Execução e Controle

4.1Visão Geral

O gerente de projeto deve coordenar os recursos para realizar o que foi planejado e controlar toda variação ocorrida. As variações são identificadas através da comparação do realizado com as linhas de base de prazo, custo e escopo salvas no planejamento.

O gerente de projeto certifica-se que as entregas estejam em alinhamento com o escopo do projeto, defende o escopo de mudanças e confirma o nível previsto da qualidade do trabalho que está sendo executado.

Finalmente, a equipe do projeto informará ao gerente de projeto o progresso de suas atividades, que por sua vez, irá relatar o progresso do projeto ao patrocinador de projeto, e aos principais stakeholders do projeto conforme definido na estratégia de comunicação.

4.2Pré-requisitos

• Clara definição dos objetivos do projeto;
• Plano de projeto detalhado e aprovado;
• Comprometimento da equipe do projeto em relação as entregas e seus marcos.

4.3Fatores críticos de sucesso:

• Executar, monitorar e controlar conforme definido no plano de projeto;
• Fazer o Status Report periodicamente conforme definido no plano de projeto;
• Quando mudanças forem solicitadas, seguir o processo de aprovação e caso aprovado, atualizar o planejamento e documentos afetados.
• Participação do cliente;
• Processo pró-ativo de governança do projeto;
• Comprometimento dos membros da equipe com suas entregas e marcos;
• Execução dos checkpoints especificados para validação das entregas do projeto;
• Documentação dos problemas identificados no Issues Log.
• Gestão dos riscos e implementação das atividades de respostas a riscos

4.4Passos

6-Engajar as partes interessadas

Guia:

• Mobilizar a equipe do projeto
• Desenvolver a equipe do projeto
• Gerenciar a equipe do projeto
• Gerenciar o engajamento das partes interessadas
• Controlar o engajamento das partes interessadas

A finalidade do processo é fornecer um mecanismo para organizar, manter e acompanhar a resolução de problemas e gerenciar o engajamento das partes interessadas.

O processo padrão de resolução de problemas do PMO é formado pelos seguintes passos:

• Membros da equipe do projeto informam o gerente de projeto dos problemas do projeto;
• Gerente de Projeto deve entender e descrever o problema, identificar alternativas para resolvê-lo com a equipe do projeto;
• Definir a melhor alternativa a ser adotada com os reponsáveis pela decisão detalhando ações requeridas, responsável e data prevista para cada ação;
• Comunicar os responsáveis e acompanhar a resolução do problema.
• Todos os problemas necessitam ser revistos periodicamente.
• Gerente de Projeto é responsável por armazenar todos os problemas e seu histórico em um Log de Problemas.
• Quando o problema for resolvido e verificado, o Gerente de projeto registra quando o problema foi resolvido e fecha o problema.

Checklist

Issues Log criado e atualizado.

Membros da equipe do projeto sabem como submeter um problema.

Problemas identificados e encaminhados.

Problemas revisados periodicamente até que sejam resolvidos.

Problemas atualizados com a resolução e status.

Processos e os documentos impactados com a resolução do problema atualizados.

Saída: Issues Log

7-Orientar e Executar o que foi planejado

Guia:

• Orientar e gerenciar o trabalho do projeto
• Gerenciar o conhecimento do projeto
• Gerenciar a qualidade

Baseado no cronograma (Passo 4), você deve coordenar os responsáveis para realizar o que foi planejado.

Na execução, começam a aparecer os primeiros desvios e a pressão e o pânico começam a surgir com maior frequência. Você deve usar suas ferramentas e habilidades de modo a:

• Conectar as partes interessadas para atingir o objetivo do projeto;
• Manter a equipe motivada;
• Lidar com os conflitos;
• Agilizar a tomada de decisão;
• Identificar as causas de desvios e problemas;
• Garantir os níveis de serviço contratados tanto da equipe interna quanto dos fornecedores;
• E principalmente, saber a dose certa de pressão.

E por esse motivo, você se preparou para esse momento (Passo 6).

Saída: Entregas aceitas e processos aperfeiçoados.

8-Monitorar prazo e custo e Gerar Status Report

Guia:

• Monitorar e controlar o trabalho do projeto
• Controlar o Cronograma
• Controlar os custos

O processo tem como objetivo:

• Determinar se existem desvios em relação a linha de base de prazo e custo;
• Influenciar os fatores que causam esses desvios.
• Gerenciar as mudanças quando ocorrerem.

Composto por:

• Coleta das informações de desempenho das atividades.
• Atualização do cronograma.
• Identificação das variações de prazo e custo e de suas causas.

CheckList

Assegurar que o trabalho relatado descreve exatamente o trabalho realizado.

Monitorar o andamento das atividades de todos integrantes da equipe do projeto e sempre que houver desvios do planejado, identificar alternativas e executar a alternativa selecionada.

Notificar o PMO dos desvios e pedir aconselhamento quando julgar necessário.

Acompanhar o número de vezes de desvios no projeto por recurso para apresentar mensalmente no comitê.

Quando não for mais possível cumprir com o planejado, solicitar aprovação do PMO para salvar uma nova linha de base.

Armazenar todas as mudanças na linha de base.

Informar stakeholders sobre mudanças aprovadas.

Variações são compreendidas e controladas.

Saída: Cronograma do projeto atualizado.

9-Controlar Mudanças no Escopo

Guia:

• Controlar o escopo
• Realizar o controle integrado de mudanças

A gestão do escopo do projeto tem como objetivo:

• Assegurar que o projeto inclua todo o trabalho requerido, e somente o trabalho requerido, para terminar o projeto com sucesso.

• Identificar todos os elementos que solicitam mudanças no escopo do projeto e influenciá-los para assegurar que as mudanças sejam benéficas;
• Planejar a execução das mudanças aprovadas atualizando os documentos necessários e alocando os recursos necessários.

Uma mudança de escopo impacta nos custos e prazos do projeto. O pedido de mudança deve ser encaminhado de acordo com o controle integrado de mudanças definido no plano de projeto.

Além disso, a mudança de escopo impactará nos processos de planejamento e seus respectivos documentos. As mudanças do escopo serão comunicadas de forma clara à equipe do projeto pelo gerente de projeto.

CheckList

Assegurar que a mudança do escopo seja benéfica.

Avaliar o impacto da mudança de escopo.

Seguir o processo da aprovação definido no controle integrado de mudanças definido no plano de projeto.

Comunicar claramente a cada integrante do projeto as mudanças de escopo e as implicações nas atividades de sua responsabilidade;

Atualizar o plano de projeto e documentos auxiliares com as mudanças de escopo aprovadas.

Saída: Registro das mudanças

4.5Saída

4.5.1Status Report

Os relatórios de status detalham a seguinte informação:

• Atividades Concluídas no período
• Atividades em andamento
• Atividades iniciando no próximo período
• Pontos de Atenção

Os seguintes documentos podem ser anexados ao Status Report:

• Planos de recuperação para atividades com atraso;
• Planos de ação corretiva para problemas esperados;

• Resolução para itens de ação associados;
• Issues Log

Status Report em Word

Status Report em PowerPoint

4.5.2Documentos de planejamento atualizados

Entregas neste estágio incluem documentos de planejamento consistentes e atualizados tais como o cronograma do projeto, o plano de trabalho, a estratégia de comunicação, etc.. Deve haver um processo formal da revisão e de aprovação para a atualização dos documentos de planejamento.

4.5.3Entregas específicas do projeto

Estas entregas dependem da natureza do projeto e do ciclo de vida do desenvolvimento de sistemas. A maioria destes entregas são identificadas durante o estágio de planejamento.

Alguns exemplos destas entregas: planos de testes, plano de treinamento, matriz de rastreabilidade dos requisitos.

4.5.4Mudanças solicitadas

Incluem os seguintes campos:

• Descrição da mudança proposta,
• Razões,
• Impacto de não executar a mudança proposta,
• Alternativas
• Análise inicial do impacto.

As mudanças que ampliam ou limitam o escopo do projeto devem ser autorizadas e documentadas.

Podem modificar políticas, planos de gerenciamento de projetos, procedimentos, custos ou orçamentos, ou revisar cronogramas.

4.5.5Outros documentos de comunicação

• Issues Log;
• Ata de reunião.

Referências bibliográficas

MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos: Como gerenciar projetos pode fazer a diferença na sua vida, 1ª Ed. São Paulo; 2017.
MONTES, Eduardo; PATZ, Fatima. Gerenciamento das partes interessadas: Como engajar as pessoas em seus projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.
MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Aquisições: O melhor custo x benefício das suas compras, 1ª Ed. São Paulo; 2018.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.