Estimativa de entregas

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    Anônimo
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    Bom dia,

    Recentemente deixei a coordenação de projetos em uma consultoria para assumir a função de gerente de projetos em uma fábrica de software, onde o carro-chefe? é um ERP educacional. Percebi que o pessoal do desenvolvimento não participava da estimativa das entradas das funcionalidades e isso gerava um stress. Aos poucos fomos conversando sobre SCRUM e passei a cobrar as estimativas deles para informar a entrega ao cliente. No entanto, tenho notado que eles têm muito medo de estimar e, por isso, superestimam algumas entregas. Tenho também aqueles que não querem estimar para não ser comprometerem e meu problema reside aqui, porque o cliente quer um prazo de entrega e eu sou pressionado pela direção e gerente de relacionamento a entregar esse prazos. Neste caso,qual é procedimento que eu devo adotar? Eu mesmo estimar e deixar que ele se vire para entregar? (e, neste caso, o desenvolvedor não vai tirar o dele da reta ç, uma vez que eu estimei e não ele?). Preciso de conselhos!!

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    #761

    Helder,

    Bom dia. Fico muito feliz com sua questão, ela é um dos grandes problemas dos gerentes de projetos e PMOs.

    O primeiro passo você já deu, que é envolver nas estimativas quem é responsável pelas entregas. Parabéns.

    As pessoas tendem a ser muito mais comprometidas quando são responsáveis pelas estimativas.

    O segundo passo é ajudá-los a estimar de forma mais precisa e tornar o processo mais natural dentro da organização.

    Esse segundo passo é mais complexo e você pode tomar vários caminhos de acordo com o que é mais adequado para sua empresa.

    Sugiro que você se aprofunde nas ferramentas e técnicas sobre como estimar melhor e envolva as pessoas chaves da sua empresa para decidir o melhor caminho (uma sessão de Brainstorming com o grupo seria uma boa opção). Vou citar algumas abaixo com os respectivos links para sua análise. Podemos discutir aqui mesmo aquelas que gostar mais ou tiver alguma dúvida. Além disso, vou sugerir alguns atalhos na conclusão da resposta.

    Principais Processos e ferramentas sugeridas pelo Guia PMBOK®:

    Algo que ajuda muito na “dificuldade de estimar das pessoas” é usar a Estimativas de três pontos:

    • Pergunte em primeiro lugar a duração da atividade pensando que tudo dê errado (cenário pessimista);
    • Depois pergunte a duração pensando no melhor cenário, se tudo der certo e
    • Por último pergunte a duração no cenário mais provável, o que ela acha que deve ocorrer.

    Não necessariamente nessa sequência ou usando as três questões, identifique o perfil das pessoas e use as questões conforme sua necessidade.

    Por exemplo, existem pessoas muito otimistas, normalmente, profissionais muito competentes mas que subestimam vários fatores. No seu caso que é uma fábrica, eles esquecem ou reduzem o tempo, por exemplo, dos testes.

    Você deve também motivar os envolvidos no processo de estimar, e buscar com a alta direção esses incentivos.

    Se você conseguir um bônus por projeto ou entrega dentro do prazo, será uma motivação para todos, contudo “garanta que o prazo das entregas não será manipulado.”

    Explique a importância de estimar e que esse processo irá melhorar a qualidade de vida deles. Quanto melhor as estimativas, melhor os resultados, maior o bolo para dividir entre os envolvidos e assim por diante. Veja o que você poderá oferecer, mas, não faça promessas que você não pode cumprir. Sua credibilidade está acima de tudo, e se você perdê-la, ninguém mas acreditará em você.

    Concluindo, “Estimar de forma precisa” é uma das grandes dificuldades nos projetos e existem várias alternativas para aperfeiçoar esse processo. Analise as que enquadram melhor na sua situação e use pilotos para testá-las. Algumas alternativas (técnicas) são mais fáceis de implantar e outras mais complexas e de longo prazo. Lembre-se que não será fácil resolver seu problema e não desanime. Não é porque não deu certo no primeiro piloto que você usou que a técnica não é adequada, faça reuniões de lições aprendidas em relação aos pilotos para entender o que deu certo e o que deu errado e faça os ajustes sempre que necessário.

    Mais uma vez obrigado pela sua questão e estarei aqui para discutirmos melhor as alternativas que você escolher.

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