Os modelos de comunicações ajudam a garantir a comunicação eficaz no projeto. Veja a seguir alguns dos modelos de comunicação mais usados no mercado.
Dividimos os modelos de comunicação em dois grupos:
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- Modelos/templates usados nas comunicações de modo a aumentar sua eficácia.
- Modelo de comunicação interativo que representa o processo de comunicar.
Modelos/templates usados nas comunicações
Para planejar seu projeto é necessário obter informações exatas no tempo certo para tomar as melhores decisões. Para agilizar a coleta dessas informações e não esquecer nada importante, usa-se formulários organizados de forma lógica e integrada. Esses formulários mais conhecidos pelo nome de templates foram criados por mim e são aperfeiçoados de forma contínua desde 2005 quando criei meu primeiro Escritório de Projetos.
Veja abaixo os templates mais usados nas comunicações.
Plano de gerenciamento das comunicações
Usado para planejar as comunicações do seu projeto.
Clique para baixar o template do Plano de gerenciamento das comunicacoes.docx
Clique para saber mais sobre o Plano de gerenciamento das comunicações.
Matriz das comunicações do projeto
A matriz das comunicações do projeto detalha todas as informações do projeto esclarecendo às partes interessadas o ciclo de vida das informações no projeto.
Clique para baixar o template da Matriz das Comunicacoes versao 5W2H.xlsx
Status Report do projeto
O Status Report é o relatório da situação do projeto. Ele normalmente possui um breve sumário com os principais pontos de destaque (positivos ou negativos), o que aconteceu desde o último status e o que acontecerá até o próximo status.
Clique abaixo para baixar o template em formato DOCX ou PPTX:
Modelo de comunicações interativo
Veja abaixo um modelo de comunicações interativo, seus elementos, questões e como usá-lo para tornar a comunicação efetiva.
Elementos da comunicação
Um modelo de comunicação possui os seguintes elementos:
- Emissor: quem emite a mensagem, quem está enviando uma mensagem;
- Receptor: quem recebe a mensagem, sua audiência;
- Mensagem: aquilo que está comunicando;
- Código: programa ou instrução que cria e depois controla a relação entre significante (palavra) e significado (conteúdo);
- Repertório: cultura, valores, experiência, conhecimento;
- Veículo: Todo elemento físico usado para transportar ou conduzir a mensagem até o receptor;
- Ruídos: Interferência de ordem física, psicológica ou cultural.
Comunicação Efetiva
Para se obter uma comunicação efetiva, o emissor deve emitir uma mensagem clara, atraente e de fácil entendimento, a fim de persuadir o receptor a emitir a resposta esperada pelo emissor
Para isso, o emissor deve procurar evitar os ruídos, veja abaixo algumas causas frequentes de ruídos:
- Uso de gírias ou jargões;
- Repertório do receptor;
- Fatores emocionais;
- Percepções de Personalidade;
- Má interpretação das palavras;
- Distância física;
- Fatores de distração no ambiente;
- Excesso de informação;
- Muitos elos na cadeia.
Para evitar ruídos na comunicação, o GP deve:
- Preencher as condições para a decodificação eficaz:
- Conhecimento do código;
- Uso de códigos fechados (sem ambiguidade);
- Conhecimento de repertório do receptor;
- Conhecimento do repertório do contexto em que atuamos;
- Uso adequado do veículo.
- Sua mensagem deve ser atraente, a fim de persuadir o leitor a emitir a resposta esperada pelo emissor.
Questões chaves
Algumas perguntas chaves para obter uma comunicação eficaz:
- O receptor vai entender e fará o que estou pedindo?
- Lembre-se: Os receptores filtram as informações através de considerações culturais, seu conhecimento do assunto, habilidades linguísticas, localização geográfica, emoções e atitudes.
- Qual é o repertório do receptor e quais são os ruídos?
- Como tornar a mensagem clara e atraente?
Referências Bibliográficas
MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Comunicações: como influenciar as pessoas comunicando, 1a Ed. São Paulo; 2020.
MONTES, Eduardo; PATZ, Fatima. Gerenciamento das partes interessadas: Como engajar as pessoas em seus projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.
MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 2ª Ed. São Paulo; 2026.
PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.
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