A importância de saber ouvir e de definir requisitos mínimos

Resolvi voltar para São Paulo para assumir um projeto de seis meses que já estava cinco meses atrasado.

Era a primeira implantação no Brasil do Sistema de Crédito da empresa que me contratou, e a primeira grande implantação na baixa plataforma no Banco.

Depois de onze meses de projeto com três recursos trabalhando tempo integral, você já tem muito produto feito.

O problema principal do projeto era a falta de comunicação com os clientes e o patrocinador.

No primeiro dia que cheguei e fui apresentado, já solicitei uma reunião com o VP de Crédito e com seus diretores, além dos principais envolvidos no projeto.

Expliquei para todos que deveríamos definir um conjunto mínimo de requisitos de forma que o projeto pudesse ser implantado o mais breve possível, o que foi acatado prontamente pelo VP da área de crédito e seus diretores.

Fechamos na própria reunião quais seriam os requisitos mínimos e fizemos mais uma reunião com o Analista de Crédito para detalhamento. Depois de três semanas ralando muito, implantamos o sistema de crédito.

A implantação foi um sucesso conseguindo reduzir o tempo médio de aprovação dos limites de crédito de 36 horas para 90 minutos e redução dos custos da área em mais de 50%.

Conseguimos superar as expectativas de nossos clientes, e após isso, não só  fechamos vários novos projetos no Banco, mas, eles também nos ajudaram a vender o Sistema de Crédito em outros bancos.

Nesse projeto obtive grandes aprendizados que transformaram um projeto de um total descrédito e quase cancelamento do contrato, para um grande sucesso com grande satisfação de todos envolvidos.

A principal falha detectada foi a falta de comunicação com os clientes.

E a solução identificada foi aprender a ouvir seu cliente e trabalhar com requisitos mínimos para seu projeto, buscar o que realmente importa e fará a diferença para seu cliente.

Muitos projetos acabam entrando num ciclo de cobranças e insatisfações e ninguém busca entender aquilo que realmente importa para o cliente.

Referências bibliográficas

MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos: Como gerenciar projetos pode fazer a diferença na sua vida, 1ª Ed. São Paulo; 2017.
MONTES, Eduardo; PATZ, Fatima. Gerenciamento das partes interessadas: Como engajar as pessoas em seus projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.
MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Aquisições: O melhor custo x benefício das suas compras, 1ª Ed. São Paulo; 2018.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.