A comunicação certamente é uma das áreas de conhecimento mais importantes para o GP, senão for a mais importante. Ela representa cerca de 90% do tempo do GP e é o elo de ligação entre as pessoas, as ideias e as informações.
Além disso, a maioria dos problemas dos projetos são oriundos de falha de comunicação e existe uma forte correlação entre o desempenho do projeto e a habilidade do GP em administrar as comunicações.
Segundo o Guia PMBOK®, o gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.
Tem como principais objetivos:
- Conectar as diversas partes interessadas apesar de seus diferentes interesses e culturas para atender os objetivos do projeto;
- Fornecer as ligações críticas entre pessoas e informações necessárias para comunicações bem-sucedidas;
- Garantir a geração, disseminação, armazenamento, recuperação e descarte de informações do projeto;
- Manter as partes interessadas "alinhadas".
Fundamentos das comunicações
Comunicação é um processo através do qual as informações são trocadas entre as pessoas com o uso de um sistema comum de símbolos, sinais ou comportamentos.
Veja como é um modelo de comunicação e como ser eficaz.
A figura abaixo mostra de forma bem humorada problemas comuns de comunicação em projetos:
Tipos de comunicação:
- Verbal: é o tipo mais comum de comunicação. Deve-se usar a velocidade, tonalidade e inflexões na voz para chamar a atenção do receptor.
- Não Verbal: comunicação através de gestos, expressões faciais, linguagem corporal, aparência, entre outros. Use seu corpo para atrair o receptor.
- Escrita ou Gráfica: atualmente, uma das mais usadas no ambiente de trabalho, principalmente, através do e-mail. O GP usa muito para criar seus planos, gerar seus status report, ... Use o estilo de escrita (Voz ativa ou passiva, vocabulário, estrutura, etc.) para atrair o receptor.
Um ponto importante, é que estudos comprovam que a mensagem oral é compreendida:
- 7 %: através das palavras na mensagem;
- 38%: através da tonalidade da voz;
- 55%: através da linguagem não verbal.
Portanto, nunca se esqueça de deixar seu corpo falar por você.
Papéis relacionados com a comunicação em projetos
Para finalizar a seção de fundamentos, gostaria de ressaltar alguns dos papéis relacionados com a comunicação:
- Alinhar os objetivos do projeto e disseminá-los garantindo comprometimento da equipe;
- Tomar decisão;
- Autorizar trabalho;
- Dirigir atividades;
- Negociar;
- Reportar;
- Atender reuniões;
- Administração geral do projeto, como marketing e vendas, relações públicas, ...;
- Administração de registros como atas, memorandos, cartas, boletins, relatórios, especificações, documentos de aquisição, ...
Processos do gerenciamento das comunicações do projeto (Guia PMBOK® Sexta Edição)
10.1 Planejar o gerenciamento das comunicações: identificar as necessidades e relevância de informações e definir abordagem de comunicação;
10.2 Gerenciar as comunicações: colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas conforme planejado; Envolve todo o ciclo de vida da informação descrito no plano de gerenciamento da comunicação, composto por gerar, coletar, distribuir, armazenar, recuperar e até descartar a informação.
10.3 Monitorar as comunicações: controlar e monitorar as comunicações de modo a garantir que as necessidades de informação das partes interessadas sejam atendidas.
Ferramentas das comunicações do Guia PMBOK®
Principais ferramentas usadas para gerenciar as comunicações:
- Análise de partes interessadas
- Análise de requisitos da comunicação
- Tecnologia das comunicações
- Modelos de comunicações
- Métodos de comunicação
- Sistemas de gerenciamento da informação
- Reportar o desempenho
Modelos/Templates de Gerenciamento de Projetos
Modelos das principais saídas dos processos de gerenciamento das comunicações:
- Matriz das Comunicacoes versao 5W2H.xlsx
- Plano de gerenciamento das comunicacoes.docx
- Status Report.docx
- Status Report.pptx
- Solicitação de mudança
Exemplos de Projetos
Exemplos das principais saídas dos processos de gerenciamento das comunicações:
- Plano de gerenciamento das comunicacoesvExemplo.docx
- Matriz das Comunicacoes versao Desenvolvimento de Sistemas.xlsx
- Registro das partes interessadas vExemplo-Plano de Comunicacao.xlsx
Tabela das saídas dos processos de gerenciamento das comunicações com seus templates/modelos e exemplos
Processo | Saída | Modelo | Exemplo |
Matriz das Comunicacoes versao Desenvolvimento de Sistemas.xlsx | |||
Mudanças dos Processos de Gerenciamento das comunicações da 5ª Edição do Guia PMBOK®
O processo Controlar as Comunicações foi renomeado para Monitorar as Comunicações. (Mesma mudança ocorreu em Riscos).
Referências Bibliográficas
MONTES, Eduardo; PATZ, Fatima. Gerenciamento das partes interessadas: Como engajar as pessoas em seus projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017
MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.
PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.
Sobre o Autor
![]() | Eduardo Montes, PMPEste endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo. Fundador e PMO da https://escritoriodeprojetos.com.br que possui o melhor e mais completo conteúdo gratuito sobre gerenciamento de projetos do Brasil e apoia na capacitação de 70.000 usuários Mais de 300 projetos entregues somando R$19 bilhões em investimentos Especialista em Escritório de Projetos, Gestão de Portfólio de Projetos e na capacitação de Gerentes de Projetos PMP certificado desde 2005 quando iniciou sua atuação como PMO e implantou e gerenciou vários Escritórios de Projetos Mestrado em Administração de Empresas pela EAESP-FGV MBA Exchange pela University of North Carolina at Chapel Hill Bacharelado em Ciência da Computação pela UFSCar Minha missão é capacitar as pessoas e as empresas a terem sucesso em seus projetos. Saiba mais... Autor dos Livros da série escritoriodeprojetos.com.br:
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