A matriz das comunicações é usada no processo Planejar o gerenciamento das comunicações e serve para identificar todas as informações que serão disponibilizadas em seu projeto usando como base a ferramenta de qualidade 5W2H.
Ela cria uma matriz RACI sobre as informações do projeto, além de descrever todos os detalhes pertinentes ao fluxo da informação no projeto através das colunas da Matriz desde a sua criação até o seu descarte.
O Modelo da matriz das Comunicações é baseado na Metodologia PMO e para preenchê-la, siga o procedimento abaixo:
- Verifique as informações (linhas) a serem adicionadas, excluídas e adaptadas.
- Avalie as colunas necessárias para o seu projeto excluindo e incluindo as colunas conforme sua necessidade.
Obs: Algumas das colunas abaixo não estão no modelo criado por não serem tão comuns:
- What: Qual informação será disponibilizada;
- Why: Por que a informação é necessária? Qual o seu propósito?
- Who: Representa a matriz RACI
- Who (R): Quem é responsável pela informação
- Who (A): Quem é responsável pela aprovação
- Who (C): Quem deve ser consultado sobre a informação
- Who (I): Quem deve ser informado (receber a informação)
- When: Quando a informação deve ser disponibilizada? Qual a periodicidade? Única, Eventual, Semanal, …
- When: Quando a informação será descartada
- Where:
- Where: Onde ocorrerá? (Quando for uma reunião ou um evento)
- Where: Onde será armazenada a informação?
- Where: Onde será descartada?
- How:
- How: Qual é o procedimento sobre todo o fluxo da informação?
- How: Best Practices sobre a informação
- How: Qual template deve ser usado?
- How much: Quanto custa gerar aquela informação? Não está como padrão na matriz. Quando o custo para gerar a informação for muito relevante, deve ser incluído a coluna e discutido com as partes interessadas o custo x benefício para gerar a informação.
Referências importantes:
