Como montar um escritório de projetos
Saiba como montar um escritório de projetos: apoio da alta direção, governança, pessoas, metodologia, plano de implantação e comunicação.
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O sucesso de implantação de um PMO (Project Management Office) requer apoio da alta direção da empresa, a adoção de um modelo de governança, a escolha de pessoal com perfil adequado, a escolha de uma metodologia comum, um plano robusto de implantação e comunicação. Foi discutida a importância da comunicação no gerenciamento de projetos e sua correlação com as falhas de projetos.
Definição de Escritório de Projeto
- A Project Management Office (PMO) é um departamento dentro de uma empresa que define e mantém padrões para gestão de projetos dentro da organização.
- O objetivo principal de um PMO é conseguir sinergia e maximização de recursos, incluindo financeiros e humanos, através da uniformização de políticas de gestão, processos e métodos.
- Com o tempo, geralmente um PMO passará a ser a fonte de orientação, documentação e métricas relacionadas com as práticas que intervêm na gestão e execução de projetos na organização.
- Um PMO geralmente baseia-se em princípios de gestão, práticas e processos de algum padrão da indústria como a metodologia PMBOK (Project Management Body of Knowledge) ou PRINCE2 (Projeto em ambientes controlados).
Principais causas de falhas em projetos
- Falta ou pobreza de casos de negócios
- Falta de comprometimento executivo, visibilidade e de responsabilidade
- Má definição dos requisitos, escopo, objetivos e entregas
- Falhas nas comunicações
- Expectativas não realistas
- Falta ou escassez de recursos adequados
- Falta ou pouca integração com a organização e com outros sistemas
- Ausência de planos de mitigação de riscos
- Falta de controles e de métricas de avaliação de desempenho
- Complexidade, custos e prazos de entregas subestimados
- Contratação de fornecedores inadequados
- Falta de treinamento da equipe e dos usuários
- Mal uso de ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos Boas práticas de gestão de projetos
- A alta direção deve se comprometer com a gestão e priorizar os projetos viáveis
- Os usuários-chave devem assumir a responsabilidade pelo sucesso do projeto
- Assegurar a implementação dos projetos dentro do escopo, prazo e custo
- Fazer avaliações formais periódicas e revisões com os gerentes de projetos
- Divulgue os benefícios do uso das melhores práticas de gerenciamento de projetos
- Faça um planejamento detalhado do projeto: tarefas; faça estimativas; orçamentos e cronogramas
- Planejar é um ato contínuo e sistemático, que envolve todos dos membros da equipe
- Use modelos conceituados de mercado: CMMI, PMBOK, ISO 9000, PRINCE2, Six Sigma e outros
- Exerça liderança forte e eficaz na condução do projeto
Passos para montar um PMO
- Estabeleça o modelo de governança para conduzir a reestruturação organizacional
- Identifique as pessoas certas para atuar no escritório de projetos
- Estabeleça a metodologia comum para a condução dos projetos
- Estabeleça o plano do programa de reestruturação
- Estabeleça o plano de comunicação
- Selecione um Software para o Escritório de Projetos
Principais funções de um escritório de projetos
- Gerente de Portfólio
- Reporta-se à alta direção
- Participa das reuniões estratégicas de portfólio de projetos da alta direção
- Gerente de Programa
- Reporta-se ao gerente de portfólio
- Participa das reuniões do comitê de direção do seu programa
- Gerente de Projetos Sênior
- Reporta-se ao gerente de portfólio ou do programa
- Participa das reuniões do comitê de direção do seu projeto
- Gerente de Projeto
- Reporta-se ao gerente de projetos sênior
- Responsável por subprojetos
- Assistente de Gestão de Projetos
- Reporta-se ao gerente de projeto ou gerente sênior de projetos
- Atua como membro da equipe
Organização do Escritório de Projetos
- Inicialmente, a recomendação é montar o escritório de projetos de TI sob a coordenação do gerente do escritório do CIO.
- Num segundo momento, criar um departamento dentro de TI e por último, criar uma área organizacional para a gestão de todos os projetos da empresa.
Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSP
(11) 9-4129-6695
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Antes de decidir como montar um escritório de projetos, defina o problema que ele precisa resolver na sua organização.
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