4.1Visão Geral
O gerente de projeto deve coordenar os recursos para realizar o que foi planejado e controlar toda variação ocorrida. As variações são identificadas através da comparação do realizado com as linhas de base de prazo, custo e escopo salvas no planejamento.
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O gerente de projeto certifica-se que as entregas estejam em alinhamento com o escopo do projeto, defende o escopo de mudanças e confirma o nível previsto da qualidade do trabalho que está sendo executado.
Finalmente, a equipe do projeto informará ao gerente de projeto o progresso de suas atividades, que por sua vez, irá relatar o progresso do projeto ao patrocinador de projeto, e aos principais stakeholders do projeto conforme definido na estratégia de comunicação.
4.2Pré-requisitos
- Clara definição dos objetivos do projeto;
- Plano de projeto detalhado e aprovado;
- Comprometimento da equipe do projeto em relação as entregas e seus marcos.
4.3Fatores críticos de sucesso:
- Executar, monitorar e controlar conforme definido no plano de projeto;
- Fazer o Status Report periodicamente conforme definido no plano de projeto;
- Quando mudanças forem solicitadas, seguir o processo de aprovação e caso aprovado, atualizar o planejamento e documentos afetados.
- Participação do cliente;
- Processo pró-ativo de governança do projeto;
- Comprometimento dos membros da equipe com suas entregas e marcos;
- Execução dos checkpoints especificados para validação das entregas do projeto;
- Documentação dos problemas identificados no Issues Log.
- Gestão dos riscos e implementação das atividades de respostas a riscos
4.4Passos
6-Engajar as partes interessadas
Guia:
- Mobilizar a equipe do projeto
- Desenvolver a equipe do projeto
- Gerenciar a equipe do projeto
- Gerenciar o engajamento das partes interessadas
- Controlar o engajamento das partes interessadas
A finalidade do processo é fornecer um mecanismo para organizar, manter e acompanhar a resolução de problemas e gerenciar o engajamento das partes interessadas.
O processo padrão de resolução de problemas do PMO é formado pelos seguintes passos:
- Membros da equipe do projeto informam o gerente de projeto dos problemas do projeto;
- Gerente de Projeto deve entender e descrever o problema, identificar alternativas para resolvê-lo com a equipe do projeto;
- Definir a melhor alternativa a ser adotada com os reponsáveis pela decisão detalhando ações requeridas, responsável e data prevista para cada ação;
- Comunicar os responsáveis e acompanhar a resolução do problema.
- Todos os problemas necessitam ser revistos periodicamente.
- Gerente de Projeto é responsável por armazenar todos os problemas e seu histórico em um Log de Problemas.
- Quando o problema for resolvido e verificado, o Gerente de projeto registra quando o problema foi resolvido e fecha o problema.
Checklist
Issues Log criado e atualizado.
Membros da equipe do projeto sabem como submeter um problema.
Problemas identificados e encaminhados.
Problemas revisados periodicamente até que sejam resolvidos.
Problemas atualizados com a resolução e status.
Processos e os documentos impactados com a resolução do problema atualizados.
Saída: Issues Log
7-Orientar e Executar o que foi planejado
Guia:
- Orientar e gerenciar o trabalho do projeto
- Gerenciar o conhecimento do projeto
- Gerenciar a qualidade
Baseado no cronograma (Passo 4), você deve coordenar os responsáveis para realizar o que foi planejado.
Na execução, começam a aparecer os primeiros desvios e a pressão e o pânico começam a surgir com maior frequência. Você deve usar suas ferramentas e habilidades de modo a:
- Conectar as partes interessadas para atingir o objetivo do projeto;
- Manter a equipe motivada;
- Lidar com os conflitos;
- Agilizar a tomada de decisão;
- Identificar as causas de desvios e problemas;
- Garantir os níveis de serviço contratados tanto da equipe interna quanto dos fornecedores;
- E principalmente, saber a dose certa de pressão.
E por esse motivo, você se preparou para esse momento (Passo 6).
Saída: Entregas aceitas e processos aperfeiçoados.
8-Monitorar prazo e custo e Gerar Status Report
Guia:
O processo tem como objetivo:
- Determinar se existem desvios em relação a linha de base de prazo e custo;
- Influenciar os fatores que causam esses desvios.
- Gerenciar as mudanças quando ocorrerem.
Composto por:
- Coleta das informações de desempenho das atividades.
- Atualização do cronograma.
- Identificação das variações de prazo e custo e de suas causas.
CheckList
Assegurar que o trabalho relatado descreve exatamente o trabalho realizado.
Monitorar o andamento das atividades de todos integrantes da equipe do projeto e sempre que houver desvios do planejado, identificar alternativas e executar a alternativa selecionada.
Notificar o PMO dos desvios e pedir aconselhamento quando julgar necessário.
Acompanhar o número de vezes de desvios no projeto por recurso para apresentar mensalmente no comitê.
Quando não for mais possível cumprir com o planejado, solicitar aprovação do PMO para salvar uma nova linha de base.
Armazenar todas as mudanças na linha de base.
Informar stakeholders sobre mudanças aprovadas.
Variações são compreendidas e controladas.
Saída: Cronograma do projeto atualizado.
9-Controlar Mudanças no Escopo
Guia:
A gestão do escopo do projeto tem como objetivo:
- Assegurar que o projeto inclua todo o trabalho requerido, e somente o trabalho requerido, para terminar o projeto com sucesso.
- Identificar todos os elementos que solicitam mudanças no escopo do projeto e influenciá-los para assegurar que as mudanças sejam benéficas;
- Planejar a execução das mudanças aprovadas atualizando os documentos necessários e alocando os recursos necessários.
Uma mudança de escopo impacta nos custos e prazos do projeto. O pedido de mudança deve ser encaminhado de acordo com o controle integrado de mudanças definido no plano de projeto.
Além disso, a mudança de escopo impactará nos processos de planejamento e seus respectivos documentos. As mudanças do escopo serão comunicadas de forma clara à equipe do projeto pelo gerente de projeto.
CheckList
Assegurar que a mudança do escopo seja benéfica.
Avaliar o impacto da mudança de escopo.
Seguir o processo da aprovação definido no controle integrado de mudanças definido no plano de projeto.
Comunicar claramente a cada integrante do projeto as mudanças de escopo e as implicações nas atividades de sua responsabilidade;
Atualizar o plano de projeto e documentos auxiliares com as mudanças de escopo aprovadas.
Saída: Registro das mudanças
4.5Saída
4.5.1Status Report
Os relatórios de status detalham a seguinte informação:
- Atividades Concluídas no período
- Atividades em andamento
- Atividades iniciando no próximo período
- Pontos de Atenção
Os seguintes documentos podem ser anexados ao Status Report:
- Planos de recuperação para atividades com atraso;
- Planos de ação corretiva para problemas esperados;
- Resolução para itens de ação associados;
- Issues Log
4.5.2Documentos de planejamento atualizados
Entregas neste estágio incluem documentos de planejamento consistentes e atualizados tais como o cronograma do projeto, o plano de trabalho, a estratégia de comunicação, etc.. Deve haver um processo formal da revisão e de aprovação para a atualização dos documentos de planejamento.
4.5.3Entregas específicas do projeto
Estas entregas dependem da natureza do projeto e do ciclo de vida do desenvolvimento de sistemas. A maioria destes entregas são identificadas durante o estágio de planejamento.
Alguns exemplos destas entregas: planos de testes, plano de treinamento, matriz de rastreabilidade dos requisitos.
4.5.4Mudanças solicitadas
Incluem os seguintes campos:
- Descrição da mudança proposta,
- Razões,
- Impacto de não executar a mudança proposta,
- Alternativas
- Análise inicial do impacto.
As mudanças que ampliam ou limitam o escopo do projeto devem ser autorizadas e documentadas.
Podem modificar políticas, planos de gerenciamento de projetos, procedimentos, custos ou orçamentos, ou revisar cronogramas.
4.5.5Outros documentos de comunicação
Referências bibliográficas
MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos: Como gerenciar projetos pode fazer a diferença na sua vida, 2ª Ed. São Paulo; 2026.
MONTES, Eduardo; PATZ, Fatima. Gerenciamento das partes interessadas: Como engajar as pessoas em seus projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.
MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Aquisições: O melhor custo x benefício das suas compras, 1ª Ed. São Paulo; 2018.
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