Competências de um PMO e plano de aprendizado

Respondendo a pergunta da Fernanda Rodrigues
Hoje trabalho como assistente de PMO e gostaria de orientações de quais as competências técnicas e não técnicas que um PMO deve ter e o devo estudar.

É recomendado ao PMO ter as mesmas competências que um gerente de projetos (já que ele é responsável pela capacitação do GP) e algumas adicionais mais direcionadas a otimização de processos, metodologia e habilidade para capacitar o GP.

Sugiro que você veja nosso guia sobre Gerenciamento de Projetos e avalie as áreas de conhecimento que você precisa mais desenvolver.

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Depois, avalie nossa metodologia otimizada que você terá uma boa noção de como padronizar os processos de GP e aperfeiçoa-los continuamente.

Outra sugestão é que você veja as três apresentações disponíveis em nossa seção de downloads

• Gestão eficiente do Portfólio de Projetos.pdf
• Metodologia otimizada de gerenciamento de projetos.pdf
• Proposta para implantar um PMO-Escritorio de Projetos.pdf

Adicionalmente, sugiro que você use as referências adicionais incluídas no guia para as áreas de conhecimento. Se precisar de mais referências, entre em contato para eu adicioná-las.

Espero ter ajudado e caso você precise de mais informações, não hesite em entrar em contato.

Conheça melhor Eduardo Montes, PMP e veja seus outros artigos e contribuições para nossa Comunidade de GPs.

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Que competências um PMO precisa ter

A regra de partida é simples: o PMO precisa ter as mesmas competências de um gerente de projetos — afinal ele é responsável por capacitar o GP — mais um conjunto próprio, voltado a otimização de processos, metodologia e capacidade de ensinar.

O Guia PMBOK 8 reforça esse segundo grupo. O Apêndice X2 lista, entre o que se espera de um PMO moderno, estabelecer boas práticas em toda a empresa, incentivar o compartilhamento de conhecimento entre equipes, fortalecer a capacidade de gerenciar riscos e desenvolver competências de gerenciamento de projetos em toda a organização. Nenhuma dessas quatro é sobre executar um projeto: todas são sobre fazer a organização inteira ficar melhor.

Competências técnicas

• As áreas de conhecimento do gerenciamento de projetos — escopo, cronograma, custos, qualidade, recursos, comunicações, riscos, aquisições e partes interessadas. O nosso guia do PMBOK 8 cobre as sete áreas de foco da oitava edição.
• Gestão de portfólio — selecionar e priorizar projetos alinhados à estratégia, que é diferente de conduzir bem um projeto isolado.
• Metodologia e processo — desenhar, documentar e melhorar continuamente o modo como a organização entrega. Veja a nossa metodologia de projetos em 10 passos.
• Ferramentas — cronograma, portfólio, relatórios. Sem virar refém delas: o X2 e a nossa experiência concordam que começar pela ferramenta é um erro comum e caro.
• Dados e indicadores — transformar dados de projeto em informação de decisão, que é uma das dores que o PMO existe para resolver.

Competências não técnicas — as que decidem

• Capacidade de ensinar — é a diferença entre um PMO que faz e um PMO que faz a organização saber fazer.
• Influência sem autoridade — no modelo de Suporte, e boa parte do de Controle, o PMO não manda em ninguém. Precisa convencer.
• Leitura política — implantar um PMO mexe na estrutura de poder e expõe ineficiências de áreas. Quem não enxerga isso é atropelado por isso.
• Comunicação orientada ao cliente — o X2.3 é explícito: adaptar a comunicação à necessidade do cliente e ao valor que ele espera, não aos processos.
• Foco em valor percebido — entregar e fazer ver que entregou. O X2.2 lembra que a percepção costuma ser moldada pela maturidade da organização.

Um plano de aprendizado que funciona

1. Diagnostique-se. Percorra as áreas de conhecimento e marque, honestamente, as três em que você é mais fraco. É por elas que se começa.
2. Estude a metodologia antes da ferramenta. Entenda como padronizar processos de gerenciamento e aperfeiçoá-los; a ferramenta é consequência.
3. Faça em um projeto real. Competência de PMO não se prova em prova. Os nossos cursos gratuitos com certificado conduzem um projeto do seu trabalho do início ao fim.
4. Use material pronto para acelerar. Estude os 707 templates e exemplos: ver um documento bem preenchido ensina mais rápido do que ler sobre ele.
5. Escolha o próximo degrau conforme o tipo de PMO que você quer ser. Um PMO de Suporte precisa mais de didática e material; um Diretivo, mais de portfólio e governança. Reveja os tipos na Aula 1.

E a certificação?

A certificação PMP (Project Management Professional), do PMI, é a mais conhecida internacionalmente, e é comum que responsáveis por Escritórios de Projetos a tenham. Ela ajuda a organizar o vocabulário e a abrir portas — mas não substitui o item 3 acima. Competência de PMO se demonstra com um portfólio que melhorou, não com uma sigla.

Na Aula 4 vamos ao passo seguinte: como colocar tudo isso de pé, por fases.

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Fonte: PMI. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®) — Oitava Edição, Apêndice X2 “Escritórios de Gerenciamento de Projetos”.