Sistema de informações de gerenciamento de projetos

O sistema de informações de gerenciamento de projetos (SIGP), ou sistema de gerenciamento de projetos (SGP) disponibilizam as informações para cada parte interessada:

• Para os executivos, dão visibilidade, controle e desempenho;
• Para os gerentes funcionais, ajudam no planejamento, na eficiência e na organização do time;
• Para o time do projeto, facilita a colaboração e aumenta sua produtividade.

O SGP gerencia todo ciclo de vida de um projeto, iniciando pela decisão da autorização do projeto, passando pela gestão do projeto e concluindo pelo seu encerramento.

Existem várias opções de Sistema de informações que podem lhe ajudar na execução do projeto.

O Sistema de gerenciamento das informações ideal pode ser desde uma solução simples e barata como um servidor de arquivos com planilhas, documentos e cronogramas, até uma solução robusta e complexa voltada para as corporações.

Selecionar o melhor sistema para gerenciar as informações em seus projetos depende de vários fatores, como:

• Infraestrutura atual: avaliar o que já existe na empresa de modo a economizar em custos de aquisição, implantação e até treinamento;
• Necessidade de informações: quais são os requisitos de comunicação das suas partes interessadas mais críticas;
• Esforço empreendido para tratá-las: qual é o tempo gasto para gerar, coletar, distribuir, armazenar e até descartar essas informações;
• Perdas relacionadas a informações geradas de forma errada ou com atraso: A falta da informação exata na hora certa pode gerar grandes perdas de difícil mensuração, como perda de um cliente, desgaste político, etc.

Busco sempre privilegiar a infraestrutura atual e adaptar a metodologia de gerenciamento de projetos às soluções já adquiridas. De forma resumida, integro o Microsoft Project, o Excel e o PowerPoint para gerar os Status Report de forma automática, além de distribuir as informações e atualizar as atividades de cada membro da equipe através da integração com o e-mail e o calendário do Google (Gmail) e da Microsoft (Outlook).

Os e-mails são enviados semanalmente para todos os responsáveis por qualquer atividade do projeto. O e-mail funciona como um lembrete e facilita a organização de cada integrante da equipe para atender o seu projeto.

Referências Bibliográficas

MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Quinta edição, Pennsylvania: PMI, 2013.