Passo 6-Engajar as partes interessadas

O passo 6-Engajar as partes interessadas busca a cumplicidade da equipe do projeto e dos demais envolvidos para atender os objetivos do projeto, executar suas atividades e para adaptar-se caso ocorra mudanças.

Checklist dos passos anteriores:

• Equipe do projeto definida;
• Diretório de projeto criado;
• Termo de Abertura criado e aprovado pela equipe do projeto.
• Fundamentos (Cap.1 a 4) entendidos e dúvidas esclarecidas no fórum.
• Capítulos 5 e 6 lidos e dúvidas esclarecidas no fórum.
• Escopo revisado com Declaração do Escopo, EAP e Dicionário da EAP criados.
• Riscos revisados, priorizados, tratados e documentados no Registro dos pontos de atenção.
• Cronograma e orçamento criado.
• Plano de projeto aprovado.

Diferente dos passos anteriores onde você envolveu a equipe e existiram encontros para executá-los. Agora, você executará os passos sozinho, envolvendo sua equipe nas ações que determinar conforme as necessidades do projeto.

Preparação para você:

• Garanta que o checklist acima está concluído.
• Leia o capítulo 7 do Livro Introdução ao Gerenciamento de Projetos até o passo 6 e inclua suas dúvidas no fórum do grupo do Livro.
• Como já falei no passo anterior (Passo 5-Revisar e aprovar o planejamento), você deve envolver as partes interessadas na revisão e na aprovação do planejamento. Elas se sentiram respeitadas e privilegiadas, e esse é uma excelente estratégia para reduzir resistência e aumentar o suporte das pessoas. Uma parte significativa dos projetos esquecem de envolver os responsáveis pela execução no planejamento causando resistência no momento da execução. Uma reclamação comum e que provavelmente você já deve ter ouvido ou dito: “Quem estimou essas horas não conhece o meu trabalho, impossível eu executar essa atividade nesse prazo”.

Tempo a ser reservado:

Agora já estamos na execução do projeto e o tempo será de acordo com as necessidades do seu projeto.

Ferramentas e técnicas usadas:

Use as estratégias para engajar as partes interessadas, principalmente sua equipe e adapte-as conforme o desempenho individual e da equipe e do resultado do seu projeto.

Seguem as principais estratégias para engajar a equipe testadas e validadas por mim em meus projetos e de meus clientes detalhadas (Volte ao capítulo 7 do livro para ver os detalhes):

• Lidere pelo exemplo e construa sua credibilidade;
• Ofereça as condições necessárias e ressalte a importância do trabalho de cada um;
• Quem executa deve ser o mesmo que estima;
• Motive sua equipe com ações para integrá-los;
• Mostre que você se importa com eles;
• Conheça cada indivíduo da sua equipe;
• A única estratégia viável pode ser a troca do membro da equipe;
• Adapte, combine e crie suas próprias estratégias.

Clique para saber mais sobre as minhas estratégias e sobre a liderança situacional desenvolvida por Paul Hersey e Ken Blanchard

Lembre-se também dos erros comuns que se repetem em muitos projetos e evite as piores práticas (Volte ao capítulo 7 para ver os detalhes):

• Achar que incluir mais recursos vai “necessariamente” reduzir o prazo;
• Achar que o medo e a pressão resolvem;
• Não procurar identificar as causas dos problemas;
• Não importar com os interesses das partes interessadas.

Dicas importantes:

Algumas das estratégias usadas para engajar sua equipe podem ser usadas para as demais partes interessadas do projeto como seus clientes e patrocinadores. Avalie cada uma delas e defina qual será usada.

Importante também ressaltar que as estratégias podem ser mais efetivas com algumas pessoas do que com outras. Contudo, mais importante que adotá-las é monitorar o engajamento da sua equipe e das partes interessadas como um todo, ficar atento a qualquer sinal de resistência e adaptá-las sempre que for necessário.