O passo 9-Controlar mudanças no escopo tem como principal objetivo aprovar somente mudanças que agreguem valor ao projeto.

Checklist dos passos anteriores:

• Equipe do projeto definida;
• Diretório de projeto criado;
• Termo de Abertura criado e aprovado pela equipe do projeto.
• Fundamentos (Cap.1 a 4) entendidos e dúvidas esclarecidas no fórum.
• Capítulos 5, 6 e 7 lidos e dúvidas esclarecidas no fórum.
• Escopo revisado com Declaração do Escopo, EAP e Dicionário da EAP criados.
• Riscos revisados, priorizados, tratados e documentados no Registro dos pontos de atenção.
• Cronograma e orçamento criado.
• Plano de projeto aprovado.
• Partes interessadas engajadas no projeto.
• Equipe engajada e com as condições necessárias para executar as atividades do projeto.
• Status Report gerado e partes interessadas informadas sobre o projeto.

Preparação para você:

• Garanta que o checklist acima está concluído.
• Leia o capítulo 8 do Livro Introdução ao Gerenciamento de Projetos e inclua suas dúvidas no fórum do grupo do Livro.

Tempo a ser reservado:

Agora já estamos no controle e monitoramento do projeto e o tempo será de acordo com as necessidades do seu projeto.

Esse é um passo que ocorre somente se mudanças forem solicitadas e que deve seguir o fluxo determinado no passo 5-Revisar e aprovar o planejamento. O fluxo envolvendo todo o ciclo da mudança (solicitação, avaliação, aprovação ou rejeição, priorização, acompanhamento) deve ser definido no planejamento para evitar surpresas no monitoramento.

Para projetos em organizações onde implanto Escritórios de Projetos, recomendo a criação de um comitê de projetos, responsável pela aprovação das mudanças solicitadas de todos os projetos.

Para projetos menores, a aprovação pode ser feita pelo patrocinador do projeto e/ou pelo seu cliente, com a avaliação do impacto (custos e prazos) feita previamente pelo líder do projeto.

Ferramentas e técnicas usadas:

A Opinião Especializada é indicada para determinar o fluxo do controle integrado de mudanças e também na moderação dos comitês de mudanças caso existam.

Ferramentas de controle de mudanças podem automatizar integral ou parcialmente o processo de controle integrado de mudanças.

Técnicas de Análise de dados ajudam na avaliação do impacto das mudanças e a estimar os custos e prazos associados.

As técnicas de Tomada de decisão suportam a aprovação ou rejeição da mudança.

Entradas: (Quais são os insumos importantes para cada passo?)

• Mudanças solicitadas.

Exemplos de Projetos:

• Registro das solicitações de mudanças – Reforma.xlsx

Templates/Modelos:

• Registro das solicitações de mudancas.xlsx
• Solicitação de mudanca.docx

Dicas importantes:

As mudanças são necessárias, principalmente, para atender as novas expectativas das partes interessadas. Toda mudança de escopo impacta nos custos e prazos do projeto. Lembre-se do ditado popular “não existe almoço grátis”. Já vi vários projetos naufragarem porque o gerente de projeto não sabia dizer não para o cliente.

Também é fundamental garantir que as mudanças aprovadas sejam benéficas ao projeto, i.e., seus benefícios são maiores do que os custos envolvidos e agregam valor aos objetivos do projeto.