A comunicação certamente é uma das áreas de conhecimento mais importantes para o GP, senão for a mais importante. Ela representa cerca de 90% do tempo do melhores Gerentes de Projetos (PMI, 2017, p. 61) e é o elo de ligação entre as pessoas, as ideias e as informações.
Além disso, a maioria dos problemas dos projetos são oriundos de falha de comunicação e existe uma forte correlação entre o desempenho do projeto e a habilidade do GP em administrar as comunicações.

O que é o gerenciamento das comunicações?

Segundo o Guia PMBOK®, o gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.

 

Qual é o objetivo do Gerenciamento das comunicações?

O gerenciamento das comunicações tem como principais objetivos:

  • Conectar as diversas partes interessadas apesar de seus diferentes interesses e culturas para atender os objetivos do projeto;
  • Fornecer as ligações críticas entre pessoas e informações necessárias para comunicações bem-sucedidas;
  • Garantir a geração, disseminação, armazenamento, recuperação e descarte de informações do projeto;
  • Manter as partes interessadas "alinhadas".

 

O que é comunicação?

Comunicação é um processo através do qual as informações são trocadas entre as pessoas com o uso de um sistema comum de símbolos, sinais ou comportamentos (PMI, 2004, p. 355).

Veja como é um modelo de comunicação e como ser eficaz.

A figura abaixo mostra de forma bem humorada problemas comuns de comunicação em projetos:

Tipos de comunicação

  • Verbal: é o tipo mais comum de comunicação. Deve-se usar a velocidade, tonalidade e inflexões na voz para chamar a atenção do receptor.
  • Não Verbal: comunicação através de gestos, expressões faciais, linguagem corporal, aparência, entre outros. Use seu corpo para atrair o receptor.
  • Escrita ou Gráfica: atualmente, uma das mais usadas no ambiente de trabalho, principalmente, através do e-mail. O GP usa muito para criar seus planos, gerar seus status report, ...  Use o estilo de escrita (Voz ativa ou passiva, vocabulário, estrutura, etc.) para atrair o receptor.

Um ponto importante, é que estudos comprovam que a mensagem oral é compreendida:

  • 7 %: através das palavras na mensagem;
  • 38%: através da tonalidade da voz;
  • 55%: através da linguagem não verbal.

Portanto, nunca se esqueça de deixar seu corpo falar por você.

Papéis relacionados com a comunicação em projetos

Para finalizar a seção de fundamentos, gostaria de ressaltar alguns dos papéis relacionados com a comunicação:

  • Alinhar os objetivos do projeto e disseminá-los garantindo comprometimento da equipe;
  • Tomar decisão;
  • Autorizar trabalho;
  • Dirigir atividades;
  • Negociar;
  • Reportar;
  • Atender reuniões;
  • Administração geral do projeto, como marketing e vendas, relações públicas, ...;
  • Administração de registros como atas, memorandos, cartas, boletins, relatórios, especificações, documentos de aquisição, ...

 

Processos de gerenciamento das comunicações


Gerenciamento das comunicacoes

Grupos de processos x processos de gerenciamento das comunicações

Os processos de gerenciamento das comunicações estão nos seguintes grupos de processos:

Planejamento

Execução

Monitoramento e controle

10.1 Planejar o gerenciamento das comunicações

10.2 Gerenciar as comunicações

10.3 Monitorar as comunicações

Não existem processos de gerenciamento das comunicações nos grupos de processos Iniciação e Encerramento.

Conheça todos processos do Guia PMBOK Sexta Edição por área de conhecimento e grupo de processos.

Planejar o gerenciamento das comunicações

Segundo o Guia PMBOK®, planejar o gerenciamento das comunicações é o processo de determinar as necessidades de informação das partes interessadas no projeto e definir uma abordagem de comunicação.

Com esse intuito, o GP deve:

  • Conectar as partes interessadas respondendo suas necessidades de informação, gerando confiança e entusiasmo pelo projeto e estimulando trabalho em equipe e cooperação;
  • Agilizar a tomada de decisão disponibilizando a informação certa na hora certa para as pessoas certas;
  • Garantir o alinhamento entre as pessoas disponibilizando uma documentação resumida e eficiente, o que implicará em menos discussões e conflitos.

Abaixo algumas das melhores práticas do processo:

  • Usar método 5W2H adaptado para análise (6W2H);
  • Adaptar a cultura e estrutura organizacional;
  • Considerar os interesses individuais e de grupo, seus conflitos e repertórios;
  • Validar o plano com os interessados;
  • Determinar mecanismos de feedback e resolução de conflitos;
  • Garantir meios adequados para resolução de problemas, distribuição de informações e controle de mudanças;
  • Usar modelos e boas práticas já validadas pelo PMO;
  • Preparar plano de comunicações já no kick-off e revisar sempre.

 

What?

O que? Qual informação

Why?

Por que? Com qual propósito

Who?

Quem é o responsável?

Who?

Para quem? Quem precisa da informação

When?

Quando serão necessárias e qual periodicidade

Where?

Onde ocorrerão ou serão armazenadas

How?

Como? Template, Procedimento, Best Practices

 

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 10.1 Planejar o gerenciamento das comunicações (Guia PMBOK® 6a Edição)

Entradas

Ferramentas

Saídas

Termo de abertura do projeto

Plano de gerenciamento do projeto

Documentos do projeto

Fatores ambientais da empresa

Ativos de processos organizacionais

Opinião especializada

Análise de requisitos da comunicação

Tecnologias de comunicações

Modelos de comunicações

Métodos de comunicação

Habilidades interpessoais e de equipe

Representação de dados

Reuniões

Plano de gerenciamento das comunicações

Atualizações do plano de gerenciamento do projeto

Atualizações de documentos do projeto

 

 

 

Gerenciar as comunicações

Gerenciar as comunicações, chamado de distribuir as informações na quarta edição do Guia PMBOK®, é o processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto conforme planejado.

Envolve todo o ciclo de vida da informação descrito no plano de gerenciamento da comunicação iniciando pela geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação, até o descarte final da informação.


Atenção especial nesse processo, pois, não adianta um bom planejamento sem uma boa execução.


O GP deve:

  • Manter todos na mesma página motivando a equipe, agilizando as decisões e minimizando os conflitos;
  • Preocupar-se em responder as solicitações de informações não previstas;
  • Garantir que ninguém alegue falta de conhecimento.

 

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 10.2 Gerenciar as comunicações (Guia PMBOK® 6a Edição)

Entradas

Ferramentas

Saídas

Plano de gerenciamento do projeto

Documentos do projeto

Relatórios de desempenho do trabalho

Fatores ambientais da empresa

Ativos de processos organizacionais

Tecnologias de comunicações

Métodos de comunicação

Habilidades de Comunicação

Sistema de informações do gerenciamento de projetos

Relatórios de projeto

Habilidades interpessoais e de equipe

Reuniões

Comunicações do projeto

Atualizações do plano de gerenciamento do projeto

Atualizações de documentos do projeto

Atualizações de ativos de processos organizacionais

 

 

Monitorar as comunicações

O processo Monitorar as comunicações mudou de nome (Controlar as comunicações na quinta edição), mas, com mesmo objetivo, controlar e monitorar as comunicações de modo a garantir que as necessidades de informação das partes interessadas sejam atendidas.

Questão-chave:

  • Como farei para garantir informação exata no tempo certo de modo a manter todos alinhados motivando equipe, agilizando decisões e minimizando conflitos?

 

Solicite feedback em relação a qualidade das informações disponibilizadas (exatidão e tempo) e adapte as novas demandas de informação.

 

As formas de feedback podem ser:

  • Formais: Reuniões periódicas, Pesquisa de satisfação, ...; ou
  • Informais: Happy hour, café, almoço, ...

 

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 10.3 Monitorar as comunicações (Guia PMBOK® 6a Edição)

Entradas

Ferramentas

Saídas

Plano de gerenciamento do projeto

Documentos do projeto

Dados de desempenho do trabalho

Fatores ambientais da empresa

Ativos de processos organizacionais

Opinião especializada

Sistema de informações do gerenciamento de projetos

Representação de dados

Habilidades interpessoais e de equipe

Reuniões

Informações sobre o desempenho do trabalho

Solicitações de mudança

Atualizações do plano de gerenciamento do projeto

Atualizações de documentos do projeto

 

Ferramentas do gerenciamento das comunicações

Principais ferramentas usadas para gerenciar as comunicações:

 

Modelos de Gerenciamento das comunicações

Modelos das principais saídas dos processos de gerenciamento das comunicações:

 

Exemplos de Gerenciamento das Comunicações

Exemplos das principais saídas dos processos de gerenciamento das comunicações:

 

Saídas dos processos de gerenciamento das comunicações com seus modelos e exemplos

Processo

Saída

Modelo

Exemplo

Planejar o gerenciamento das comunicações

Plano de gerenciamento das comunicações

Plano de gerenciamento das comunicacoes.docx

Plano de gerenciamento das comunicacoesvExemplo.docx

Gerenciar as comunicações

Comunicações do projeto

Matriz das Comunicações versão 5W2H.xlsx

Matriz das Comunicacoes versao Desenvolvimento de Sistemas.xlsx

Monitorar as comunicações

Informações sobre o desempenho do trabalho

Status Report.docx

Status Report.pptx

StatusReport.Capacitação em Projetos.xlsx

 

Solicitações de mudança

Solicitação de mudança

Solicitação de mudança da reforma da casa

 

Mudanças dos Processos de Gerenciamento das comunicações da 5ª Edição do Guia PMBOK®

O processo Controlar as Comunicações foi renomeado para Monitorar as Comunicações. (Mesma mudança ocorreu em Riscos).

 

Referências Bibliográficas

MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Comunicações: como influenciar as pessoas comunicando, Edição de pré-lançamento; 2020.

MONTES, Eduardo; PATZ, Fatima. Gerenciamento das partes interessadas: Como engajar as pessoas em seus projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.

MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Terceira edição, Pennsylvania: PMI, 2004.

 

Sobre o Autor

eduardo

Eduardo Montes, PMP, PSM I

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Fundador e PMO da escritoriodeprojetos.com.br que possui o melhor e mais completo conteúdo gratuito sobre gerenciamento de projetos do Brasil e apoia na capacitação de 70.000 usuários

Entregou 434 projetos, implantou 15 Escritórios de Projetos e ministrou 107 cursos sobre gerenciamento de projetos.

Especialista em Escritório de Projetos, Gestão de Portfólio de Projetos e na capacitação de Gerentes de Projetos

Certificado PMP pelo PMI desde 2005 & PSM I pelo Scrum.org

Mestrado em Administração de Empresas pela EAESP-FGV

MBA Exchange pela University of North Carolina at Chapel Hill

Bacharelado em Ciência da Computação pela UFSCar

Missão de capacitar as pessoas e as empresas a terem sucesso em seus projetos.

Autor dos Livros da série escritoriodeprojetos.com.br:

Para mais informações, visite meu perfil e me envie uma mensagem ou Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo..

 

 

 

 

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