O passo 8-Monitorar prazo e custo e Gerar Status Report tem como principal objetivo comparar o real com o planejado, antecipar aos desvios e informar aos envolvidos.

Checklist dos passos anteriores:

• Equipe do projeto definida;
• Diretório de projeto criado;
• Termo de Abertura criado e aprovado pela equipe do projeto.
• Fundamentos (Cap.1 a 4) entendidos e dúvidas esclarecidas no fórum.
• Capítulos 5, 6 e 7 lidos e dúvidas esclarecidas no fórum.
• Escopo revisado com Declaração do Escopo, EAP e Dicionário da EAP criados.
• Riscos revisados, priorizados, tratados e documentados no Registro dos pontos de atenção.
• Cronograma e orçamento criado.
• Plano de projeto aprovado.
• Partes interessadas engajadas no projeto.
• Equipe engajada e com as condições necessárias para executar as atividades do projeto.

Preparação para você:

• Garanta que o checklist acima está concluído.
• Leia o capítulo 8 do Livro Introdução ao Gerenciamento de Projetos até o passo 8 e inclua suas dúvidas no fórum do grupo do Livro.
• Defina qual Sistema de informações do gerenciamento de projetos você usará.

Tempo a ser reservado:

Agora já estamos no controle e monitoramento do projeto e o tempo será de acordo com as necessidades do seu projeto.

Esse é um passo que deve ser recorrente para garantir a evolução do projeto conforme planejado e adaptar as mudanças e as estimativas imprecisas.

De forma geral, recomendo monitorar o prazo pelo menos uma vez por semana, e gerar o Status Report de forma periódica conforme necessidade do projeto e das partes interessadas informadas (Semanal, a cada 14 dias, mensal ou bimestral).

A periodicidade de monitorar o orçamento também dependerá da necessidade de cada projeto. Recomendo que seja simultaneamente com o monitoramento do prazo ou com a geração do Status Report. Existem projetos com orçamento muito pequeno e com menor relevância.

Ferramentas e técnicas usadas:

O Sistema de informações do gerenciamento de projetos é fundamental para você fazer seu monitoramento de forma adequada. Monitorar prazo e custo e gerar Status Report sem ter um processo automatizado por trás não é nada inteligente, demandará mais tempo do que necessário, pode gerar informações imprecisas e consequentemente gerar incertezas e conflitos no projeto.

A Opinião Especializada é indicada para ajudar na implantação do processo automático, podendo ser reduzida ou até dispensada pós implantação conforme necessidade do projeto.

Entradas: (Quais são os insumos importantes para cada passo?)

Documentos criados nos passos anteriores e armazenados na pasta (02-Planejamento) do projeto conforme explicado no passo 1-Desenvolver o termo de abertura do projeto:

• Cronograma e orçamentos (criados no Passo 4: Criar cronograma e orçamento) são atualizados periodicamente nesse passo.
• Registro dos pontos de atenção (criado no passo 3-Analisar os riscos) são atualizados periodicamente nesse passo.

Exemplos de Projetos:

• StatusReport do Ciclo PDCA do Edu
• StatusReport do Curso Gratuito de Gestão de Projetos

Templates/Modelos:

• Status Report.pptx
• Status Report.docx

Dicas importantes e Passo a Passo do Passo 8:

Monitorar o prazo

• Use o cronograma para atualizar as atividades realizadas e verificar se o trabalho executado corresponde a Linha de base do cronograma.
• Se você usou o Microsoft Project e o Cronograma do Projeto.mpp como modelo para seu cronograma (conforme Passo 4: Criar cronograma e orçamento), siga os passos a seguir:
• Abrir o Cronograma do projeto (.MPP – Documento do Microsoft Project) no diretório 02-Planejamento do diretório do projeto
• Na coluna Status, usar o Filtro = (“Late” se for inglês e “Atrasada” se for português) para identificar atividades que estão atrasadas e verificar se elas já foram concluídas
• Atualizar o % de conclusão de todas as atividades
• Para as atividades que não estão no prazo, atualizar o status usando os ícones de 25% 50% 75% mostrados na figura acima.
• Quando necessário, fazer os ajustes de duração da atividade ou da data de início.
• Veja as imagens e detalhes em Atualizar Cronograma.

Monitorar os custos

• Para monitorar os custos, pode ser usado o próprio Microsoft Project, necessário conhecimento avançados do software ou ajuda de um especialista, ou usar a planilha Previsões do Orçamento.xlsx.

Atualizar os pontos de atenção (problemas) do projeto

• Abrir a planilha Registro dos pontos de atenção.xlsx no diretório 02-Planejamento do projeto.
• Incluir novos problemas e atualizar os existentes.
• Selecionar as questões que serão reportadas no Status Report
  • 1: a ser apresentada somente no Status Report individual (limitado a 7 questões);
  • 2: a ser apresentado no SR individual e no SR consolidado (limitado a 3 questões)
  • Poderá ser reportado no máximo 10 questões por Status Report.
• Atualizar as ações de cada questão.
• Quando existir mais de uma ação para uma questão, registrar na Aba Ação.
  • Fundamental registrar todo histórico das ações para cada questão para aprendermos para novos projetos, mas, principalmente, para comunicarmos sempre que for necessário e deixarmos todos na mesma página.
• Os pontos de atenção quando não documentados e monitorados de forma adequada são causas de conflito e desgaste entre a equipe.
• Se um projeto tiver mais de 3 questões em dois Status Report consecutivos, é um indício que ele está sendo mal gerenciado.
• Agilize as questões do seu projeto e trabalhe de forma preventiva para evitar qualquer tipo de problema no seu projeto.
• Tenha como meta não ter nenhuma questão no seu Status Report.
• Quando existirem questões a serem reportadas, identifique alternativas e envolva as pessoas necessárias para a tomada de decisão.

Gerar o Status Report

Se você optou pela associação Project Together, eu gerarei seu Status Report depois que fez as atualizações acima, caso contrário, escolha algum dos templates/modelos apresentados e gere seu Status Report. Busque automatizar o máximo o processo de geração do Status Report.