Encerrar as Aquisições

Atualizado em 15/04/2023
Guia PMBOK 5a Edição

Segundo o Guia PMBOK® Quinta Edição, encerrar as aquisições é o processo de finalização de cada aquisição do projeto.

O processo “encerrar as aquisições” serve de apoio ao processo de encerramento do projeto ou a fase. Ele finaliza todas reivindicações em aberto, atualiza os registros e arquiva informações e, a atividade crucial nesse processo, encerra o contrato.

Segundo Xavier, existem as seguintes formas de encerrar um contrato:

Término das atividades no contrato (terminação)
- Modo normal de extinção do contrato, com o pleno cumprimento das obrigações por ambas as partes
- Cliente emite aceitação definitiva
- Paga a última parcela e Libera Garantias
Acordo mútuo entre as partes (resilição)
- Desfazer um contrato por simples manifestação de vontade, de uma ou ambas as partes
- Mesmo que objetivos iniciais não foram atingidos
- Não pode ser confundido com descumprimento ou inadimplemento
- Pode ser bilateral (distrato) ou unilateral (denúncia)
Inobservância das condições estabelecidas no contrato (inadimplemento)
- Forma unilateral e independente de notificação judicial
- Pode ser culposa (parte prejudicada pode exigir indenização por danos) ou não
- Resolução: Evento que resolve o contrato em decorrência do descumprimento de suas clausulas

Considerar os seguintes aspectos para encerrar um contrato (Adaptado de Xavier):

Documentação para encerramento do contrato
- Contratante: Relatório de encerramento do contrato e termo de aceite;
- Contratado: Atestado de inexistência de reinvindicações e relatório de encerramento do contrato;
Verificação de conformidade com procedimentos para encerramento do contrato
- Devolução de ativos do contratante, …
Aceitação e Pagamento Final
- Verificado se todos produtos e serviços constantes no contrato foram entregues
- Cliente aceita formalmente através do formulário de aceite
- e efetua pagamento final
- Implica em riscos decorrentes de inadequações ou desconformidades, que não tenham sido constatadas no aceite
- A pessoa ou a organização responsável pela administração do contrato deve informar o término do contrato ao fornecedor, através de notificação formal escrita. Os requisitos para aceitação formal e fechamento são, normalmente, definidos no contrato.
Arquivo do Contrato
- Deve-se manter pastas como referência do contrato para facilitar auditorias ou revisões.
- O índice da pasta deve conter:
  - RFP
  - Contrato e seus aditivos
  - Cronogramas
  - Alterações solicitadas e aprovadas
  - Documentações técnicas e atas de reuniões
  - Relatórios de desempenho
  - Cópias das Faturas e pagamentos
  - Resultados de fiscalizações, …
- Descarte deve ocorrer somente depois do prazo de garantia
Lições aprendidas documentadas
- “Aqueles que não estudam a história, estão condenadas a repetir seus erros” Winston Churchill
- Objetivos
  - Evitar que erros e problemas encontrados se repitam no futuro
  - Servir de base para a melhoria contínua da metodologia de GP
- Composto por:
  - Documentar e divulgar as lições aprendidas
  - Arquivar as lições aprendidas e os registros do projeto
- CheckList
  - Objetivos do negócio e do projeto foram alcançados?
  - Quais foram os sucessos e/ou fracassos do projeto?
  - Quais foram as causas dos desvios das linhas de base?
  - Lições aprendidas documentadas e divulgadas para aperfeiçoar processos para futuros projetos
  - Processos e templates revisados com base nas “lições aprendidas”

Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 12.4 Encerrar as Aquisições (Guia PMBOK®)

Entradas	Ferramentas	Saídas
Plano de gerenciamento do projeto Documentos de aquisição	Auditorias de aquisições Negociações das aquisições Sistema de gerenciamento de registros	Aquisições encerradas Atualizações dos ativos de processos organizacionais

Veja também

Exemplos de Projetos:

Templates/Modelos:

Metodologia PMO: Encerrar o projeto

Agradecimento especial pelas suas críticas e sugestões em relação ao artigo

Rosiana Silva.

Referências Bibliográficas

MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Aquisições: O melhor custo x benefício das suas compras, 1ª Ed. São Paulo; 2018.

MONTES, Eduardo. Introdução ao Gerenciamento de Projetos, 1ª Ed. São Paulo; 2017.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Quinta edição, Pennsylvania: PMI, 2013.

Eduardo Montes

Ajudo pessoas e empresas a terem sucesso em projetos. Fundador da escritoriodeprojetos.com.br que possui o melhor e mais completo conteúdo gratuito sobre projetos do Brasil e apoia na capacitação de 70.000 usuários. Já entreguei 443 projetos, implantei 15 Escritórios de Projetos e ministrei 124 cursos sobre gestão de projetos. Especialista em Gestão de Projetos, Scrum, Escritório de Projetos, Gestão de Portfólio de Projetos e na capacitação de Gerentes de Projetos. Certificado PMP desde 2005 & PSM I pelo Scrum.org. Mestrado em Administração de Empresas pela EAESP-FGV. MBA Exchange pela University of North Carolina at Chapel Hill. Bacharelado em Ciência da Computação pela UFSCar.