvolvido preferencialmente pelo próprio gerente do projeto e é composto por diversas atividades de outras áreas de conhecimento como:

• Identificar as entregas chaves;
• Identificar riscos de alto nível, premissas e restrições;
• Analisar benefícios e alinhá-los com as partes interessadas e com o negócio;
• Levantar de forma macro o cronograma e o orçamento do projeto de modo a avaliar a viabilidade do projeto;
• Entre outras atividades.

O termo de abertura contém:

• Gerente de Projeto e sua equipe;
• Data de início do projeto e suas dependências;
• Requisitos que satisfazem as necessidades do cliente;
• Justificativa do projeto;
• WBS;
• Cronograma e Orçamento resumido.

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 4.1 Desenvolver o termo de abertura do projeto (Guia PMBOK® 6a Edição)

Desenvolver o plano de gerenciamento

Ações necessárias para definir, preparar, integrar e coordenar planos auxiliares

Segundo o Guia PMBOK®, desenvolver o plano de gerenciamento de projeto é o processo de documentação das ações necessárias para definir, preparar, integrar e coordenar todos os planos auxiliares.

Desta forma, deve-se determinar como o projeto será executado, controlado, monitorado e encerrado levando em consideração todas as áreas de conhecimento do projeto e como elas serão integradas e consolidadas através do Plano de Gerenciamento do Projeto.

É o principal processo de planejamento pois integra os demais planos complementando-os. Através do planejamento, seremos capazes de:

• determinar os objetivos e como atingi-los;
• eliminar ou reduzir incertezas;
• aperfeiçoar os processos;
• obter um melhor entendimento dos objetivos;
• antecipar-se aos problemas futuros.

Costumo enfatizar que para ter sucesso no projeto é crucial que o projeto seja bem planejado com o envolvimento da equipe do projeto para garantir seu comprometimento na execução do que foi planejado.

Os projetos, nos quais alguém planeja e outra executa, acabam gerando muitos questionamentos em relação ao que foi planejado e um menor comprometimento da equipe.

Abaixo alguns provérbios sobre planejamento:

“Nenhum vento é o vento certeiro, quando não sabe para qual porto se dirige.” Seneca

“Se você falha em planejar, está planejando falhar.” Lair Ribeiro

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 4.2 Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto (Guia PMBOK® 6a Edição) 

Orientar e gerenciar o trabalho

Realiza trabalho definido no plano de projeto para atingir os objetivos do projeto

Segundo o Guia PMBOK®, orientar e gerenciar o trabalho do projeto é realizar o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto para atingir os objetivos.
Na execução do projeto, é quando a pressão e o pânico começa a surgir com maior frequência, e o gerente de projetos deve usar suas ferramentas e habilidades de modo a conectar as partes interessadas para atingir o objetivo do projeto.

Dessa forma, é essencial que o gerente de projeto seja extremamente eficiente em:

• Manter a equipe motivada;
• Lidar com os conflitos;
• Agilizar tomada de decisão;
• Identificar causas de desvios e problemas;
• Garantir SLAs contratados tanto da equipe interna quanto dos fornecedores;
• e principalmente, saber a dose certa de pressão.

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 4.3 Orientar e gerenciar o trabalho do projeto (Guia PMBOK® 6a Edição)

Gerenciar o conhecimento do projeto

Melhoria Contínua baseado em lições aprendidas/gestão do conhecimento

Segundo o Guia PMBOK®, p. 98, Gerenciar o Conhecimento do Projeto é o processo de utilizar conhecimentos existentes e criar novos conhecimentos para alcançar os objetivos do projeto e contribuir para a aprendizagem organizacional.

Esse é um dos novos processos da 6a edição que tem como principal objetivo a melhoria contínua da organização através do registro das lições aprendidas. 

Na minha opinião as, Lições aprendidas é o que temos de mais precioso em nossos projetos. Ela é o instrumento para fazermos melhor a cada projeto.

Errar faz parte do processo de aprendizado, de buscar formas mais inteligentes de gerenciar nosso projeto. Entretanto, não aprender com nossos erros e repeti-los em outros projetos não é nada inteligente.

E a sexta edição veio enfatizar a necessidade do uso das Lições aprendidas e da gestão do conhecimento adquirido no projeto através desse novo processo.

O resultado é o conhecimento adquirido documentado nos Ativos dos Processos Organizacionais e aperfeiçoando sua capacidade de entregar seus projetos. 

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 4.4 Gerenciar o conhecimento do projeto (Guia PMBOK® 6a Edição)

Monitorar e controlar o trabalho

Acompanhamento, revisão e regulação do progresso para atender aos objetivos de desempenho definidos no plano do projeto

Segundo o Guia PMBOK®, monitorar e controlar o trabalho do projeto é o processo de acompanhamento, revisão e ajuste do progresso para atender aos objetivos de desempenho definidos no plano de gerenciamento.
Ele é composto de:

• Coleta, medição e disseminação de informações sobre desempenho;
• Avaliação de medições e tendências para efetuar melhorias no processo.

É muito importante monitorar e controlar o trabalho do projeto, principalmente, para:

• Avaliar a saúde do seu projeto durante todo o projeto;
• Identificar áreas que exigem atenção especial;
• Recomendar ações para corrigir ou evitar os desvios;
• Garantir a qualidade (saúde) do projeto através do monitoramento, check-list e contingência prevista.

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 4.5 Monitorar e controlar o trabalho do projeto (Guia PMBOK® 6a Edição)

Realizar o controle integrado de mudanças

Revisão das solicitações de mudança, aprovação e gerenciamento de mudanças

Realizar o controle integrado de mudanças é um dos processos mais importantes para garantir o sucesso do projeto e envolve as seguintes etapas:

• Solicitação de mudança;
• Revisão do impacto dos custos e benefícios gerados pela mudança;
• Aprovação;
• Replanejamento contemplando a mudança;
• Execução, controle e monitoramento da mudança;
• Encerramento da entrega ou resultado contemplando a mudança.

As mudanças são necessárias, principalmente, para atender as novas expectativas das partes interessadas, entretanto, é importante ressaltar que um dos grandes problemas na execução, é subestimar o impacto das mudanças para tentar “superar as expectativas do cliente”.

Lembre-se, “não existe almoço grátis” e qualquer mudança gera custo e deve ser contabilizado no seu projeto. Já vi vários projetos naufragarem porque o gerente de projeto não sabia dizer não para o cliente.

Também é fundamental garantir que as mudanças aprovadas sejam benéficas ao projeto, i.e., seus benefícios são maiores do que os custos envolvidos e agregam valor aos objetivos do projeto.

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 4.6 Realizar o controle integrado de mudanças (Guia PMBOK® 5a Edição)

Encerrar o projeto ou fase

Finaliza todas atividades de gerenciamento do projeto para terminar o projeto ou a fase

Segundo o Guia PMBOK®, encerrar um projeto ou uma fase é o processo de finalização de todas as atividades, de todos os grupos de processos de gerenciamento do projeto, para encerrar formalmente o projeto ou a fase.

É também, o momento de celebrarmos as vitórias e compartilharmos as dificuldades do projeto documentando as lições aprendidas.
O gerente de projeto e sua equipe deve ter um cuidado especial quando encerrar o projeto ou uma fase de modo a garantir que:

• Os critérios de sucesso do projeto sejam satisfeitos;
• As entregas sejam verificadas e documentadas;
• A aceitação das entregas seja formalizada;
• Os produtos e serviços do projeto sejam transferidos para próxima fase ou produção;
• O sucesso ou fracasso do projeto seja auditado;
• As lições aprendidas e informações do projeto sejam registradas para o uso futuro da organização;
• Arquivar toda a documentação coletada ao longo do projeto para futura referência;
• E quando ocorrer o cancelamento do projeto, suas razões sejam investigadas e documentadas.

Segundo Kim Heldman, os projetos terminam por um de quatro motivos: absorção, esgotamento, integração ou extinção.

• A absorção ocorre quando os projetos transformam-se numa unidade de negócios independente.
• O esgotamento, quando o projeto tem seus recursos cortados.
• A integração ocorre quando os recursos são retirados do projeto existente e devolvidos à organização, ou alocados em outros projetos.
• E a extinção é o melhor término, em que o projeto é concluído, aceito e encerrado.

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 4.7 Encerrar o projeto ou fase (Guia PMBOK® 6a Edição)

Veja também

Exemplos de Projetos:

• Curso Gratuito de Gestão de Projetos – Licoes Aprendidas.docx
• Exemplo de Projeto PMO da Comunidade de Projetos – Licoes Aprendidas.docx
• Exemplo de Projeto Reforma da casa
  • Termo de Aceite do Projeto.docx
  • Relatorio de encerramento do contrato.docx

Templates/Modelos:

• Transição do produto.docx
• Licoes Aprendidas.docx
• Termo de Aceite da Entrega.docx

Metodologia PMO: Encerrar o projeto

Ferramentas de Gerenciamento da Integração

Todas ferramentas do Guia PMBOK usadas nos processos de Gerenciamento da integração.

• Opinião especializada
• Coleta de dados
• Habilidades interpessoais e de equipe
• Reuniões
• Sistema de informações do gerenciamento de projetos
• Gerenciamento de conhecimentos
• Gerenciamento de informações
• Análise de dados
• Tomada de decisão
• Ferramentas de controle de mudanças

Clique aqui para conhecer mais detalhes das Ferramentas de Gerenciamento da Integração do Guia PMBOK.

Modelos de Gerenciamento da Integração

Para planejar seu projeto é necessário obter informações exatas no tempo certo para tomar as melhores decisões. Para agilizar a coleta dessas informações e não esquecer nada importante, usa-se formulários organizados de forma lógica e integrada. Esses formulários, mais conhecidos pelo nome de modelos ou templates (termo em inglês), foram criados por mim e são aperfeiçoados de forma contínua desde 2005 quando criei meu primeiro Escritório de Projetos.

Abaixo disponibilizo os modelos das saídas dos processos de gerenciamento da integração do projeto para download:

• Termo de Abertura do Projeto.docx
• Termo de Abertura do Projeto baseado na técnica 5W2H
• Plano de Gerenciamento do Projeto.docx
• Registro das solicitacoes de mudancas.xlsx
• Transição do produto.docx
• Licoes Aprendidas.docx
• Termo de Aceite da Entrega.docx
• Relatorio Final 

Exemplos de Gerenciamento da Integração

Para facilitar seu entendimento sobre o que incluir nos modelos das saídas dos processos de gerenciamento da integração, disponibilizo alguns exemplos desses modelos usados em exemplos de projetos.

• Termo de abertura da reforma da casa
• Plano de Gerenciamento do Projeto da reforma da casa
• Registro das solicitações de mudanças – Reforma.xlsx
• Relatório de encerramento do contrato.docx
• Termo de Aceite do Projeto.docx

Saídas dos processos de gerenciamento da integração com seus modelos e exemplos

Referências bibliográficas

MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.

Áreas de Conhecimento em Gerenciamento de projetos

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