Passo 10-Encerrar o projeto ou fase

O passo 10-Encerrar o projeto ou fase envolve validar o escopo, preparar a transição do projeto para a operação e gerar as lições aprendidas.

Checklist dos passos anteriores:

• Equipe do projeto definida;
• Diretório de projeto criado;
• Termo de Abertura criado e aprovado pela equipe do projeto.
• Fundamentos (Cap.1 a 4) entendidos e dúvidas esclarecidas no fórum.
• Capítulos 5, 6, 7 e 8 lidos e dúvidas esclarecidas no fórum.
• Escopo revisado com Declaração do Escopo, EAP e Dicionário da EAP criados.
• Riscos revisados, priorizados, tratados e documentados no Registro dos pontos de atenção.
• Cronograma e orçamento criado.
• Plano de projeto aprovado.
• Partes interessadas engajadas no projeto.
• Equipe engajada e com as condições necessárias para executar as atividades do projeto.
• Status Report gerado e partes interessadas informadas sobre o projeto.
• Mudanças solicitadas avaliadas, aprovadas ou rejeitadas e priorizadas.

Preparação para você:

• Garanta que o checklist acima está concluído.
• Leia o capítulo 9 do Livro Introdução ao Gerenciamento de Projetos e inclua suas dúvidas no fórum do grupo do Livro.

Tempo a ser reservado:

Reserve pelo menos duas horas para encerrar o projeto ou a fase.

Esse trabalho poderá dispender mais de uma reunião conforme a complexidade do seu projeto ou da sua fase.

Ferramentas e técnicas usadas:

A Opinião Especializada é indicada para validar o escopo através de uma revisão de qualidade e implantar o processo de lições aprendidas disseminando a melhoria contínua na organização.

Técnicas de Análise de dados:

• Análise de documento é indicada para validar o escopo verificando a conformidade dos requisitos através dos documentos gerados no projeto.
• Análises de tendências e a Análise de variação são indicadas para entender as variações do projeto e são muitos úteis na geração das lições aprendidas de modo a evitar que as variações ocorram nos futuros projetos.

Entradas: (Quais são os insumos importantes para cada passo?)

Para gerar as lições aprendidas:

• Registro dos pontos de atenção.

Exemplos de Projetos:

• Lições Aprendidas do Ciclo PDCA do Edu
• Lições Aprendidas do Sistema GED
• Lições Aprendidas da implantação do PMO

Templates/Modelos:

• Transição do produto.docx
• Licoes Aprendidas.docx
• Termo de Aceite da Entrega.docx

Dicas importantes e Passo a Passo do Passo 10:

Validar o escopo

Em primeiro lugar, é necessário verificar se os produtos e serviços entregues estão em conformidade com os requisitos definidos no planejamento e obter uma aprovação formal do cliente indicando que o projeto está concluído e que todos os requisitos do cliente e especificações do produto, serviço ou resultado foram atendidos.

Quando existir algum item de ação aberto, este deve ser oficialmente fechado ou atribuído à operação do dia-a-dia.

Preparar a transição do projeto para a operação

Ocorrerá somente quando existir uma transição para a operação contínua da organização. Normalmente, no final do projeto e não de uma fase.

Com a aceitação final do cliente através da sua assinatura no termo de aceite da entrega, é necessário preparar-se para a transição do projeto para a operação.

Desta forma, você deve providenciar toda documentação e treinamento necessários para não deixar dúvidas sobre os produtos e serviços sendo transferidos para a operação.

Use o template Transição do produto.docx como referência para avaliar os principais pontos a serem considerados e planejados para garantir uma transição para operação com o menor número de ocorrências possíveis e adapte-o conforme sua necessidade.

Gerar as lições aprendidas

Falar de Lições Aprendidas é falar de qualidade e de melhoria contínua. As lições aprendidas é a base para alcançarmos a perfeição ou o nível de excelência desejado, é o alicerce para o aperfeiçoamento contínuo.
Só podemos ser melhores se aprendemos com nossos erros e nossos acertos.