Gerenciamento das comunicações do projeto

A comunicação certamente é uma das áreas de conhecimento mais importantes para o GP, senão for a mais importante. Ela representa cerca de 90% do tempo do melhores Gerentes de Projetos (PMI, 2017, p. 61) e é o elo de ligação entre as pessoas, as ideias e as informações.
Além disso, a maioria dos problemas dos projetos são oriundos de falha de comunicação e existe uma forte correlação entre o desempenho do projeto e a habilidade do GP em administrar as comunicações.

Segundo o Guia PMBOK®, o gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.

Tem como principais objetivos:

• Conectar as diversas partes interessadas apesar de seus diferentes interesses e culturas para atender os objetivos do projeto;
• Fornecer as ligações críticas entre pessoas e informações necessárias para comunicações bem-sucedidas;
• Garantir a geração, disseminação, armazenamento, recuperação e descarte de informações do projeto;
• Manter as partes interessadas "alinhadas".

Fundamentos das comunicações

Comunicação é um processo através do qual as informações são trocadas entre as pessoas com o uso de um sistema comum de símbolos, sinais ou comportamentos (PMI, 2004, p. 355).

Veja como é um modelo de comunicação e como ser eficaz.

A figura abaixo mostra de forma bem humorada problemas comuns de comunicação em projetos:

Tipos de comunicação:

• Verbal: é o tipo mais comum de comunicação. Deve-se usar a velocidade, tonalidade e inflexões na voz para chamar a atenção do receptor.
• Não Verbal: comunicação através de gestos, expressões faciais, linguagem corporal, aparência, entre outros. Use seu corpo para atrair o receptor.
• Escrita ou Gráfica: atualmente, uma das mais usadas no ambiente de trabalho, principalmente, através do e-mail. O GP usa muito para criar seus planos, gerar seus status report, ...  Use o estilo de escrita (Voz ativa ou passiva, vocabulário, estrutura, etc.) para atrair o receptor.

Um ponto importante, é que estudos comprovam que a mensagem oral é compreendida:

• 7 %: através das palavras na mensagem;
• 38%: através da tonalidade da voz;
• 55%: através da linguagem não verbal.

Portanto, nunca se esqueça de deixar seu corpo falar por você.

Papéis relacionados com a comunicação em projetos

Para finalizar a seção de fundamentos, gostaria de ressaltar alguns dos papéis relacionados com a comunicação:

• Alinhar os objetivos do projeto e disseminá-los garantindo comprometimento da equipe;
• Tomar decisão;
• Autorizar trabalho;
• Dirigir atividades;
• Negociar;
• Reportar;
• Atender reuniões;
• Administração geral do projeto, como marketing e vendas, relações públicas, ...;
• Administração de registros como atas, memorandos, cartas, boletins, relatórios, especificações, documentos de aquisição, ...

Processos do gerenciamento das comunicações do projeto (Guia PMBOK® Sexta Edição)

10.1 Planejar o gerenciamento das comunicações: identificar as necessidades e relevância de informações e definir abordagem de comunicação;

10.2 Gerenciar as comunicações: colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas conforme planejado; Envolve todo o ciclo de vida da informação descrito no plano de gerenciamento da comunicação, composto por gerar, coletar, distribuir, armazenar, recuperar e até descartar a informação.

10.3 Monitorar as comunicações: controlar e monitorar as comunicações de modo a garantir que as necessidades de informação das partes interessadas sejam atendidas.

Ferramentas das comunicações do Guia PMBOK®

Principais ferramentas usadas para gerenciar as comunicações:

• Análise de partes interessadas
• Análise de requisitos da comunicação
• Tecnologia das comunicações
• Modelos de comunicações
• Métodos de comunicação
• Sistemas de gerenciamento da informação
• Reportar o desempenho

Modelos/Templates de Gerenciamento de Projetos

Modelos das principais saídas dos processos de gerenciamento das comunicações:

• Matriz das Comunicacoes versao 5W2H.xlsx
• Plano de gerenciamento das comunicacoes.docx
• Status Report.docx
• Status Report.pptx
• Solicitação de mudança

Exemplos de Projetos

Exemplos das principais saídas dos processos de gerenciamento das comunicações:

• Plano de gerenciamento das comunicacoesvExemplo.docx
• Matriz das Comunicacoes versao Desenvolvimento de Sistemas.xlsx
• Registro das partes interessadas vExemplo-Plano de Comunicacao.xlsx

Tabela das saídas dos processos de gerenciamento das comunicações com seus templates/modelos e exemplos

Mudanças dos Processos de Gerenciamento das comunicações da 5ª Edição do Guia PMBOK®

O processo Controlar as Comunicações foi renomeado para Monitorar as Comunicações. (Mesma mudança ocorreu em Riscos).

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Terceira edição, Pennsylvania: PMI, 2004.

Sobre o Autor

Eduardo Montes, PMP Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo. Fundador e PMO da escritoriodeprojetos.com.br que possui o melhor e mais completo conteúdo gratuito sobre gerenciamento de projetos do Brasil e apoia na capacitação de 70.000 usuários Entregou 356 projetos, implantou 15 Escritórios de Projetos e ministrou 107 cursos sobre gerenciamento de projetos. Especialista em Escritório de Projetos, Gestão de Portfólio de Projetos e na capacitação de Gerentes de Projetos Certificado PMP pelo PMI desde 2005 & PSM I pelo Scrum.org Mestrado em Administração de Empresas pela EAESP-FGV MBA Exchange pela University of North Carolina at Chapel Hill Bacharelado em Ciência da Computação pela UFSCar Missão de capacitar as pessoas a terem sucesso em seus projetos. Autor dos Livros da série escritoriodeprojetos.com.br: Introdução ao Gerenciamento de Projetos: Como gerenciar projetos pode fazer a diferença na sua vida Gerenciamento das partes interessadas: Como engajar as pessoas em seus projetos Gerenciamento das Aquisições: O melhor custo x benefício das suas compras Administração do Tempo: Como fazer mais com menos Gerenciamento das Comunicações: como influenciar pessoas Para mais informações, visite meu perfil e me envie uma mensagem ou Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo..

Áreas de Conhecimento em Gerenciamento de projetos

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