Nesta publicação, apresento um resumo de falhas que considero frequentes no planejamento de projetos. Não pretendo eleger todas as categorias de falhas, mas aquelas que cometemos por omissão de informações importantes que deveriam ser planejadas.

Quem tem contato e vivência com gerenciamento de projetos, sabe que, elaborar um bom planejamento é muito mais do que organizar um cronograma das atividades. O ideal é que o gestor do projeto simule toda a execução do projeto, antes que ela ocorra na prática.

A seguir, elejo 06 pontos críticos que, quando ignorados podem causar sérios prejuízos a projetos de diversas naturezas.

1) O histórico do projeto

Você pode identificar diversos riscos e preparar a técnica adequada de gerenciar cada um deles simplesmente levantando o histórico de um projeto. Um projeto que está em sua terceira tentativa de sucesso, por exemplo, provavelmente enfrentará descrença por seus stakeholders

O histórico será útil também para levantamento de informações de Escopo, Recursos Humanos e Qualidade do projeto que devem ser planejadas.

Ignorar o levantamento e documentação do histórico do projeto, portanto, pode aumentar as chances de insucesso por falta de identificação de riscos e retrabalho no levantamento de informações.

2) Premissas do projeto

Profissionais mais experientes podem até se assustar com este tópico, mas é comum que planos de projetos ignorem premissas.

A premissa é uma suposição que é assumida como verdade por todas partes interessadas na condução do projeto. Em outras palavras, é um fato para qual todos assumem que não existe risco(relevante) em se tornar falso.

A disponibilidade de ambiente e equipamentos, por exemplo, é uma premissa para que uma determinada equipe envolvida com um projeto de desenvolvimento de software execute seu trabalho.

Premissas, quando ignoradas, aumentam o risco de insucesso e conflitos durante o projeto. Se você não documentou com seu cliente que ele irá estar disponível para fornecer determinadas informações na sétima semana de execução do projeto, como poderá argumentar que o cronograma está atrasado por que ele entrou de férias justamente nestes dias?

3) Restrições do projeto

Restrições do projeto dizem respeito aos limites em termos de escopo, qualidade, cronograma, orçamento, recursos e riscos. A alteração de qualquer restrição poderá gerar impacto em um ou mais dos outros itens.

Caso restrições sejam ignoradas, pode não estar bem claro para ambas as partes que a mudança em um recurso compromete o cronograma e custo do projeto, ou que a qualidade impacta indiretamente em riscos. Portanto, defina bem suas restrições e esclareça estas relações aos envolvidos no projeto.

4) Escopo não incluso no projeto

Muitos gestores de projeto documentam o escopo do projeto e do produto: as atividades necessárias para atingir o objetivo e detalhes sobre os produtos.

É comum, entretanto, que seja ignorada a necessidade de discutir e documentar o escopo que não está incluso no projeto.

Você pode até questionar: Fernando, se o escopo do meu projeto está bem detalhado, já não está claro o que não está no escopo? A resposta é não.

Muitas vezes, o cliente do projeto não consegue enxergar o fato de que o escopo definido não atende a determinada(s) expectativa(s) que criou em relação ao(s) produto(s). Quanto maior o projeto e quanto menos o cliente compreender, tecnicamente, sobre o trabalho e produto entregue, maior a chance disto ocorrer.

Se seu cliente pediu que desenvolva um sistema para automatizar 80% das atividades de um processo de negócio, documente um resumo das 20% das atividades que não serão automatizadas pelo sistema. Se possível, explique e documente também as consequências – previstas – disto. Pode parecer perda de tempo, mas é indispensável para “separar o joio do trigo”.

5) Gestão de riscos

Uma área de conhecimento indispensável para qualquer projeto. Não tornarei a descrever as consequências de falhas na gestão de riscos, já tratei sobre elas no artigo 08 erros comuns em gerenciamento de riscos.

6) Dicionário da EAP

Uma Estrutura Analítica do Projeto é fundamental para o bom entendimento do projeto pelas partes envolvidas, acompanhamento das fases e compreensão geral dos pacotes de trabalho, além de somar outros benefícios.

Tudo isso será facilitado, porém, por uma ferramenta que é desprezada em diversos planos de projetos: o dicionário da EAP.

O dicionário da EAP descreve e esclarece o conteúdo de cada pacote de trabalho, define quais são os limites daquele pacote, facilita a comunicação entre os participantes e garante que o objetivo de cada pacote será atingido (além de contribuir com outras funções).

Se você ignora esta ferramenta em seus projetos, é provável já tenha vivenciado problemas como:

• entregas fora do padrão;
• dúvidas sobre o trabalho a ser realizado;
• retrabalho;
• falta de alinhamento entre a entrega realizada expectativa do cliente;
• conflitos por não estarem claros os limites das atividades de em determinado membro ou subgrupo da equipe de um projeto.

Como conclusão, devemos entender que as informações devem estar bem organizadas, documentadas e esclarecidas para todos os envolvidos. Lembre-se da regra: lei clara, amizade longa!

Dica: Veja um modelo de plano de projeto que disponibilizo gratuitamente no Portal GSTI.