Existe uma máxima para gerentes de projetos que é conhecida como “Triangulo de Ferro” para uma nova abordagem de Gestão de Custos e Investimentos em projetos, na realidade é o que chamamos de Escopo, Custo e Tempo.
Isso se dá pelo simples fato de que para realizar o Escopo, precisamos alinhar o Tempo e o Custo. Uma vez alterado uma das variáveis as outras duas precisam ser imediatamente revistas.
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Mas uma preocupação crescente dos gestores são os recursos, pois eles influenciam diretamente nos três pontos.
Tendo ou não recursos financeiros, cabe dar a necessária prioridade e alocar recursos efetivos em projetos!
Obtido os recursos necessários para uma efetiva gestão de custo, precisamos mudar alguns confortáveis posicionamentos do passado recente, tais como:
- Sair do “Círculo do Medo” criado pela estratégia mercadológica da indústria global, focado na compra por impulso frente a uma permanente ameaça de risco.
- Sair dos “Vícios de Consumo”. Experimentar sair da grife para o genérico. Se não for na aquisição, pelo menos na manutenção.
- Inovar bastante e arriscar um pouco mais. Experimentar novas modalidades e formas de contratação e parceria.
Para que possamos atuar de forma efetiva, precisamos dividir a redução de custos para um modelo em três frentes:
- Gestão de Projetos
- Clientes Internos
- Fornecedores
1. Na Gestão de Projetos, precisamos entender:
- Se os projetos estão voltados aos custos ou a inovação
- Se os projetos estão voltados ao Cliente interno ou a Supply-Chain (relação do fornecedor com o Cliente)
- O perfil da equipe tem de ser ajustado para que a redução de custos, seja uma preocupação de toda a equipe, para isso temos de seguir os seguintes pontos:
- Aumentar o nível de envolvimento e comprometimento.
- Sair da “Estratégia do Medo” dos Fornecedores.
- Equipe interna deve ter perfil técnico para confrontar fornecedores.
- Auditar o seu fornecedor – Produtividade + Custos + Recursos Humanos + Ferramentas Tecnológicas, etc.
- Envolver-se totalmente nas decisões.
- Decisão não pode ser de fornecedores, mas sim da empresa.
- Trabalhar em regime de parceria e comprometimento mútuo.
- Não jogar total responsabilidade para o fornecedor.
- Reduzir custo aumentando a produtividade da sua equipe interna.
- Implantar e medir processos.
- Não negligenciar na responsabilidade e comprometimento com o gerenciamento dos serviços de terceiros.
2. Com os Clientes Internos são necessárias à avaliação dos seguintes procedimentos:
- Repactuar, ou estabelecer, o nível de serviço junto aos clientes internos.
- Pactuar reduções de Nível de Serviço x Adequação de Risco.
- Austeridade na avaliação da implementação de melhorias, sobretudo nas camadas administrativo-financeira.
- Austeridade com relação às ondas de modismo.
- Não confundir modismo e excesso de conforto com Inovação aplicada ao negócio.
3. Para os Fornecedores precisamos ter uma abordagem mais colaborativa e de liderança, sempre olhando os fatores ambientais da empresa:
- Avaliar aplicar primarização onde for possível e recomendável, gerenciando planos de trabalhos de recursos internos junto com Clientes.
- Estudar a viabilidade de adotar contratações na modalidade SaS (Software as a Service).
- Revisar todos os contratos, baseando-se numa em uma análise ABC.
- Detalhar os principais contratos, para entendimento de seus objetivos e principais cláusulas.
- Comparar situação de cada contrato as práticas correntes de mercado.
- Estabelecer alternativas de migração.
- Exercitar a simulação de cenários alternativos.
Depois destas alternativas teremos as seguintes conclusões:
- Dividir o risco entre o Cliente Interno, a Direção do Negócio e os Fornecedores.
- Inovar e correr risco.
- Sair do “Círculo do Medo”.
- Sair dos “Vícios de Consumo”.
- Dar a necessária prioridade e alocar recursos efetivos em projetos de gestão de custos.
- Promover ações organizadas por grupos de empresas que ensejem mudanças profundas nas atuais políticas comerciais dos fornecedores em todos os segmentos.
- Investigar os contratos segundo análise ABC.
- Revisar de forma rigorosa e agressiva as práticas e custos envolvidos nos contratos.
- Melhorar a Gestão de Custos dos Projetos.
- Repactuar Níveis de Serviços, reduzindo a zona de conforto dos Clientes Internos.
- Avaliar Investimentos através de métricas que se orientem à contribuição para o negócio.
Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSP
(11) 9-4129-6695
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