Escritório de Projetos

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A comunicação certamente é uma das áreas de conhecimento mais importantes para o GP, senão for a mais importante. Ela representa cerca de 90% do tempo do GP e é o elo de ligação entre as pessoas, as ideias e as informações.
Além disso, a maioria dos problemas dos projetos são oriundos de falha de comunicação e existe uma forte correlação entre o desempenho do projeto e a habilidade do GP em administrar as comunicações.

Segundo o Guia PMBOK®, o gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.

 

Tem como principais objetivos:

  • Conectar as diversas partes interessadas apesar de seus diferentes interesses e culturas para atender os objetivos do projeto;
  • Fornecer as ligações críticas entre pessoas e informações necessárias para comunicações bem-sucedidas;
  • Garantir a geração, disseminação, armazenamento, recuperação e descarte de informações do projeto;
  • Manter as partes interessadas "alinhadas".

Fundamentos das comunicações

Comunicação é um processo através do qual as informações são trocadas entre as pessoas com o uso de um sistema comum de símbolos, sinais ou comportamentos.

Veja como é um modelo de comunicação e como ser eficaz.

A figura abaixo mostra de forma bem humorada problemas comuns de comunicação em projetos:

Tipos de comunicação:

  • Verbal: é o tipo mais comum de comunicação. Deve-se usar a velocidade, tonalidade e inflexões na voz para chamar a atenção do receptor.
  • Não Verbal: comunicação através de gestos, expressões faciais, linguagem corporal, aparência, entre outros. Use seu corpo para atrair o receptor.
  • Escrita ou Gráfica: atualmente, uma das mais usadas no ambiente de trabalho, principalmente, através do e-mail. O GP usa muito para criar seus planos, gerar seus status report, ...  Use o estilo de escrita (Voz ativa ou passiva, vocabulário, estrutura, etc.) para atrair o receptor.

Um ponto importante, é que estudos comprovam que a mensagem oral é compreendida:

  • 7 %: através das palavras na mensagem;
  • 38%: através da tonalidade da voz;
  • 55%: através da linguagem não verbal.

Portanto, nunca se esqueça de deixar seu corpo falar por você.

Papéis relacionados com a comunicação em projetos

Para finalizar a seção de fundamentos, gostaria de ressaltar alguns dos papéis relacionados com a comunicação:

  • Alinhar os objetivos do projeto e disseminá-los garantindo comprometimento da equipe;
  • Tomar decisão;
  • Autorizar trabalho;
  • Dirigir atividades;
  • Negociar;
  • Reportar;
  • Atender reuniões;
  • Administração geral do projeto, como marketing e vendas, relações públicas, ...;
  • Administração de registros como atas, memorandos, cartas, boletins, relatórios, especificações, documentos de aquisição, ...

 

Processos do gerenciamento das comunicações do projeto (Guia PMBOK® Sexta Edição)


Gerenciamento das comunicacoes

10.1 Planejar o gerenciamento das comunicações: identificar as necessidades e relevância de informações e definir abordagem de comunicação;

10.2 Gerenciar as comunicações: colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas conforme planejado; Envolve todo o ciclo de vida da informação descrito no plano de gerenciamento da comunicação, composto por gerar, coletar, distribuir, armazenar, recuperar e até descartar a informação.

10.3 Monitorar as comunicações: controlar e monitorar as comunicações de modo a garantir que as necessidades de informação das partes interessadas sejam atendidas.

 

Ferramentas das comunicações do Guia PMBOK®

Principais ferramentas usadas para gerenciar as comunicações:

Modelos/Templates de Gerenciamento de Projetos

Modelos das principais saídas dos processos de gerenciamento das comunicações:

Exemplos de Projetos

Exemplos das principais saídas dos processos de gerenciamento das comunicações:

Tabela das saídas dos processos de gerenciamento das comunicações com seus templates/modelos e exemplos

Processo

Saída

Modelo

Exemplo

Planejar o gerenciamento das comunicações

Plano de gerenciamento das comunicações

Plano de gerenciamento das comunicacoes.docx

Plano de gerenciamento das comunicacoesvExemplo.docx

Gerenciar as comunicações

Comunicações do projeto

Matriz das Comunicações versão 5W2H.xlsx

Matriz das Comunicacoes versao Desenvolvimento de Sistemas.xlsx

Monitorar as comunicações

Informações sobre o desempenho do trabalho

Status Report.docx

Status Report.pptx

StatusReport.Capacitação em Projetos.xlsx

 

Solicitações de mudança

Solicitação de mudança

Solicitação de mudança da reforma da casa

 

Mudanças dos Processos de Gerenciamento das comunicações da 5ª Edição do Guia PMBOK®

O processo Controlar as Comunicações foi renomeado para Monitorar as Comunicações. (Mesma mudança ocorreu em Riscos).

 

Referências Bibliográficas

MONTES, Eduardo; PATZ, Fatima. Gerenciamento das partes interessadas: Como engajar as pessoas em seus projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017

MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.

 

 

Sobre o Autor

 

eduardo

Eduardo Montes, PMP

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Fundador e PMO da https://escritoriodeprojetos.com.br que possui o melhor e mais completo conteúdo gratuito sobre gerenciamento de projetos do Brasil e apoia na capacitação de 70.000 usuários

Mais de 300 projetos entregues somando R$19 bilhões em investimentos

Especialista em Escritório de Projetos, Gestão de Portfólio de Projetos e na capacitação de Gerentes de Projetos

PMP certificado desde 2005 quando iniciou sua atuação como PMO e implantou e gerenciou vários Escritórios de Projetos

Mestrado em Administração de Empresas pela EAESP-FGV

MBA Exchange pela University of North Carolina at Chapel Hill

Bacharelado em Ciência da Computação pela UFSCar

Missão de vida: Capacitar as pessoas e as empresas a terem sucesso em seus projetos. Saiba mais...

Autor dos Livros da série escritoriodeprojetos.com.br:

 

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