O passo 8-Monitorar prazo e custo e Gerar Status Report tem como principal objetivo comparar o real com o planejado, antecipar aos desvios e informar aos envolvidos.

 

Checklist dos passos anteriores:

  • Equipe do projeto definida;
  • Diretório de projeto criado;
  • Termo de Abertura criado e aprovado pela equipe do projeto.
  • Fundamentos (Cap.1 a 4) entendidos e dúvidas esclarecidas no fórum.
  • Capítulos 5, 6 e 7 lidos e dúvidas esclarecidas no fórum.
  • Escopo revisado com Declaração do Escopo, EAP e Dicionário da EAP criados.
  • Riscos revisados, priorizados, tratados e documentados no Registro dos pontos de atenção.
  • Cronograma e orçamento criado.
  • Plano de projeto aprovado.
  • Partes interessadas engajadas no projeto.
  • Equipe engajada e com as condições necessárias para executar as atividades do projeto.

 

Preparação para você:

 

Tempo a ser reservado:

Agora já estamos no controle e monitoramento do projeto e o tempo será de acordo com as necessidades do seu projeto.

Esse é um passo que deve ser recorrente para garantir a evolução do projeto conforme planejado e adaptar as mudanças e as estimativas imprecisas.

De forma geral, recomendo monitorar o prazo pelo menos uma vez por semana, e gerar o Status Report de forma periódica conforme necessidade do projeto e das partes interessadas informadas (Semanal, a cada 14 dias, mensal ou bimestral).

A periodicidade de monitorar o orçamento também dependerá da necessidade de cada projeto. Recomendo que seja simultaneamente com o monitoramento do prazo ou com a geração do Status Report. Existem projetos com orçamento muito pequeno e com menor relevância.

 

Ferramentas e técnicas usadas:

O Sistema de informações do gerenciamento de projetos é fundamental para você fazer seu monitoramento de forma adequada. Monitorar prazo e custo e gerar Status Report sem ter um processo automatizado por trás não é nada inteligente, demandará mais tempo do que necessário, pode gerar informações imprecisas e consequentemente gerar incertezas e conflitos no projeto.

A Opinião Especializada é indicada para ajudar na implantação do processo automático, podendo ser reduzida ou até dispensada pós implantação conforme necessidade do projeto.

 

Entradas: (Quais são os insumos importantes para cada passo?)

Documentos criados nos passos anteriores e armazenados na pasta (02-Planejamento) do projeto conforme explicado no passo 1-Desenvolver o termo de abertura do projeto:

 

Exemplos de Projetos:

Templates/Modelos:

 

Dicas importantes e Passo a Passo do Passo 8:

Monitorar o prazo

  • Use o cronograma para atualizar as atividades realizadas e verificar se o trabalho executado corresponde a Linha de base do cronograma.
  • Se você usou o Microsoft Project e o Cronograma do Projeto.mpp como modelo para seu cronograma (conforme Passo 4: Criar cronograma e orçamento), siga os passos a seguir:
  • Abrir o Cronograma do projeto (.MPP - Documento do Microsoft Project) no diretório 02-Planejamento do diretório do projeto
  • Na coluna Status, usar o Filtro = (“Late” se for inglês e “Atrasada” se for português) para identificar atividades que estão atrasadas e verificar se elas já foram concluídas
  • Atualizar o % de conclusão de todas as atividades
  • Para as atividades que não estão no prazo, atualizar o status usando os ícones de 25% 50% 75% mostrados na figura acima.
  • Quando necessário, fazer os ajustes de duração da atividade ou da data de início.
  • Veja as imagens e detalhes em Atualizar Cronograma.

Monitorar os custos

  • Para monitorar os custos, pode ser usado o próprio Microsoft Project, necessário conhecimento avançados do software ou ajuda de um especialista, ou usar a planilha Previsões do Orçamento.xlsx.

Atualizar os pontos de atenção (problemas) do projeto

  • Abrir a planilha Registro dos pontos de atenção.xlsx no diretório 02-Planejamento do projeto.
  • Incluir novos problemas e atualizar os existentes.
  • Selecionar as questões que serão reportadas no Status Report
    • 1: a ser apresentada somente no Status Report individual (limitado a 7 questões);
    • 2: a ser apresentado no SR individual e no SR consolidado (limitado a 3 questões)
    • Poderá ser reportado no máximo 10 questões por Status Report.
  • Atualizar as ações de cada questão.
  • Quando existir mais de uma ação para uma questão, registrar na Aba Ação.
    • Fundamental registrar todo histórico das ações para cada questão para aprendermos para novos projetos, mas, principalmente, para comunicarmos sempre que for necessário e deixarmos todos na mesma página.
  • Os pontos de atenção quando não documentados e monitorados de forma adequada são causas de conflito e desgaste entre a equipe.
  • Se um projeto tiver mais de 3 questões em dois Status Report consecutivos, é um indício que ele está sendo mal gerenciado.
  • Agilize as questões do seu projeto e trabalhe de forma preventiva para evitar qualquer tipo de problema no seu projeto.
  • Tenha como meta não ter nenhuma questão no seu Status Report.
  • Quando existirem questões a serem reportadas, identifique alternativas e envolva as pessoas necessárias para a tomada de decisão.

Gerar o Status Report

Se você optou pela associação Project Together, eu gerarei seu Status Report depois que fez as atualizações acima, caso contrário, escolha algum dos templates/modelos apresentados e gere seu Status Report. Busque automatizar o máximo o processo de geração do Status Report.  

  

Sobre o Autor

eduardo

Eduardo Montes, PMP, PSM I

Fundador e PMO da escritoriodeprojetos.com.br que possui o melhor e mais completo conteúdo gratuito sobre projetos do Brasil e apoia na capacitação de 70.000 usuários

Entregou 443 projetos, implantou 15 Escritórios de Projetos e ministrou 107 cursos sobre gestão de projetos.

Especialista em Escritório de Projetos, Gestão de Portfólio de Projetos e na capacitação de Gerentes de Projetos

Certificado PMP desde 2005 & PSM I pelo Scrum.org

Mestrado em Administração de Empresas pela EAESP-FGV

MBA Exchange pela University of North Carolina at Chapel Hill

Bacharelado em Ciência da Computação pela UFSCar

Missão de capacitar as pessoas e as empresas a terem sucesso em seus projetos.

Autor dos Livros da série escritoriodeprojetos.com.br:

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