Segundo o Guia PMBOK® Quinta Edição, encerrar as aquisições é o processo de finalização de cada aquisição do projeto.
O processo “encerrar as aquisições” serve de apoio ao processo de encerramento do projeto ou a fase. Ele finaliza todas reivindicações em aberto, atualiza os registros e arquiva informações e, a atividade crucial nesse processo, encerra o contrato.
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Segundo Xavier, existem as seguintes formas de encerrar um contrato:
- Término das atividades no contrato (terminação)
- Modo normal de extinção do contrato, com o pleno cumprimento das obrigações por ambas as partes
- Cliente emite aceitação definitiva
- Paga a última parcela e Libera Garantias
- Acordo mútuo entre as partes (resilição)
- Desfazer um contrato por simples manifestação de vontade, de uma ou ambas as partes
- Mesmo que objetivos iniciais não foram atingidos
- Não pode ser confundido com descumprimento ou inadimplemento
- Pode ser bilateral (distrato) ou unilateral (denúncia)
- Inobservância das condições estabelecidas no contrato (inadimplemento)
- Forma unilateral e independente de notificação judicial
- Pode ser culposa (parte prejudicada pode exigir indenização por danos) ou não
- Resolução: Evento que resolve o contrato em decorrência do descumprimento de suas clausulas
Considerar os seguintes aspectos para encerrar um contrato (Adaptado de Xavier):
- Documentação para encerramento do contrato
- Contratante: Relatório de encerramento do contrato e termo de aceite;
- Contratado: Atestado de inexistência de reinvindicações e relatório de encerramento do contrato;
- Verificação de conformidade com procedimentos para encerramento do contrato
- Devolução de ativos do contratante, …
- Aceitação e Pagamento Final
- Verificado se todos produtos e serviços constantes no contrato foram entregues
- Cliente aceita formalmente através do formulário de aceite
- e efetua pagamento final
- Implica em riscos decorrentes de inadequações ou desconformidades, que não tenham sido constatadas no aceite
- A pessoa ou a organização responsável pela administração do contrato deve informar o término do contrato ao fornecedor, através de notificação formal escrita. Os requisitos para aceitação formal e fechamento são, normalmente, definidos no contrato.
- Arquivo do Contrato
- Deve-se manter pastas como referência do contrato para facilitar auditorias ou revisões.
- O índice da pasta deve conter:
- RFP
- Contrato e seus aditivos
- Cronogramas
- Alterações solicitadas e aprovadas
- Documentações técnicas e atas de reuniões
- Relatórios de desempenho do trabalho
- Cópias das Faturas e pagamentos
- Resultados de fiscalizações, …
- Descarte deve ocorrer somente depois do prazo de garantia
- Lições aprendidas documentadas
- “Aqueles que não estudam a história, estão condenadas a repetir seus erros” Winston Churchill
- Objetivos
- Evitar que erros e problemas encontrados se repitam no futuro
- Servir de base para a melhoria contínua da metodologia de GP
- Composto por:
- Documentar e divulgar as lições aprendidas
- Arquivar as lições aprendidas e os registros do projeto
- CheckList
- Objetivos do negócio e do projeto foram alcançados?
- Quais foram os sucessos e/ou fracassos do projeto?
- Quais foram as causas dos desvios das linhas de base?
- Lições aprendidas documentadas e divulgadas para aperfeiçoar processos para futuros projetos
- Processos e templates revisados com base nas “lições aprendidas”
Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 12.4 Encerrar as Aquisições (Guia PMBOK®)
Entradas |
Ferramentas |
Saídas |
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Veja também
- Termo de Aceite da Reforma da Casa
- Licoes Aprendidas do Sistema GED
- Licoes Aprendidas da implantação do PMO
Metodologia PMO: Encerrar o projeto
Agradecimento especial pelas suas críticas e sugestões em relação ao artigo
Referências Bibliográficas
MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Aquisições: O melhor custo x benefício das suas compras, 1ª Ed. São Paulo; 2018.
MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 2ª Ed. São Paulo; 2026.
PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.
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PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Quinta edição, Pennsylvania: PMI, 2013.
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