Modelos de comunicações

Os modelos de comunicações ajudam a garantir a comunicação eficaz no projeto. Veja a seguir alguns dos modelos de comunicação mais usados no mercado.

Dividimos os modelos de comunicação em dois grupos:

• Modelos/templates usados nas comunicações de modo a aumentar sua eficácia.
• Modelo de comunicação interativo que representa o processo de comunicar.

Modelos/templates usados nas comunicações

Para planejar seu projeto é necessário obter informações exatas no tempo certo para tomar as melhores decisões. Para agilizar a coleta dessas informações e não esquecer nada importante, usa-se formulários organizados de forma lógica e integrada. Esses formulários mais conhecidos pelo nome de templates foram criados por mim e são aperfeiçoados de forma contínua desde 2005 quando criei meu primeiro Escritório de Projetos.

Veja abaixo os templates mais usados nas comunicações.

Plano de gerenciamento das comunicações

Usado para planejar as comunicações do seu projeto.

Clique para baixar o template do Plano de gerenciamento das comunicacoes.docx

Clique para saber mais sobre o Plano de gerenciamento das comunicações.

Matriz das comunicações do projeto

A matriz das comunicações do projeto detalha todas as informações do projeto esclarecendo às partes interessadas o ciclo de vida das informações no projeto.

Clique para baixar o template da Matriz das Comunicacoes versao 5W2H.xlsx

Status Report do projeto

O Status Report é o relatório da situação do projeto. Ele normalmente possui um breve sumário com os principais pontos de destaque (positivos ou negativos), o que aconteceu desde o último status e o que acontecerá até o próximo status.

Clique abaixo para baixar o template em formato DOCX ou PPTX: 

• Status Report.docx
• Status Report.pptx

Modelo de comunicações interativo

Veja abaixo um modelo de comunicações interativo, seus elementos, questões e como usá-lo para tornar a comunicação efetiva.

Elementos da comunicação

Um modelo de comunicação possui os seguintes elementos:

• Emissor: quem emite a mensagem, quem está enviando uma mensagem;
• Receptor: quem recebe a mensagem, sua audiência;
• Mensagem: aquilo que está comunicando;
• Código: programa ou instrução que cria e depois controla a relação entre significante (palavra) e significado (conteúdo);
• Repertório: cultura, valores, experiência, conhecimento;
• Veículo: Todo elemento físico usado para transportar ou conduzir a mensagem até o receptor;
• Ruídos: Interferência de ordem física, psicológica ou cultural.

Comunicação Efetiva

Para se obter uma comunicação efetiva, o emissor deve emitir uma mensagem clara, atraente e de fácil entendimento, a fim de persuadir o receptor a emitir a resposta esperada pelo emissor

Para isso, o emissor deve procurar evitar os ruídos, veja abaixo algumas causas frequentes de ruídos:

• Uso de gírias ou jargões;
• Repertório do receptor;
• Fatores emocionais;
• Percepções de Personalidade;
• Má interpretação das palavras;
• Distância física;
• Fatores de distração no ambiente;
• Excesso de informação;
• Muitos elos na cadeia.

Para evitar ruídos na comunicação, o GP deve:

• Preencher as condições para a decodificação eficaz:
  • Conhecimento do código;
  • Uso de códigos fechados (sem ambiguidade);
  • Conhecimento de repertório do receptor;
  • Conhecimento do repertório do contexto em que atuamos;
  • Uso adequado do veículo.
• Sua mensagem deve ser atraente, a fim de persuadir o leitor a emitir a resposta esperada pelo emissor.

Questões chaves

Algumas perguntas chaves para obter uma comunicação eficaz:

• O receptor vai entender e fará o que estou pedindo?
  • Lembre-se: Os receptores filtram as informações através de considerações culturais, seu conhecimento do assunto, habilidades linguísticas, localização geográfica, emoções e atitudes.
• Qual é o repertório do receptor e quais são os ruídos?
• Como tornar a mensagem clara e atraente?

Sobre o Autor

Eduardo Montes, PMP, PSM I Fundador e PMO da escritoriodeprojetos.com.br que possui o melhor e mais completo conteúdo gratuito sobre projetos do Brasil e apoia na capacitação de 70.000 usuários. Entregou 443 projetos, implantou 15 Escritórios de Projetos e ministrou 116 cursos sobre gestão de projetos. Especialista em Escritório de Projetos, Gestão de Portfólio de Projetos e na capacitação de Gerentes de Projetos. Certificado PMP desde 2005 & PSM I pelo Scrum.org. Mestrado em Administração de Empresas pela EAESP-FGV. MBA Exchange pela University of North Carolina at Chapel Hill. Bacharelado em Ciência da Computação pela UFSCar. Propósito de vida: transformar projetos em realidade. Autor dos Livros da série escritoriodeprojetos.com.br: Introdução ao Gerenciamento de Projetos: Como gerenciar projetos pode fazer a diferença Gerenciamento das partes interessadas: Como engajar as pessoas em projetos Gerenciamento das Aquisições: O melhor custo x benefício das suas compras Administração do Tempo: Como ser ágil Gerenciamento das Comunicações: Como influenciar pessoas Entre em contato Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo. ou conecte-se no meu Linkedin, Facebook ou Instagram.