O sucesso de implantação de um PMO (Project Management Office) requer apoio da alta direção da empresa, a adoção de um modelo de governança, a escolha de pessoal com perfil adequado, a escolha de uma metodologia comum, um plano robusto de implantação e comunicação. Foi discutida a importância da comunicação no gerenciamento de projetos e sua correlação com as falhas de projetos.

Definição de Escritório de Projeto

• A Project Management Office (PMO) é um departamento dentro de uma empresa que define e mantém padrões para gestão de projetos dentro da organização.
• O objetivo principal de um PMO é conseguir sinergia e maximização de recursos, incluindo financeiros e humanos, através da uniformização de políticas de gestão, processos e métodos.
• Com o tempo, geralmente um PMO passará a ser a fonte de orientação, documentação e métricas relacionadas com as práticas que intervêm na gestão e execução de projetos na organização.
• Um PMO geralmente baseia-se em princípios de gestão, práticas e processos de algum padrão da indústria como a metodologia PMBOK (Project Management Body of Knowledge) ou PRINCE2 (Projeto em ambientes controlados).

Principais causas de falhas em projetos

• Falta ou pobreza de casos de negócios
• Falta de comprometimento executivo, visibilidade e de responsabilidade
• Má definição dos requisitos, escopo, objetivos e entregas
• Falhas nas comunicações
• Expectativas não realistas
• Falta ou escassez de recursos adequados
• Falta ou pouca integração com a organização e com outros sistemas
• Ausência de planos de mitigação de riscos
• Falta de controles e de métricas de avaliação de desempenho
• Complexidade, custos e prazos de entregas subestimados
• Contratação de fornecedores inadequados
• Falta de treinamento da equipe e dos usuários
• Mal uso de ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos Boas práticas de gestão de projetos
• A alta direção deve se comprometer com a gestão e priorizar os projetos viáveis
• Os usuários-chave devem assumir a responsabilidade pelo sucesso do projeto
• Assegurar a implementação dos projetos dentro do escopo, prazo e custo
• Fazer avaliações formais periódicas e revisões com os gerentes de projetos
• Divulgue os benefícios do uso das melhores práticas de gerenciamento de projetos
• Faça um planejamento detalhado do projeto: tarefas; faça estimativas; orçamentos e cronogramas
• Planejar é um ato contínuo e sistemático, que envolve todos dos membros da equipe
• Use modelos conceituados de mercado: CMMI, PMBOK, ISO 9000, PRINCE2, Six Sigma e outros
• Exerça liderança forte e eficaz na condução do projeto

Passos para montar um PMO

• Estabeleça o modelo de governança para conduzir a reestruturação organizacional
• Identifique as pessoas certas para atuar no escritório de projetos
• Estabeleça a metodologia comum para a condução dos projetos
• Estabeleça o plano do programa de reestruturação
• Estabeleça o plano de comunicação
• Selecione um Software para o Escritório de Projetos

Principais funções de um escritório de projetos

• Gerente de Portfólio
  • Reporta-se à alta direção
  • Participa das reuniões estratégicas de portfólio de projetos da alta direção
• Gerente de Programa
  • Reporta-se ao gerente de portfólio
  • Participa das reuniões do comitê de direção do seu programa
• Gerente de Projetos Sênior
  • Reporta-se ao gerente de portfólio ou do programa
  • Participa das reuniões do comitê de direção do seu projeto
• Gerente de Projeto
  • Reporta-se ao gerente de projetos sênior
  • Responsável por subprojetos
• Assistente de Gestão de Projetos
  • Reporta-se ao gerente de projeto ou gerente sênior de projetos
  • Atua como membro da equipe

Organização do Escritório de Projetos

• Inicialmente, a recomendação é montar o escritório de projetos de TI sob a coordenação do gerente do escritório do CIO.
• Num segundo momento, criar um departamento dentro de TI e por último, criar uma área organizacional para a gestão de todos os projetos da empresa.

Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSP
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