Escritório de Projetos

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3.1Visão Geral

O planejamento do projeto refina os objetivos do projeto e planeja o trabalho necessário para alcançá-los.

O processo do planejamento requer que o gerente de projeto desenvolva o plano de projeto e seus planos complementares.

A fase do planejamento definirá mais precisamente o escopo, o custo e o prazo do projeto, estabelecerá a organização do trabalho e fornecerá uma estrutura para revisão e controle do projeto.

Mudanças significativas que venham a ocorrer durante os processos de execução e controle demandarão atividades do processo de planejamento.

3.2Pré-requisitos

  • Solicitação do projeto aprovada;
  • Gerente de projeto definido.

3.3Fatores críticos de sucesso:

  • Definir o escopo e assegurar que as entregas estejam bem definidas;
  • Definir equipe adequada as necessidades do projeto e assegurar que os recursos estejam disponíveis conforme definido no plano de projeto;
  • Avaliar os riscos e criar plano de repostas;
  • Planejar o gerenciamento das comunicações do projeto;
  • Salvar as linhas de base de prazo, custo e escopo;
  • Definir a forma de monitorar as linhas de base de prazo, custo e escopo;
  • Criar um ambiente no qual as partes interessadas possam contribuir de forma adequada.

3.4Passos

O responsável pelas atividades de planejamento descritas abaixo é o gerente de projeto.

2-Definir o escopo

PMBOK

Coletar os requisitos (5.2-PMBOK): Definir e documentar as necessidades das partes interessadas para alcançar os objetivos do projeto.

Definir o escopo (5.3-PMBOK): Desenvolver uma declaração do escopo detalhada do projeto como base para futuras decisões do projeto.

Criar a EAP (5.4-PMBOK): Subdividir as principais entregas do projeto e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis.

Será construído baseado na solicitação de projeto aprovada. É uma seção do plano de projeto que declara qual trabalho deve ser realizado e quais entregas necessitam ser produzidas.

A declaração do escopo fornece a base para as futuras decisões do projeto.

É uma seção do plano de projeto ou um documento complementar dependendo da complexidade do projeto. A declaração de escopo contém:

  • Objetivos do Projeto;
  • Premissas e Restrições;
  • Lista das entregas e seus requisitos;
  • Estrutura Analítica do Projeto;
  • Fora do escopo do projeto (O que não está incluído no projeto);
  • Critérios de aceitação do projeto.

Checklist

Definir os objetivos do projeto.

Definir todas entregas e marcos de forma clara (Específico, Mensurável e Alcançável).

Desenvolver um processo de aceitação de entrega.

Finalidade:Descrever de forma clara as entregas do projeto

Entrada:Termo de Abertura do Projeto

Saída:

3-Analisar os riscos

É um plano auxiliar do plano de projeto.

A abordagem definida pelo PMO é sempre identificar os riscos do projeto e para cada um dos riscos, definir probabilidade, impacto e ação que será tomada conforme template de Gestão de Riscos.

Este processo é composto pelos seguintes processos do PMBOK:

Defini como conduzir as atividades de gerenciamento dos riscos de um projeto

Determina os riscos que podem afetar o projeto e documentar suas características.

Prioriza riscos para análise ou ação adicional subseqüente através de avaliação e combinação de sua probabilidade de ocorrência e impacto.

Analisa numericamente o efeito dos riscos identificados nos objetivos gerais do projeto.

Envolve muito esforço e será somente justificável para projetos de alta complexidade com aprovação do Comitê do Escritório de Projetos.

Desenvolve opções e ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto.

CheckList

Identificar potenciais riscos para o projeto.

Avaliar o impacto e a probabilidade de ocorrência dos riscos identificados.

Determinar o plano de resposta aos riscos, incluindo os planos de contingência.

Finalidade:

  • Aumentar a probabilidade e o impacto dos eventos positivos e
  • Diminuir a probabilidade e o impacto dos eventos adversos ao projeto.

Entrada:

Saída:

Plano complementar de riscos

4-Criar o cronograma e o orçamento do projeto

Este processo agrupa os seguintes processos do PMBOK:

  • Definir as Atividades (6.2-PMBOK): Identifica as atividades específicas que precisam ser realizadas para produzir as várias entregas do projeto.
  • Sequenciar as Atividades (6.3-PMBOK): Identifica e documenta as dependências entre as atividades do cronograma.
  • Estimar os recursos das atividades (6.4-PMBOK) e Estimar as durações das atividades (6.5-PMBOK): Estima o tipo e as quantidades de recursos necessários para realizar cada atividade do cronograma.
  • Desenvolver o Cronograma (6.6-PMBOK)
    • Inclui restrições do cronograma: (Pré-requisito para o cálculo da duração das atividades)
    • Restrição é uma entrada que interfere na duração da atividade.
    • Podem ser:
      • Deadline: Data indicativa do término de uma atividade, não restringe seu planejamento
      • Tipo de restrição: ASAP, ALAP, FNET, SNET, FNLT, SNLT, MFO, MSO.
      • Calendário da atividade: dias úteis para a atividade específica.
      • Calendário do recurso: dias úteis para o recurso específico usado na atividade.
      • Calendário do projeto: dias úteis para o projeto.

CheckList

Cronograma criado e validado pela equipe de projeto com todas as atividades do projeto e os recursos necessários para executá-las.

Orçamento gerado automaticamente com base no cronograma do projeto.

Finalidade: Detalhar para cada pacote de trabalho, suas atividades. Para cada atividade definida, seus recursos necessários e duração prevista.

Entrada:

Saída:

5-Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto

Este é o processo necessário para definir, preparar, integrar e coordenar todos os planos auxiliares em um plano de projeto. O plano de projeto se torna a principal fonte de informações de como o projeto será planejado, executado, controlado e encerrado.

O plano de projeto e seus planos auxiliares são descritos nas saídas.

Após a aprovação do plano de projeto, a linha de base deve ser salva usando o MS Project.

A linha de base é a fotografia do planejado no momento de sua aprovação. Ela é usada para comparar com o realizado e verificar se existem desvios entre planejado x realizado.

Para salvar a linha de base no MS Project 2013, selecione o menu Project, e clique em Set Baseline, e novamente, Set Baseline.

Checklist

Desenvolver o plano de projeto e seus planos auxiliares consolidando todas as atividades de planejamento descritas abaixo.

Plano de projeto concluído e aprovado.

Distribuir o plano de projeto de acordo com plano de gerenciamento das comunicações descrito abaixo.

Linhas de base de prazo, custo e escopo salvas após a aprovação do plano do projeto.

Finalidade: descrever como o projeto será executado, monitorado, controlado e encerrado

Entrada:Termo de Abertura do Projeto

Saída: Plano de Gerenciamento do Projeto

 

 

 

Sobre o Autor

 

eduardo

Eduardo Montes, PMP

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Fundador e PMO da https://escritoriodeprojetos.com.br que possui o melhor e mais completo conteúdo gratuito sobre gerenciamento de projetos do Brasil e apoia na capacitação de 70.000 usuários

Mais de 300 projetos entregues somando R$19 bilhões em investimentos

Especialista em Escritório de Projetos, Gestão de Portfólio de Projetos e na capacitação de Gerentes de Projetos

PMP certificado desde 2005 quando iniciou sua atuação como PMO e implantou e gerenciou vários Escritórios de Projetos

Mestrado em Administração de Empresas pela EAESP-FGV

MBA Exchange pela University of North Carolina at Chapel Hill

Bacharelado em Ciência da Computação pela UFSCar

Missão de vida: Capacitar as pessoas e as empresas a terem sucesso em seus projetos. Saiba mais...

Autor dos Livros da série escritoriodeprojetos.com.br:

 

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