Equipes de alto desempenho

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O artigo explica como formar equipes de alto desempenho e auto-organizadas.

Nele apresento uma proposta usando Kanban, Trello e Scrum.

Além de explicar o que é uma equipe de alto desempenho e auto-organizada, valores essenciais para sua formação e apresento também modelos prontos para você adaptar conforme a realidade da sua equipe.

O que é uma equipe de alto desempenho e auto-organizada?

Uma equipe onde todos membros colaboram entre si e se aperfeiçoam para atender os objetivos da equipe.

Como construir uma equipe de alto desempenho e auto-organizada?

Existem inúmeras maneiras para construir uma equipe de alto desempenho e auto-organizada, a seguir descrevo minha proposta baseada no uso de ferramentas e métodos ágeis líderes de mercado e a incorporação de valores essenciais para atingir esse objetivo.

 

No vídeo abaixo, você aprende sobre este tópico caso prefira ao invés de ler.

Quais ferramentas e métodos ágeis são essenciais para construir uma equipe de alto desempenho e auto-organizada?

Como ferramentas, recomendo o uso do Kanban com o Trello e como método ágil, recomendo o Scrum.

 

Quais valores devem ser incorporados por essa equipe?

Compromisso

Foco

Abertura

Respeito

Coragem

 

Kanban e Quadro Kanban (Listas conforme fluxo de trabalho)

  • Criado por Taiichi Ono em 1953 na Toyota
  • Método de gestão visual do fluxo de trabalho para definir, gerenciar e aperfeiçoar serviços
  • Simples de usar, facilita a visualização do fluxo de trabalho e melhora a comunicação entre os envolvidos
  • Termo de origem japonesa = cartão
  • Quadro Kanban: quadro usado para representar o fluxo das atividades em andamento de forma visual.

Fluxo mais comum das atividades: Para fazer, Fazendo, Feito (To Do, Doing, Done).

Vale para qualquer fluxo de trabalho. Ex.: Demanda solicitada, Demanda aprovada, Demanda em andamento, Demanda concluída, Demanda reprovada.

Normalmente é usado post-its que vão se movimentando em cada lista do fluxo.

A sequência das listas obedecem o fluxo natural do trabalho.

 

Trello para estruturar os projetos da equipe

Usaremos o Trello para gestão dos projetos e suas atividades

Clique em https://trello.com/b/9Ay5hKDX/modelo-squad para copiar quadro baseado no modelo

Clique nos … do Menu, e selecione Criar quadro com base em modelo

Dê o nome para o quadro

Crie o quadro debaixo da área de trabalho do seu SQUAD

Esse é só um modelo para o início do seu projeto. Adapte conforme sua necessidade.

Inclua novos cartões e listas conforme sua necessidade.

 

O Quadro e suas listas

O quadro será usado para priorizar suas atividades (fazer primeiro o que agrega mais valor)

O quadro tem as seguintes listas que devem ser preenchidas:

Referências: Definições, referências, procedimentos, Checklist etc.

Fornecedores: Informações sobre os fornecedores como dados de contato, procedimentos etc.

Projetos: Informações sobre os projetos como checklist de atividades, status etc.

Product Backlog [Para fazer]: Iniciativas/itens para atender a meta do produto

Sprint Backlog [Para fazer na semana]: Itens selecionados para serem cumpridos na semana corrente (Sprint atual)

Daily Scrum [Para fazer hoje/Fazendo]: Tarefas definidas na Daily Scrum para serem concluídas hoje. A Daily Scrum deve ocorrer preferencialmente como a primeira atividade do dia. Nela serão definidas as atividades a serem concluídas no dia e serão apontados impedimentos caso eles existam

Incremento [Feito]: Itens/atividades cumpridas 

 

Scrum

Scrum é um framework leve que ajuda pessoas, equipes e organizações a gerar valor por meio de soluções adaptativas para problemas complexos, muito eficaz para equipes que buscam alto desempenho e querem ser auto-organizadas. 

Ele consiste de times Scrum associados a papéis, eventos e artefatos. Cada componente serve a um propósito específico e é essencial para o sucesso do Scrum.

Passei a adotar o SCRUM nos projetos pelo enfoque no curto prazo através de Sprints e pela sua flexibilidade em relação ao escopo através de seu Product backlog.

 

Scrum – Artefatos x Listas do Quadro Modelo

Product Backlog: lista ordenada de tudo que é conhecido ser necessário no produto. Única origem dos requisitos para qualquer mudança a ser feita no produto. O Product Owner é responsável pelo Product Backlog, incluindo seu conteúdo, disponibilidade e ordenação

(Lista Product Backlog [Para fazer] do quadro criado no Trello)

Sprint Backlog: conjunto de itens do Product Backlog selecionados para a Sprint, juntamente com o plano para entregar o incremento do produto e atingir o objetivo da Sprint. A Sprint Backlog é a previsão do Time de Desenvolvimento sobre qual funcionalidade estará no próximo incremento e sobre o trabalho necessário para entregar essa funcionalidade em um incremento “Pronto”. É gerado na Sprint Planning

(Lista Sprint Backlog [Para fazer na semana] do quadro criado no Trello)

Incremento: soma de todos os itens do Product Backlog completados durante a Sprint e o valor dos incrementos de todas as Sprints anteriores

(Lista Incremento [Feito] do quadro criado no Trello)

 

Scrum – Eventos

A Sprint é o coração do Scrum. Inicia pelo Sprint Planning, inspecionadas diariamente pela Daily Scrum, e finalizadas pela Sprint Review e pela Sprint Retrospective.

Toda semana será feito o Sprint Review e Retrospective do Sprint atual e o Sprint Planning da Sprint que irá começar

Cada projeto pode ter várias Sprints, mas, o foco está sempre na atual.

Sempre que a sprint atual é concluída, inicia-se imediatamente uma nova sprint.

Essa abordagem é excelente para facilitar o planejamento, manter o foco no objetivo atual e adaptar-se rapidamente a mudanças e novas necessidades.

Evento

Time-box e Características

Objetivo

Sprint

1 mês

(Sugestão: Semanal)

Criar um incremento que pode ser liberado

Sprint Planning

8 horas para uma Sprint de 1 mês

(Sugestão: 1 hora)

Definir objetivo e Backlog da Sprint

Daily Scrum

15 minutos

Mantida no mesmo horário e local todo dia para reduzir a complexidade

Toda equipe de desenvolvimento deve participar

(Sugestão: Acionar o Scrum Master quando precisar)

Planejar o trabalho para as próximas 24 horas

Sprint Review

4 horas para uma Sprint de 1 mês

Reunião informal com apresentação do incremento para motivar, obter feedback e promover a colaboração

Participam time Scrum e Stakeholders convidados pelo Product Owner

(Sugestão: 30 minutos)

Inspecionar o incremento e adaptar o Product Backlog se necessário

Sprint Retrospective

3 horas para uma Sprint de 1 mês

Ocorre no último dia da Sprint depois da Sprint Review para “fechar” a mesma

(Sugestão: 20 minutos)

Identificar pontos de melhoria a serem implementados na próxima SPRINT

 

Scrum – Papéis

O Scrum não prescreve cargos e sequer uma hierarquia, ele dita que o Time Scrum é responsável pela entrega e que isso basta.

3 papéis:Scrum MasterProduct OwnerTime de Desenvolvimento.

Product Owneré o representante máximo dos desejos do cliente dentro do Time Scrum e é o responsável pelo Product Backlog.

Scrum Masteré o líder-servidor (Coach) que puxa a melhoria contínua e auxilia o time na obtenção dos melhores resultados através da remoção de impedimentos e promoção de práticas e técnicas que aproximem mais o time dos objetivos

Time Scrum: 1 Scrum Master + 1 Product Owner + 3 a 9 no time de desenvolvimento.

Os times de desenvolvimento são auto organizados, multi-função, responsáveis pelo SPRINT Backlog e o desenvolvimento do produto.

 

Vantagens da Proposta

Informação proativa (Menor número de e-mails trocados)

Notificações

Mencionar sempre que desejado

Compartilhar as responsabilidades entre a equipe

O próprio membro da equipe atualiza o status da atividade

 

 

 

Referências Bibliográficas

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sétima edição, Pennsylvania: PMI, 2021. 

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. A Guide to the Project Management Body of Knowledge and the Standard for Project Management, 7th Edition, Pennsylvania: PMI, 2021.

MONTES, Eduardo. Modelos, métodos e artefatos de projetos, 1ª Ed., Editora Senac São Paulo, 2022.

 

 

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