Os cuidados que devemos tomar antes de encerrar o projeto ou fase.

Olá amigos do Escritório de projetos. A ideia deste artigo é descrever falhas comuns durante um processo específico de gestão de projetos: encerrar o projeto ou fase.

Para quem não tem intimidade com os grupos de Processos do Guia PMBOK®, qual uso como referência neste artigo, sugiro consultar nosso Guia de Gerenciamento de Projetos, ou realizar a leitura deste ebook gratuito; ou pelo menos consultar nossa planilha Processos PMBOK Quinta Edicaov11.xlsx, garantindo um melhor entendimento.

A temática é ampla, permitindo diversas abordagens. No meu caso, tentarei usar o escopo de projetos de TI para trabalhar o artigo.

Espero que seja útil!

06 falhas comuns no encerramento de projetos de TI.

1) Confundir o fim do trabalho técnico com o encerramento do projeto.

O projeto não está encerrado quando o trabalho técnico termina. São necessárias diversas iniciativas como obter aceitação formal do produto/entrega, emitir relatórios finais, atualizar as lições aprendidas, entre outras.

Na verdade, este é um engano que, com frequência, é cometido desde a elaboração doplano do projeto, derivado da falta de distinção entre o ciclo de vida do projeto e ciclo de vida do produto. Portanto, distinga-os em seu planejamento assim como os detalhes envolvidos no encerramento de cada um.

2) Ignorar a atividade de confrontar o trabalho realizado com os requisitos.

O aceite do produto/entrega não é a única condição para validar o trabalho realizado. Uma metodologia correta de gestão de projetos deve prever a checagem dos requisitos do produto e do projeto contra entregas e atividades realizadas. Isto que eu acabei de afirmar pode parecer obvio, mas não é raro encontrarmos casos em que projetos, por algum motivo, obtiveram a aceitação precoce e “ficou por isso mesmo”. Invista nesta atividade com seriedade e mantenha, acima de tudo, a ética profissional.

3) Não solicitar o feedback do cliente sobre o projeto

Não canso de dizer que existem aspectos que são interpretados como detalhes cotidianamente que, na verdade, deveriam ser o foco de nosso trabalho. Ofeedback de um cliente é um exemplo.

Atender à expectativa e necessidade do cliente (em sentido amplo) é a razão de existir do projeto. Obter o feedback é parte indispensável do gerenciamento da expectativa. Se você não concordar comigo, admita – pelo menos – que não obtê-lo seria uma grande perda de oportunidade de aprendizado!

4) Não manter e atualizar uma base de conhecimento de lições aprendidas

Todos os dias nós aprendemos lições, e não estou falando só de vida profissional. É uma pena que parte delas é esquecida ou ignorada ao vivermos situações posteriores semelhantes. A base de conhecimento de lições aprendidas é um recurso que evita esta parte, quando se trata de gestão de projetos.

Não importa o quanto o projeto tenha sido longo e cansativo, invista o tempo adequado em atualizar a base com registros de lições aprendidas. Não esqueça de envolver toda equipe.

5) Pouco ou nenhum investimento em transferir o produto/serviço para produção ou operação

Esta falha em particular é muito comum para serviços e produtos de TI. Infelizmente são raros os casos em que presenciei uma transferência do produto ou serviço para operação com nível de qualidade adequado. Estou falando dos sistemas que são implantados sem a capacitação adequada da equipe de operação que irá mantê-lo; do equipamento que é entregue sem capacitação prévia do usuário; das implantações “surpresas” que simplesmente aparecem em produção sem o conhecimento de ninguém. Enfim, falta de atenção com estas questões envolvidas na transição de um serviço, que deveriam ser garantidas por controles.

6) Não comemorar

Este tópico não é uma brincadeira! Em primeiro lugar, a comemoração é essencial para motivar sua equipe. Segundo, se você deseja que sua empresa trabalhe orientada a projetos e combater cultura exclusiva de gestão funcional, deve(ria) enfatizar a passagem de todas as fases, incluindo atenção ao encerramento. A comemoração é um meio para investir nesta ênfase, quando o projeto é bem sucedido.

Não estou sugerindo que, necessariamente, invista em viagens ou festas, mas garanta a existência desta importante passagem em proporções adequadas ao seu projeto.

E você: quais falhas costuma presenciar na gestão de projetos de TI? Participe comentando!