Sprint Planning: Passo A Passo Para Um Planejamento De Sucesso

O planejamento do sprint ou Sprint Planning é o evento no qual se inicia o Sprint, uma reunião onde o Product Owner apresenta o Product Backlog priorizado, explicando ao time quais são os objetivos de curto prazo do projeto e o que eles deveriam entregar primeiro para gerar valor ao cliente o mais rápido possível, baseado nisso são determinados o objetivo e o escopo do que será feito na Sprint e definido o Sprint Backlog.

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Introdução

O sprint planning é uma etapa crucial no método ágil que visa organizar e planejar as tarefas a serem realizadas durante um sprint. Esta reunião é fundamental para garantir que toda a equipe esteja alinhada e focada nos objetivos do projeto, promovendo uma maior eficiência e produtividade.

O objetivo deste artigo é fornecer um passo a passo detalhado para a realização de um sprint planning eficaz e bem-sucedido. Abordaremos as principais fases do planejamento, desde a preparação prévia até a escolha das ferramentas e técnicas mais adequadas. Além disso, apresentaremos exemplos práticos e estudos de caso que ilustram os benefícios de um bom planejamento de sprint.

Este artigo é direcionado a gestores, líderes de equipe e membros de projetos ágeis que desejam aprimorar suas habilidades em planejamento de sprint. Se você busca melhorar a colaboração e a produtividade de sua equipe, este guia é para você.

O que é sprint planning e por que é importante

O sprint planning é uma reunião que marca o início de cada sprint no framework Scrum. Durante essa reunião, a equipe define quais itens do product backlog serão priorizados e transformados em tarefas a serem executadas no próximo ciclo. O objetivo é determinar o trabalho que pode ser realizado dentro do tempo disponível, garantindo a entrega de valor ao cliente.

A importância do sprint planning para o sucesso do projeto não pode ser subestimada. Uma reunião bem estruturada e participativa permite:

Alinhamento da equipe: Todos os membros compreendem o que deve ser feito e como contribuir com suas habilidades.
Foco nos resultados: A equipe define objetivos claros e mensuráveis, facilitando o acompanhamento e a avaliação do progresso.
Identificação de riscos: Problemas potenciais são identificados antecipadamente, permitindo a criação de estratégias de mitigação.
Maior produtividade: Com tarefas bem definidas, a equipe pode trabalhar de forma mais eficiente.
Redução de retrabalho: Ao definir claramente o escopo das tarefas, evita-se a necessidade de revisões e correções constantes.
Melhoria na comunicação: Uma reunião de planejamento eficaz promove a troca de informações e ideias entre os membros da equipe.

Portanto, realizar uma reunião de planejamento de sprint de forma eficiente é essencial para o sucesso do projeto e para a satisfação do cliente.

Veja o vídeo caso queira um resumo de menos de 2 minutos sobre o Sprint Planning.

Preparando-se para o sprint planning

Para garantir que a reunião de planejamento de sprint seja produtiva e eficaz, é fundamental garantir que alguns pré-requisitos sejam atendidos. A organização prévia da reunião, a definição dos participantes e a escolha das ferramentas adequadas são elementos cruciais para o sucesso do evento.

Organização prévia da reunião

A preparação é a chave para uma reunião de sprint planning bem-sucedida. Alguns passos importantes incluem:

Revisão do product backlog: O Product Owner deve garantir que o product backlog esteja atualizado e priorizado.
Definição dos objetivos do sprint: Estabelecer metas claras que a equipe deve alcançar durante o sprint.
Preparação de materiais: Ter as informações e documentos necessários disponíveis para consulta durante a reunião.
Eventos do sprint anterior: Necessário garantir que os eventos de fechamento da sprint anterior tenham sido concluídos sendo analisado o que foi concluído (Sprint Review) e os desafios enfrentados e as lições aprendidas tenham sido encaminhados (Sprint Retrospective). Este passo é essencial para ajustar as estratégias futuras e evitar erros comuns.

Definição dos participantes e suas respectivas funções

Identificar corretamente os participantes e suas funções é essencial para a dinâmica da reunião. Os principais participantes incluem:

Product Owner: Define as prioridades e fornece clareza sobre os requisitos dos itens do backlog.
Scrum Master: Facilita a reunião, garantindo que ela siga as práticas recomendadas do Scrum fazendo com que as responsabilidades sejam respeitadas.
Equipe de Desenvolvimento: Responsável por estimar e se comprometer com o trabalho a ser realizado durante o sprint.

Use uma ferramenta adequada para o processo

Utilizar ferramentas adequadas pode otimizar significativamente o processo de sprint planning. Algumas ferramentas recomendadas incluem:

Trello: Uma ferramenta visual de gerenciamento de projetos baseada em quadros Kanban, ideal para organização, priorização, visualização e acompanhamento das tarefas.
Jira: Uma das ferramentas mais populares para equipes ágeis, oferecendo funcionalidades avançadas para planejamento e acompanhamento dos itens do backlog e das sprints.
Monday.com: Uma plataforma flexível que permite a organização e priorização de tarefas de forma colaborativa.

Uma preparação adequada para a realização do sprint planning é essencial para garantir que a reunião seja eficiente e produtiva, resultando em um planejamento realista e alinhado com os objetivos do projeto.

Estruturação da reunião de sprint planning

Ao executar o planejamento do sprint, é essencial que haja um equilíbrio entre as expectativas do Product Owner, que detém a visão do produto, e a realidade operacional da equipe, que traz à mesa sua capacidade técnica. Para que a reunião de planejamento de sprint seja eficaz, é fundamental estruturá-la em etapas bem definidas. A seguir, apresentamos as etapas para a condução desse processo.

Divisão em etapas

Apresentação do Product Backlog priorizado: O Product Owner apresenta o Product Backlog priorizado, explicando ao time quais são os objetivos de curto prazo do projeto e o que eles deveriam entregar primeiro para gerar valor ao cliente o mais rápido possível e esclarece as dúvidas do time de desenvolvimento.
Definição do objetivo do sprint atual: Estabeleça metas claras e específicas que a equipe deve atingir durante o próximo sprint. Certifique-se de que todos os participantes entendam e concordem com esses objetivos.
Escolha das tarefas e priorização: Baseado nos itens do product backlog priorizados pelo Product Owner, usa-se técnicas de priorização, como MoSCoW e Kano, para garantir que as tarefas mais importantes sejam tratadas primeiro. O Time de Desenvolvimento detalha os itens mais prioritários que estarão especificados a nível de negócio, em nível técnico, que permita com que eles consigam gerar estimativas de tempo e facilitar seu desenvolvimento posterior.
Elaboração e fechamento do Sprint Backlog: Conforme os itens são detalhados em tarefas e as estimativas são realizadas, o time vai compondo o Sprint Backlog, ou seja, o escopo de trabalho da sprint. Quando as estimativas do time parecerem preencher todo o tempo que terão de desenvolvimento no Sprint, o time fecha o escopo, apresenta ao Product Owner e não havendo objeções, o Sprint Planning é finalizado e o desenvolvimento iniciado. Caso o Product Owner não concorde, ele apresenta aos desenvolvedores seus argumentos e busca-se um consenso sobre o Sprint Backlog. Importante ressaltar que o Product Owner não deve interferir ou opinar nas estimativas dos desenvolvedores.

Dicas para manter a reunião dinâmica e produtiva

Estabeleça um tempo limite: Defina um tempo máximo para a reunião e siga-o rigorosamente para manter o foco e a produtividade. Ela possui uma duração máxima de um dia para Sprint de duração de 30 dias.
Encoraje a participação: Incentive todos os membros da equipe a compartilhar suas opiniões e sugestões. A colaboração é crucial para o sucesso do planejamento.
Use quadros visuais: Utilize quadros Kanban ou outras ferramentas visuais para acompanhar o progresso das tarefas e facilitar a comunicação.

Importância da participação e colaboração de toda a equipe

A participação ativa de todos os membros da equipe é vital para o sucesso do sprint planning. Cada membro traz uma perspectiva única e valiosa que pode contribuir para a definição de um plano de ação realista e alcançável. Além disso, a colaboração promove um senso de responsabilidade compartilhada e engajamento, aumentando as chances de alcançar os objetivos estabelecidos.

Seguindo essas dicas e estruturando a reunião de forma adequada, é possível realizar um sprint planning eficiente e garantir o sucesso do projeto.

Ferramentas e técnicas para otimizar o processo

O uso de ferramentas e técnicas adequadas é essencial para otimizar a reunião de planejamento de sprint. A seguir, apresentamos algumas opções que podem facilitar o processo e garantir resultados mais eficientes.

Técnicas de priorização de tarefas

Para garantir que as tarefas mais importantes sejam abordadas primeiro, é crucial usar técnicas de priorização adequadas. Algumas das mais eficazes incluem:

MoSCoW

MoSCoW é uma técnica muito usada em gestão de projetos para priorizar escopo, requisitos e solicitações de mudanças e nos métodos ágeis para priorizar os itens do Product Backlog devido a facilidade de uso, simplicidade e rápida priorização.

MoSCoW é um acrônimo em inglês usado para classificar cada um dos itens do Product Backlog em quatro categorias possíveis:

Must have (tradução de “deve ter”): Item obrigatório para o produto (prioritário para o próximo Sprint);
Should have (tradução de “deveria ter”: Item muito importante para o produto, mas, não obrigatório;
Could have (tradução de “pode ter”): item desejado, porém não tão importante quanto o Should have;
Won’t have (tradução de “não terá”): não será necessário por enquanto.

Você pode customizar a técnica e até reduzir as categorias para classificação conforme a necessidade da sua organização. Uma variação comum é uso de só duas categorias “Must have” (Obrigatório) e “Nice to have” (Desejado).

Análise de decisão envolvendo critérios múltiplos

A análise de decisão envolvendo critérios múltiplos envolve selecionar dois ou mais critérios e estipular um peso para cada um dos critérios. Ela retira um pouco da subjetividade da classificação por estabelecer critérios bem definidos e discutidos previamente.

Pode ser usada para priorizar qualquer lista de itens, de ideias, solicitação de mudanças, requisitos, projetos, pessoas e no Scrum, nossos itens do Product Backlog.

Técnicas para estimar os itens do Sprint Backlog

Scrum Poker

O Scrum Poker, também conhecido como Planning Poker, é uma técnica usada para estimar através de um jogo de cartas baseado em consenso que tem ganhado cada dia mais adeptos nos métodos ágeis.

O Scrum Poker parte da premissa que quem executa deve ser o mesmo que estima. Os Developers são mais comprometidos quando estimam o esforço das suas atividades. Você se compromete com aquilo que você fala, com sua palavra, sua estimativa, mas, não se compromete com algo que não foi consultado e nem sabe se é possível cumpri-lo, concorda?

Como explicado no Sprint Planning, primeiramente é definido a Meta da Sprint e depois selecionados os itens do Product Backlog para a Sprint. Para cada item selecionado, é feito o detalhamento das atividades necessárias e estimado o esforço para cada atividade (nesse momento que inicia o Scrum Poker).

Vamos usar então como premissa que já temos as atividades relacionadas aguardando somente suas estimativas

Então vamos aos passos para aplicar a técnica.

Primeiramente, o Product Owner descreve o item a ser estimado, os Developers avaliam e tiram suas dúvidas.

Item esclarecido para os Developers, iniciamos a votação. Cada Developer seleciona a carta com os pontos de acordo com o esforço necessário para o item baseado em critérios bem definidos.

Abaixo a proposta de seleção para cada carta, segundo Duarte (2016):

Carta	Explicação
0	Tarefa não precisa ser feita por algum motivo (talvez já esteja pronta)
1	Tarefa muito simples, provavelmente leve menos de uma hora
2	Tarefa simples, provavelmente leve menos de um turno de trabalho, como uma manhã por exemplo.
3	Tarefa simples, mas trabalhosa e não deve ser subestimada ocupando pelo menos um turno de trabalho.
5	Tarefa de complexidade mediana, provavelmente tomando um dia de trabalho de um Developer, se não tiver impedimentos
8	Tarefa complexa, vai demandar algum estudo ou muito desenvolvimento, provavelmente tomando alguns dias da semana, com 2 ou 3 no máximo.
13	Tarefa muito complexa, vai demandar estudo moderado e/ou muito desenvolvimento, levando em média uma semana de um Developer (5 dias úteis)
20	Tarefa complexa demais e não vale a pena ser estimada. Sugere-se quebrar a mesma em tarefas menores, que possam ser estimadas com mais exatidão
?	Interrogação: não entendi a tarefa, pode dar mais detalhes?
∞	Infinito: Não temos como fazer esta tarefa, ela é longa demais e não cabe em qualquer pipeline de desenvolvimento. Sugiro quebrarmos ela em tarefas menores ou dizer ao Product Owner que não tem como fazermos (mais raro).
Café	Estou cansado de tanto estimar, vamos tomar um café e depois voltamos?

Quadro baseado na explicação de Duarte (2016)

Cada Developer apresenta sua carta de forma simultânea para comparação. Se existir consenso, segue para o próximo item, caso contrário, inicia um debate normalmente com as argumentações da maior e da menor carta e vota-se novamente. O processo se repete até chegar ao consenso.

Como todos os itens têm seus pontos calculados, é verificado dentro de cada Sprint a capacidade de entrega de pontos da equipe, denominada velocidade.

A velocidade se torna um parâmetro fundamental para determinar a quantidade de itens que serão incluídos em cada Sprint. Por exemplo, se a velocidade da equipe é igual a 100 pontos, não pode se escolher número de itens que somados superem os 100 pontos.

Uso de quadros Kanban para visualização e acompanhamento

Os quadros Kanban são uma excelente ferramenta para visualização e acompanhamento das tarefas durante o sprint. Eles ajudam a equipe a:

Benefício	Descrição
Visualização clara	Permite que todos os membros da equipe vejam o status das tarefas em tempo real.
Identificação de gargalos	Facilita a identificação de tarefas que estão atrasadas ou precisam de atenção especial.
Melhoria contínua	Ajuda na análise de desempenho e na implementação de melhorias contínuas.

Ao incorporar essas ferramentas e técnicas no seu processo de sprint planning, você estará mais bem preparado para enfrentar os desafios e alcançar os objetivos de forma eficiente e produtiva.

Problemas comuns no Sprint Planning

Embora o sprint planning traga muitos benefícios, é comum enfrentar desafios ao longo do processo. A seguir, analisamos alguns problemas comuns e suas respectivas soluções:

Problema	Solução
Falta de engajamento da equipe	Promover dinâmicas de grupo para aumentar a participação e colaboração durante as reuniões.
Subestimação do tempo necessário para tarefas	Utilizar técnicas de estimativas como Planning Poker para obter uma previsão mais realista.
Dificuldade em priorizar tarefas	Adotar métodos de priorização, como MoSCoW ou Kano, para definir claramente as prioridades.

A realização de uma reunião de planejamento de sprint bem estruturada pode trazer melhorias significativas para o gerenciamento de projetos e alcançar resultados mais produtivos e eficientes.

Conclusão

Uma cerimônia de planejamento bem-executada é um passo gigante rumo ao sucesso do projeto, estabelecendo a direção e fortalecendo a sinergia entre os membros da equipe ágil.

Ao longo deste artigo, abordamos os principais aspectos para a realização de um sprint planning eficiente e bem-sucedido. Recapitulamos os pontos essenciais, que incluem:

Preparação prévia: A organização e definição dos participantes e suas funções são fundamentais para o sucesso da reunião.
Estruturação da reunião: Dividir o encontro em etapas claras, como revisão do sprint anterior e definição das tarefas do sprint atual, ajuda a manter o foco e a produtividade.
Ferramentas e técnicas: Utilizar ferramentas adequadas e técnicas de priorização como MoSCoW e Kanban pode otimizar significativamente o processo.

Reforçamos a importância do sprint planning no contexto do gerenciamento de projetos. Um bom planejamento de sprint não só melhora a comunicação e a colaboração dentro da equipe, mas também contribui para a entrega de resultados mais consistentes e de qualidade.

Convidamos você a colocar em prática as dicas e técnicas apresentadas neste artigo. Ao adotar essas práticas recomendadas, sua equipe estará mais preparada para enfrentar os desafios e alcançar o sucesso em seus projetos ágeis.

Glossário

Para facilitar a compreensão dos termos técnicos utilizados ao longo deste artigo, apresentamos abaixo um glossário com definições claras e objetivas:

Sprint Planning: Reunião de planejamento que ocorre no início de cada sprint, onde a equipe define as tarefas prioritárias e estabelece o objetivo do sprint.
Product Owner: Responsável por gerenciar o product backlog e garantir que a equipe esteja trabalhando nas tarefas que agregam mais valor ao produto.
Product Backlog: Lista ordenada de todos os itens que precisam ser desenvolvidos para o produto, priorizada pelo Product Owner.
Sprint Review: Reunião realizada ao final de cada sprint para revisar as entregas feitas e obter feedback dos stakeholders.
Kanban: Método visual de gerenciamento de tarefas que utiliza quadros e cartões para acompanhar o progresso das atividades.
MoSCoW: Técnica de priorização de tarefas que categoriza os itens como Must have (deve ter), Should have (deveria ter), Could have (poderia ter) e Won’t have (não terá).

Esperamos que este glossário auxilie na compreensão dos conceitos abordados e contribua para um planejamento de sprint mais eficiente e bem-sucedido.

Perguntas Frequentes (FAQ)

Para esclarecer possíveis dúvidas e fornecer respostas a perguntas comuns sobre o sprint planning, compilamos uma lista de perguntas frequentes. Esperamos que esta seção auxilie na compreensão do processo e na resolução de questões recorrentes.

O que é o sprint planning? O sprint planning é uma reunião de planejamento que ocorre no início de cada sprint, onde a equipe define as tarefas prioritárias e estabelece o objetivo do sprint.
Quem deve participar da reunião de sprint planning? Os participantes principais são o Scrum Master, o Product Owner e toda a equipe de desenvolvimento. Cada um tem um papel crucial na definição e priorização das tarefas.
Qual a duração ideal para uma reunião de sprint planning? Recomenda-se que a reunião tenha um tempo limite de duas horas para cada semana do sprint. Por exemplo, para um sprint de duas semanas, a reunião deve durar no máximo quatro horas.
Como garantir que a reunião de sprint planning seja produtiva? Para manter a reunião dinâmica e produtiva, é importante seguir uma estrutura bem definida, garantir a participação ativa de todos os membros da equipe e utilizar técnicas de priorização como MoSCoW e Kano.
Quais ferramentas podem ser utilizadas para otimizar o sprint planning? Existem diversas ferramentas que podem auxiliar no processo, como Trello, Jira e Asana. Essas ferramentas ajudam na visualização e acompanhamento das tarefas.
Como lidar com falhas comuns durante o sprint planning? Identificar e corrigir falhas comuns é essencial para o sucesso do planejamento. Algumas práticas recomendadas incluem a revisão constante do product backlog, a definição clara dos objetivos e a colaboração de toda a equipe.

Se ainda tiver dúvidas, recomendamos consultar cursos de qualificação em gerenciamento de projetos ou entrar em contato com especialistas na área para obter orientação mais detalhada.

Para aqueles que desejam aprofundar seus conhecimentos e aprimorar suas habilidades em planejamento de sprint, sugerimos as seguintes leituras complementares:

Referências bibliográficas

MONTES, Eduardo; MAUDONNET, Simone. Administração do Tempo, 1ª Ed. São Paulo; 2019.

Luiz Duarte. Scrum e Métodos Ágeis: Um Guia Prático, LuizTools, 2016

Schwaber, Ken e Sutherland, Jeff. O Guia do Scrum. O Guia Definitivo para o Scrum: As Regras do Jogo. 2020.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.

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Estas leituras complementares fornecerão uma base sólida para entender e implementar um planejamento de sprint eficiente em seus projetos.

Eduardo Montes

Ajudo pessoas e empresas a terem sucesso em projetos. Fundador da escritoriodeprojetos.com.br que possui o melhor e mais completo conteúdo gratuito sobre projetos do Brasil e apoia na capacitação de 70.000 usuários. Já entreguei 443 projetos, implantei 15 Escritórios de Projetos e ministrei 124 cursos sobre gestão de projetos. Especialista em Gestão de Projetos, Scrum, Escritório de Projetos, Gestão de Portfólio de Projetos e na capacitação de Gerentes de Projetos. Certificado PMP desde 2005 & PSM I pelo Scrum.org. Mestrado em Administração de Empresas pela EAESP-FGV. MBA Exchange pela University of North Carolina at Chapel Hill. Bacharelado em Ciência da Computação pela UFSCar.