Riscos para iniciantes

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  • #752

    Fernando,
    Gostei muito do seu livro e gostaria de agradecer por ajudar nossos usuários a esclarecer suas dúvidas sobre gerenciamento dos riscos em projetos.
    Você teria uma dica sobre riscos nos projetos para quem está iniciando como gerente de projetos?

    Aproveito para recomendar seu livro para nossos usuários que estão em busca de uma boa referência sobre gestão de riscos.

    Segue o link sobre o livro…

    #753
    Anônimo
    Convidado

    Obrigado, Eduardo!

    A primeira “dica” é:

    – Veja se sua organização estabeleceu uma metodologia a ser usada no seu projeto. Se sim, aprenda-a e peça a ajuda queprecisar na sua organização até se sentir confortável com esta metodologia, deixando claro para o seu chefe que você precisa dessa ajuda para que o projeto que você vai gerenciar tenha sucesso. Não tenha receio de pedir ajuda no início. É bem mais fácil do que pedir ajuda no fim.

    – Se isto não for possível no momento, estude o meu livro. 🙂

    – Se nem isso for possível no momento, e supondo que você é realmente iniciante (como o Eduardo sugere),comece do básico, entendo o que está fazendo, e só complique quando realmente sentir necessidade.

    E o que é o básico? Vamos listar aqui o básico, do básico, do básico. Menos do que isso, equivale a nenhum gerenciamento derisco. Repare que um nível tão básico pode não ser o adequado para o seu projeto. Repare também que este nível básico aqui apresentado prescinde do uso de qualquer formulário pré-fabricado.

    1) Identifique os riscos.

    – Bem no início do seu projeto, identifique os riscos, sozinho mesmo (básico do básico!) ou, se possível, em uma reunião com a sua equipe. Listem do que têm medo, o que o pode ameaçar o sucesso de seu projeto, sempre na forma “<causa> podeacontecer, levando a <impacto>”.

    – Façam o exercício de listar o maior número possível de riscos que puderem identificar com alguma chance de acontecer e com um impacto que gere alguma preocupação na equipe.

    – Quantos? De 10 a 20no máximo (com o tempo você será capaz de avaliar melhor quantos para cada projeto).

    – Nesta etapa, apenas liste os riscos em cada linha. Escrevê-los numa tabela ou planilha facilita as etapas seguintes.

    2) Avalie os riscos

    – Volte ao início da lista acima e, um por um, anote em uma colunaao lado uma letra: “P”, se a chance do risco acontecer for considerada “pequena”, “M”, se for considerada médiae “G”, se for considerada grande. E o que é uma probabilidade “P”, “M” ou “G”? Como esta escala é qualitativa, calibre-a com a sua equipe, por exemplo, estabelecendo que “G” equivale a expressões de uso comum como “é quase certo”, “aposto que”, etc.

    – Ainda analisando o mesmo risco, anote em uma terceira coluna a letra “P”, se o impacto for considerado pequeno, ou M, ou G. Um impacto “P” equivaleria a, por exemplo, “o cliente nem vai se incomodar” e “G”, seria “o cliente vai ficar insatisfeito e irá aplicar multa”.O importante é que você tenha claro para você o que significa “P”, “M” e “G”.

    3) Planeje respostas

    – Percorra a lista acima e, começando pelos riscos “GG”, anote em uma quarta coluna as ações preventivas você poderia fazer (antes do risco ocorrer, claro)para reduzir a chance do risco ocorrer ou reduzir o seu impacto, caso ocorra. Em seguida, faça o mesmo para os riscos GM e MG,depois MM,depoisGP e PG,eassim sucessivamente.

    – Para riscos MP, PM, ou PP talvez não haja nenhuma ação preventiva que “valha a pena”. Mesmo para riscos Gx ou xG pode não haver nenhuma ação preventiva viável. Não se desespere. Veja a etapa a seguir.

    4) Defina contingências

    – Planeje o que fará se, apesar de suas ações preventivas, o risco ocorrer assim mesmo. Isto é especialmente necessário para os riscos mais importantes (isto é, aqueles com combinações perigosas das duas letras acima)para os quais você não conseguiu identificar uma ação preventiva que deixe você tranquilo.

    – Para cada contingência, defina um “gatilho”, isto é, qual o sinal indicará que está na hora de colocar a contingência em marcha.

    – Defina um responsável para cada “gatilho”.

    5) Atribua responsabilidades

    – Para cada ação preventiva, defina um responsável (que pode ser você mesmo ou alguém de sua equipe) e data limite para executá-la, combinando isto com o responsável.

    – Esta ação preventiva provavelmente implicará em replanejamento (p.ex., novas atividades no cronograma), e por isso há grande chance de você mesmo ser o responsável por ela, especialmente em projetos pequenos.

    6) Monitore

    – Revise esta lista semanalmente com a sua equipe, ou, no mínimo, com os responsáveis indicados, e veja se, sabendo o que sabe “agora”, algum item mudaria. P.ex., riscos que mudaram de probabilidade ou impacto, riscos novos, riscos que já “passaram”, ações preventivas que, pensando melhor, não são boa ideia, etc.

    – Cobre dos responsáveispor ações preventivas uma atualização da situação da execução das ações preventivas pelas quais ficaram responsáveis, e replaneje se necessário (reavaliando oriscoassociado);

    – Cobre dos responsáveispelos “gatilhos” uma atualização da situação destes, e tome as ações necessárias, a depender da situação.

    7) Aprenda

    – Ao longo do processo, em um arquivo a parte,anote todos os “insights” que vocêtiver, isto é, especialmente quando você se perceber pensando “da próxima vez, vou fazer diferente”.

    – Discuta o conteúdo deste arquivocom a sua equipe no mínimo ao fim do projeto ao fim de grandes fases.

    6) Aprove

    – A cada atualização da lista completa (passos 5 e 6)faça com o que seu superior imediatoconheça a lista de riscos que você produziu, e veja se ele está confortável.

    – Recomende a a seu chefe que, seguindo oscanais adequados,faça com que o “patrocinador” de seu projeto também olhe esta lista. Quem é o “patrocinador”?É aquele indivíduo (pessoa física) que temautoridade suficiente para cancelar ou suspender o seu projeto.

    – O seu chefe ou o seu patrocinador podem preferir “nãoolhar” ou “não mostrar” alguns riscos, pois nem todos estão preparados para lidar com o gerenciamento de riscos com maturidade.Independentemente do que for divulgado e como,mantenha os riscos na sua lista “pessoal”, e siga alertando o seu chefe. A sua responsabilidade como gerente do projeto é o sucesso do projeto, não a produção de uma lista de riscos “confortável”.

    Bom… é o que cabe aqui, por enquanto. E já dá um bom começo.

    🙂

    Fernando Dias

    #980
    Anônimo
    Convidado

    Muito Obrigado pelas dicas!! Sou uma estudante de MBA em Gerencia de Projetos, e esta área de conhecimento, Riscos, me interessa bastante, apesar de não estar trabalhando na área e nem mesmo ter estudado a cadeira ainda.

    Adorei o artigo!

    Abraço. Alina Melo

    #1045
    Anônimo
    Convidado

    Olá gente, bom dia

    A partir do que foi dito alguém possui dinâmicas de identificação de riscos com o time do projeto?

    Possuo equipes dispersas geograficamente, com agendas complicadas e um tempo muito curto.

    Minha ideia inicial é a de criar questionários para os integrantes do projeto, colocar as principais naturezas em um quadro de flip-chart e pedir que em algum momento em que a equipe estiver reunida por outros motivos que ela valide o mapa de riscos e acrescente algo que sente falta.

    O que vocês acham? Alguém já fez algo parecido? Algum modelo mais participativo e conciso?

    Muito obrigado Fernando pelas informações 🙂

    Abraço

    #1049

    Victor,
    Boa tarde.

    Existem várias ferramentas para identificar riscos. Abaixo as citadas no processo Identificar os riscos do Guia PMBOK 5ª Edição:

    • Revisões de documentação
    • Técnicas de coleta de informações
    • Análise de listas de verificação
    • Análise de premissas
    • Técnicas de diagramas
    • Análise de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças – SWOT
    • Opinião Especializada

    Dentro das Técnicas de coleta de informações, está a que eu mais uso, que é o Brainstorming, mas, no seu caso como o time é remoto, você pode tentar fazer o brainstorming de forma remota ou tentar outros métodos, como a Técnica Delphi, que usa questionários para obter consenso entre especialistas.

    Saiba mais:
    https://escritoriodeprojetos.com.br/tecnicas-de-coleta-de-informacoes
    https://escritoriodeprojetos.com.br/brainstorming
    https://escritoriodeprojetos.com.br/tecnica-delphi
    https://escritoriodeprojetos.com.br/identificar-os-riscos

    Além disso, gostaria de lhe recomendar a leitura das lições aprendidas Equipe Remotas do nosso colega Fábio Luiz Braggio – https://escritoriodeprojetos.com.br/equipes-remotas

    Por favor, me informe se respondi a sua questão ou se precisa de mais informações.

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