A comunicação certamente é uma das áreas de conhecimento mais importantes para o GP, senão for a mais importante. Ela representa cerca de 90% do tempo do melhores Gerentes de Projetos (PMI, 2017, p. 61) e é o elo de ligação entre as pessoas, as ideias e as informações.
Além disso, a maioria dos problemas dos projetos são oriundos de falha de comunicação e existe uma forte correlação entre o desempenho do projeto e a habilidade do GP em administrar as comunicações.
O que é o gerenciamento das comunicações?
Segundo o Guia PMBOK®, o gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.
Qual é o objetivo do Gerenciamento das comunicações?
O gerenciamento das comunicações tem como principais objetivos:
- Conectar as diversas partes interessadas apesar de seus diferentes interesses e culturas para atender os objetivos do projeto;
- Fornecer as ligações críticas entre pessoas e informações necessárias para comunicações bem-sucedidas;
- Garantir a geração, disseminação, armazenamento, recuperação e descarte de informações do projeto;
- Manter as partes interessadas “alinhadas”.
O que é comunicação?
Comunicação é um processo através do qual as informações são trocadas entre as pessoas com o uso de um sistema comum de símbolos, sinais ou comportamentos (PMI, 2004, p. 355).
Veja como é um modelo de comunicação e como ser eficaz.
A figura abaixo mostra de forma bem humorada problemas comuns de comunicação em projetos:
Tipos de comunicação
- Verbal: é o tipo mais comum de comunicação. Deve-se usar a velocidade, tonalidade e inflexões na voz para chamar a atenção do receptor.
- Não Verbal: comunicação através de gestos, expressões faciais, linguagem corporal, aparência, entre outros. Use seu corpo para atrair o receptor.
- Escrita ou Gráfica: atualmente, uma das mais usadas no ambiente de trabalho, principalmente, através do e-mail. O GP usa muito para criar seus planos, gerar seus status report, … Use o estilo de escrita (Voz ativa ou passiva, vocabulário, estrutura, etc.) para atrair o receptor.
Um ponto importante, é que estudos comprovam que a mensagem oral é compreendida:
- 7 %: através das palavras na mensagem;
- 38%: através da tonalidade da voz;
- 55%: através da linguagem não verbal.
Portanto, nunca se esqueça de deixar seu corpo falar por você.
Papéis relacionados com a comunicação em projetos
Para finalizar a seção de fundamentos, gostaria de ressaltar alguns dos papéis relacionados com a comunicação:
- Alinhar os objetivos do projeto e disseminá-los garantindo comprometimento da equipe;
- Tomar decisão;
- Autorizar trabalho;
- Dirigir atividades;
- Negociar;
- Reportar;
- Atender reuniões;
- Administração geral do projeto, como marketing e vendas, relações públicas, …;
- Administração de registros como atas, memorandos, cartas, boletins, relatórios, especificações, documentos de aquisição, …
Processos de gerenciamento das comunicações
Grupos de processos x processos de gerenciamento das comunicações
Os processos de gerenciamento das comunicações estão nos seguintes grupos de processos:
Planejamento |
Execução |
Monitoramento e controle |
Não existem processos de gerenciamento das comunicações nos grupos de processos Iniciação e Encerramento.
Conheça todos processos do Guia PMBOK Sexta Edição por área de conhecimento e grupo de processos.
Planejar o gerenciamento das comunicações
Segundo o Guia PMBOK®, planejar o gerenciamento das comunicações é o processo de determinar as necessidades de informação das partes interessadas no projeto e definir uma abordagem de comunicação.
Com esse intuito, o GP deve:
- Conectar as partes interessadas respondendo suas necessidades de informação, gerando confiança e entusiasmo pelo projeto e estimulando trabalho em equipe e cooperação;
- Agilizar a tomada de decisão disponibilizando a informação certa na hora certa para as pessoas certas;
- Garantir o alinhamento entre as pessoas disponibilizando uma documentação resumida e eficiente, o que implicará em menos discussões e conflitos.
Abaixo algumas das melhores práticas do processo:
- Usar método 5W2H adaptado para análise (6W2H);
- Adaptar a cultura e estrutura organizacional;
- Considerar os interesses individuais e de grupo, seus conflitos e repertórios;
- Validar o plano com os interessados;
- Determinar mecanismos de feedback e resolução de conflitos;
- Garantir meios adequados para resolução de problemas, distribuição de informações e controle de mudanças;
- Usar modelos e boas práticas já validadas pelo PMO;
- Preparar plano de comunicações já no kick-off e revisar sempre.
What? |
O que? Qual informação |
Why? |
Por que? Com qual propósito |
Who? |
Quem é o responsável? |
Who? |
Para quem? Quem precisa da informação |
When? |
Quando serão necessárias e qual periodicidade |
Where? |
Onde ocorrerão ou serão armazenadas |
How? |
Como? Template, Procedimento, Best Practices |
Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 10.1 Planejar o gerenciamento das comunicações (Guia PMBOK® 6a Edição)
Entradas |
Ferramentas |
Saídas |
Análise de requisitos da comunicação |
Plano de gerenciamento das comunicações Atualizações do plano de gerenciamento do projeto Atualizações de documentos do projeto
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Gerenciar as comunicações
Gerenciar as comunicações, chamado de distribuir as informações na quarta edição do Guia PMBOK®, é o processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto conforme planejado.
Envolve todo o ciclo de vida da informação descrito no plano de gerenciamento da comunicação iniciando pela geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação, até o descarte final da informação.
Atenção especial nesse processo, pois, não adianta um bom planejamento sem uma boa execução.
O GP deve:
- Manter todos na mesma página motivando a equipe, agilizando as decisões e minimizando os conflitos;
- Preocupar-se em responder as solicitações de informações não previstas;
- Garantir que ninguém alegue falta de conhecimento.
Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 10.2 Gerenciar as comunicações (Guia PMBOK® 6a Edição)
Entradas |
Ferramentas |
Saídas |
Plano de gerenciamento do projeto |
Sistema de informações do gerenciamento de projetos |
Atualizações do plano de gerenciamento do projeto |
Monitorar as comunicações
O processo Monitorar as comunicações mudou de nome (Controlar as comunicações na quinta edição), mas, com mesmo objetivo, controlar e monitorar as comunicações de modo a garantir que as necessidades de informação das partes interessadas sejam atendidas.
Questão-chave:
- Como farei para garantir informação exata no tempo certo de modo a manter todos alinhados motivando equipe, agilizando decisões e minimizando conflitos?
Solicite feedback em relação a qualidade das informações disponibilizadas (exatidão e tempo) e adapte as novas demandas de informação.
As formas de feedback podem ser:
- Formais: Reuniões periódicas, Pesquisa de satisfação, …; ou
- Informais: Happy hour, café, almoço, …
Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 10.3 Monitorar as comunicações (Guia PMBOK® 6a Edição)
Entradas |
Ferramentas |
Saídas |
Plano de gerenciamento do projeto |
Sistema de informações do gerenciamento de projetos |
Informações sobre o desempenho do trabalho |
Ferramentas do gerenciamento das comunicações
Principais ferramentas usadas para gerenciar as comunicações:
- Análise de partes interessadas
- Análise de requisitos da comunicação
- Tecnologia das comunicações
- Modelos de comunicações
- Métodos de comunicação
- Sistemas de gerenciamento da informação
- Reportar o desempenho
Modelos de Gerenciamento das comunicações
Modelos das principais saídas dos processos de gerenciamento das comunicações:
- Matriz das Comunicacoes versao 5W2H.xlsx
- Plano de gerenciamento das comunicacoes.docx
- Status Report.docx
- Status Report.pptx
- Solicitação de mudança
Exemplos de Gerenciamento das Comunicações
Exemplos das principais saídas dos processos de gerenciamento das comunicações:
- Plano de gerenciamento das comunicacoesvExemplo.docx
- Matriz das Comunicacoes versao Desenvolvimento de Sistemas.xlsx
- Registro das partes interessadas vExemplo-Plano de Comunicacao.xlsx
Saídas dos processos de gerenciamento das comunicações com seus modelos e exemplos
Processo |
Saída |
Modelo |
Exemplo |
Matriz das Comunicacoes versao Desenvolvimento de Sistemas.xlsx |
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Mudanças dos Processos de Gerenciamento das comunicações da 5ª Edição do Guia PMBOK®
O processo Controlar as Comunicações foi renomeado para Monitorar as Comunicações. (Mesma mudança ocorreu em Riscos).
Referências Bibliográficas
MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Comunicações: como influenciar as pessoas comunicando, 1a Ed. São Paulo; 2020.
MONTES, Eduardo; PATZ, Fatima. Gerenciamento das partes interessadas: Como engajar as pessoas em seus projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.
MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.
PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.
PMI – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Terceira edição, Pennsylvania: PMI, 2004.
Áreas de Conhecimento em Gerenciamento de projetos
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