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Já dizia Chacrinha, "Quem não se comunica, se trumbica".

A Comunicação garante que as pessoas certas obtenham as informações certas na hora certa.

Existem estudos que indicam que a comunicação ineficaz põe em risco 7,5% do capital do projeto e é responsável por quase 70% dos problemas dentro de um projeto.

Os gerentes de projetos normalmente gastam um tempo muito grande na comunicação com a equipe do projeto, partes interessadas, cliente e patrocinador, em média 80% do tempo de um GP é direcionado a comunicação.

Mas o que realmente é a comunicação e como ela pode afetar um projeto?

Comunicação é qualquer processo pelo qual nós seres humanos trocamos informações, fazemos questionamentos, expressamos nossos sentimentos e pensamentos.

Para isso podemos utilizar não somente a expressão verbal, mas também atos, as expressões faciais, toques, lembrando que o corpo fala. Para um ser humano ser aceito em nossa sociedade como pessoa confiável e apta com plenos direitos de cidadão, são necessários três tipos principais de competência: habilidades cognitivas (baseado no uso da linguagem e na capacidade de comunicação); controle do corpo e controle das emoções.

O Emissor é responsável por tornar as informações claras, não ambíguas e completas de forma que o Receptor possa não só recebe-las corretamente, mas também confirmar que elas foram adequadamente entendidas

A comunicação possui algumas dimensões:

  • Escrita e oral, ouvida e falada.
  • Verbal e não verbal
  • Interna (dentro do projeto)
  • Externa (cliente, mídia, público)
  • Formal e Informal
  • Vertical e Horizontal

A comunicação é possui sempre por alguns componentes e é de suma importância que saibamos identifica-los sempre, são:

  • Emissor ou transmissor - responsável por codificar a mensagem para envio e pela mensagem ser clara e compreensível
  • Receptor - Responsável por receber a mensagem, decodificar, confirmar recebimento e entendimento
  • Mensagem - O que está sendo comunicado
  • Meio de transmissão - como a mensagem está sendo enviada
  • Conhecimento - Confirmação de recebimento
  • Feedback - Confirmação de entendimento
  • Ruído - Tudo que distorce, distrai ou que faz a mensagem perder o significado original - Ex. Língua, cultura, semântica, inteligência e nível de conhecimento, estado emocional

Figura 1 - Modelo de Comunicação

A comunicação Paralinguística (comunicação não verbal) representa 90% da comunicação. Gestos, entonação de voz, são componentes que só se percebem na comunicação pessoal, na escrita passam despercebidas

Existem diversas forma de comunicação que devem ser adotadas dentro de um projeto:

Formas

Quando é utilizado

Formal escrito

Problemas complexos, planos do projeto, documentos como Project Charter, etc.

Formal verbal

Apresentações, reuniões, etc.

Informal escrita

Notas, e-mails, etc.

Informal verbal

Conversas, discussões técnicas, etc.

 

O gerente de projetos deve conhecer a possibilidade de todos os canais de comunicação, para isso é muito comum aplicarmos a fórmula ((N*(N-1)) /2), onde N = Numero de partes interessadas no projeto. Por exemplo se seu projeto possui 10 partes interessadas, definidas, teremos ((10*(10-1)) /2) = 45 canais de comunicação possíveis.

O GP deve ao longo do projeto saber usar todos os métodos disponíveis para que a Comunicação seja estabelecida e a informação esteja totalmente compreendida para as partes interessadas, ele pode utilizar alguns métodos:

  • Comunicação interativa
    • Reuniões, vídeo conferências, telefonemas
  • Comunicação ativa
    • Cartas, memorandos, e-mails, mensagem de voz, relatórios, cartas
  • Comunicação passiva
    • Intranet, e-learning, repositórios de conhecimento

Por final, esta comunicação deve sempre ser armazenada e mantida em um local para que possa ser acessada pelas partes interessadas, dependendo do seu nível de autoridade e para projetos futuros, como lições aprendidas.

 

Figura 2 - Modelo de manutenção das Lições Aprendidas

Referências adicionais

 

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