Partes interessadas

Quem são as Partes interessadas? (Stakeholders)

Segundo Montes & Patz (2017), as partes interessadas (também conhecidas pelo termo inglês, stakeholders) são os indivíduos e as organizações envolvidos no projeto, ou seja, quem têm algum tipo de interesse por ele. Podem ser positivamente ou negativamente afetados com a sua execução e podem influenciar o projeto e/ou seu resultado. O projeto irá atender necessidades das partes interessadas e elas, por sua vez, são responsáveis por desempenhar o papel acordado para atender o objetivo do projeto.

Você tem duas opções de conteúdo! Pode assistir nosso vídeo abaixo ou ler o artigo que continua logo após o vídeo.

O Gestor Funcional de uma área de negócios pode ser beneficiado com o projeto pela redução de retrabalho, por permitir que sua equipe desenvolva outras atividades, pode ter uma possibilidade de melhoria na carreira na empresa, outros podem perceber esta mesma redução de trabalho como possível perda de poder, cada qual irá atuar no projeto de acordo com o nível de impacto que perceber e exercerá seu poder e influência a favor ou contra o projeto na medida desta percepção.

De forma geral, as partes interessadas mais importantes do projeto são:

• Clientes do projeto: o projeto atenderá suas necessidades; os produtos e serviços feitos no projeto são construídos para atender as necessidades dos clientes. Portanto, entendê-las é fundamental para o sucesso do projeto. Podemos classificar os clientes em diferentes posições:
  • Área de Negócio que está demandando o projeto e, portanto, definindo e aprovando seus requisitos;
  • Usuários finais que irão trabalhar com o produto do projeto e fazem parte da operacionalização do resultado;
  • Clientes da empresa que irão se beneficiar com novas funcionalidades ou soluções disponíveis;
  • Comunidade de modo geral, não podemos deixar de considerar que no mundo conectado em que vivemos a imagem da empresa e dos seus produtos deve ser cuidada e preservada;
• Patrocinador: quem está financiando o projeto. Pode ser uma ou mais pessoas físicas ou jurídicas (empresas). Ele é importante por viabilizar seu projeto com os recursos financeiros, porém, deve-se ressaltar que seu projeto deve atender as necessidades dos seus clientes através dos produtos e/ou serviços que ele gera. O papel do patrocinador ativo vai além de financiar o projeto; ele envolve-se em todas as decisões relevantes para que o projeto atinja seus objetivos estratégicos;
• Gerente de projeto: quem faz a gestão e orquestra todas as partes interessadas de modo a alcançar os objetivos do projeto;
• Equipe do Projeto: todos os responsáveis por atividades precisam estar motivados e alinhados com os objetivos do projeto. A equipe do projeto também tem ramificações:
  • Dedicação total, núcleo permanente: são aqueles que irão participar do início ao fim do projeto;
  • Dedicação parcial: envolvidos em fases do projeto;
  • Participantes fixos de diversas áreas de acordo com a natureza e complexidade de seu projeto;
• Fornecedores internos e externos, que irão interagir com o produto do projeto;
• Outras, como o PMO, gerente responsável pelo Escritório de Projetos.

As partes interessadas muitas vezes têm mais de uma função e o gerente do projeto deve identificar isso e tratá-las de forma distinta. Por exemplo, o patrocinador pode também ser cliente, e você, como gerente do projeto, deve atender suas necessidades como cliente e como patrocinador de modo a manter as partes interessadas engajadas.

Quais são os interesses das partes interessadas?

Segundo Montes & Patz (2017), cada parte interessada tem um interesse específico, alguns dos interesses podem ser comuns entre mais de uma parte interessada, e outros podem ser conflituosos. Por exemplo, um gestor deseja incluir uma nova funcionalidade no produto que irá deixá-lo mais caro, porém diferenciado no mercado e mais atrativo para o consumidor, e outro gestor não quer incluir essa funcionalidade, pois demandará um trabalho operacional maior, exigindo mais recursos e entende que deixar o produto mais barato pode ser de mais interesse para o consumidor, no momento atual. Entender os interesses das pessoas envolvidas e priorizá-los de forma a agregar maior valor ao produto do projeto, transformando-os em colaboradores ativos é fator crítico para o sucesso de qualquer projeto.

Veja abaixo a tabela 2.1 Partes interessadas e seus interesses mais comuns disponibilizado por Montes & Patz (2017).

Quem são as partes interessadas mais críticas?

Segundo Montes & Patz (2017), os recursos são limitados nas organizações e no projeto, e quanto mais escassos, mais cruciais para o resultado do projeto. Gestores com poder de alocação sobre recursos críticos dos projetos e decisões estratégicas e táticas, tais como aquelas que envolvem escopo (aqueles que têm poder de veto) ou alocação de investimento e pessoas são fundamentais para o sucesso do projeto e devem ser monitorados de perto. Também são extremamente relevantes:

• Responsáveis por especificar os produtos e serviços a serem criados pelo projeto;
• Gerentes funcionais responsáveis por parte da equipe do projeto;
• Patrocinador.

O Patrocinador desempenha papel estratégico, principalmente, para ajudar na resolução dos conflitos, e atuar para reduzir ou mitigar as resistências dos envolvidos no projeto. Abaixo algumas das habilidades mais importantes dos patrocinadores executivos:

• A capacidade de influenciar partes interessadas;
• A capacidade de trabalhar entre grupos diferentes de partes interessadas para encontrar soluções ganha-ganha;
• Liderança;
• Tomada de decisões; e
• Comunicação eficaz.

Na análise de risco de projetos, a participação do patrocinador sempre é apontada como um fator determinante para o sucesso. Ultimamente se observa que o patrocínio de alta qualidade tem sido um recurso finito. A demanda por patrocinadores executivos está aumentando, mas sua disponibilidade é fisicamente limitada. Em muitas organizações, os patrocinadores estão sobrecarregados em seus portfólios de projeto, o que logicamente leva a uma concorrência por atenção, que está comprometida num nível não ideal, por sua vez impactando o andamento e os resultados. Esta situação exige do gerente de projeto uma capacidade de comunicação eficaz, entendendo claramente quais são os principais interesses do patrocinador e como despertar a atenção para aquilo que é efetivamente relevante sua intervenção ou decisão.

Q&A das partes interessadas

Como priorizar clientes do projeto?

Vamos exemplificar com uma viagem para a Itália partindo da seguinte premissa:

Você está organizando uma viagem de férias para a Itália para você e sua esposa e está avaliando levar mais pessoas para ratear os custos

Quem poderia ser os clientes:

• Você
• Sua Esposa
• Seus amigos
• Sua Família
• Família da sua esposa
• Amigos das redes Sociais
• Italianos que vivem no Brasil
• Descendentes de italianos que vivem no Brasil
• Só para citar alguns e você poderia ser mais específico e nomear as pessoas quando você achar importante.

Identifique os critérios (indicadores) a serem utilizados para classificar essas pessoas.

Por exemplo:

• Gostos similares: talvez seja importante você levar para sua viagem pessoas que tenham gostos similares com os seus gostos e da sua esposa
• Grau de Endividamento: vocês devem buscar clientes que tenham boas condições financeiras para não ter problema no pagamento das contas
• Grau de Amizade: levar amigos para viagem pode tornar a viagem mais divertida. Cuidado: Às vezes um amigo pode ser uma má companhia em uma viagem.

Esses critérios devem ser ponderados para permitir a classificação.

Use o Brainstorming com priorizacao.xlsx que explica passo a passo como você pode fazer essa dinâmica. Somente troque as ideias por seus clientes.

Como engajar as partes interessadas?

Seguem algumas das melhores práticas que eu adoto para engajar as partes interessadas:

• Identifique as partes interessadas e priorize-as.
  • Existem várias formas para determinar a importância das partes interessadas através da ferramenta Análise de partes interessadas, sugiro usar nossa planilha Registro das partes interessadas.xlsx que avalia interesse, poder e nível de engajamento (Apoiadora, Resistente ou neutra)
  • Mais importante é você ter claro quais são as partes interessadas críticas para o sucesso do seu projeto.
  • Iniciando pelas partes interessadas mais importantes, identifique suas principais expectativas e principalmente, como você pode motivá-las para o projeto.

• Desenvolva estratégias para engajar as partes interessadas, principalmente, as mais críticas
  • Baseado nas expectativas das partes interessadas, identifique formas para quebrar as resistências e aumentar o suporte das partes interessadas.
  • Atenção especial para:
    • Partes interessadas mais resistentes, elas podem contaminar as outras partes interessadas e deixar o ambiente muito ruim. Em certas situações mais extremas, a solução pode ser o desligamento da pessoa resistente do projeto e da empresa. Diagnóstico feito, não postergue a ação.
    • Partes interessadas melindrosas, que se ofendem facilmente: analise bem antes de criar qualquer estratégia para essas pessoas, pois, o tiro pode sair pela culatra.
  • Essas estratégias podem ser as mais variadas possíveis, e alternativas informais são muitas vezes mais efetivas que caminhos mais formais. O cafezinho na padaria e o Happy hour podem fornecer informações muito valiosas.
• Desenvolva a equipe do projeto de modo a melhorar as competências e a interação dos membros da equipe para aprimorar o desempenho do projeto. Seguem as ferramentas sugeridas no processo do Guia PMBOK®:
  • Habilidades interpessoais
  • Treinamento
  • Atividades de construção da equipe
  • Regras básicas
  • Agrupamento
  • Reconhecimento e recompensas
  • Ferramentas de avaliação dos funcionários

O que achou das sugestões? Vai adotar algumas delas?

Deixa seu comentário abaixo.

Referências Bibliográficas

MONTES, Eduardo; PATZ, Fatima. Gerenciamento das partes interessadas: Como engajar as pessoas em seus projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017

MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.

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Fundamentos das partes interessadas

Gerenciamento das partes interessadas

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Entradas e Saídas dos Processos do Guia PMBOK®

• Registro das partes interessadas
• Plano de engajamento das partes interessadas
• Registro das questões

Verifique nas entradas seus Modelos/Templates e exemplos

Ferramentas para gerenciar as partes interessadas

• Análise de partes interessadas
• Habilidades interpessoais
• Habilidades de gerenciamento
• Métodos de comunicação
• Sistemas de gerenciamento da informação

Metodologia aderente ao PMBOK

• Identificar as partes interessadas
• Planejar as comunicações
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• Status Report
• Outros documentos de comunicação

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