Entregas de um PMO

Veja a relação de possíveis entregas de um PMO ordenados conforme nossa proposta de implantação:

• Gestão do Portfólio de Projetos e ferramentas
  • Portfolio de projetos
  • Gestão de Recursos (Resource Pool)
  • Espaço de Trabalho por Projeto
  • Templates básicos da Metodologia:
    • 01-Iniciação: Termo de abertura, Registro das partes interessadas, …
    • 02-Planejamento: Plano de Projeto, Cronograma, Gestão de Riscos, ..
    • 03-Execução: Todos documentos associados a construção do projeto
    • 04-Controle: Status Report, Issues Log, Atas de reunião, …
    • 05-Encerramento: Aceitação de Entrega, Lições Aprendidas, …
  • Exemplos (EAP, Cronograma e riscos por tipo de projeto, SLA, …)
  • Ferramentas Complementares
    • Base de conhecimento com Lições aprendidas / Issues Log
    • Glossário Geral e por projeto
    • Gestão de atividades com tratamento de base histórica
• Metodologia de Gerenciamento de Projetos
  • Documento detalhando a metodologia, seus macro-processos, processos, artefatos e procedimentos
  • Apresentações e artigos por área de conhecimento
  • Exemplos: Exemplos de como preencher os templates
• Capacitação dos Gerentes dos projetos
  • Reunião Semanais com Gerentes de Projetos
  • Treinamentos de Prazo, Custo, Escopo, Qualidade, Risco, Comunicação, …
• Comunicação
  • Status Report Períodicos
  • Informação na hora certa para as pessoas certas com o conteúdo adequado

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Referências bibliográficas

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. PMI - Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. The Standard for Portfolio Management, 4th Edition, Project Management Institute Inc., 2017.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Organizational Project Management Maturity Model (OPM3), 3rd Edition, Project Management Institute Inc., Newtown Square, 2013.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Process Groups: A Practice Guide, 1st Edition, Project Management Institute Inc., Newtown Square, 2022.

KERZNER, H. Using the Project Management Maturity Model: Strategic Planning for Project Management, 3rd Edition, Wiley, 2019.

http://escritoriodeprojetos.com.br/escritorio-de-projetos

ISO, ISO 21500. http://www.iso.org/iso/catalogue_detail?csnumber=50003

Pinto, A., et al.  “The PMO Maturity Cube, a Project Management  Office Maturity Model”, PMI Research and Education Conference 2010 Proceedings, Washington D.C., USA.

Por que a lista de entregas é a primeira conversa do PMO

Um Escritório de Projetos que não sabe dizer o que entrega vira despesa a explicar. O Apêndice X2 do Guia PMBOK 8 é direto nisso: para se manter relevante, o PMO precisa traduzir seus objetivos em contribuições visíveis e diárias que reflitam o que o negócio mais valoriza. Não basta acompanhar o desempenho da entrega — é preciso que a contribuição apareça.

E o Guia lembra que o valor tem dois lados. Existe o valor real — eficiência de custo, redução de risco, decisão melhor — e o valor percebido pelas partes interessadas. A lista abaixo é o instrumento que torna o primeiro visível e transforma o segundo em algo que se pode mostrar numa reunião.

Ela está ordenada conforme a nossa proposta de implantação: o que vem antes sustenta o que vem depois.

Bloco 1 — Gestão do portfólio e ferramentas

• Portfólio de projetos — a lista única, priorizada, do que a organização está fazendo.
• Gestão de recursos (resource pool) — quem está alocado em quê, e onde falta gente.
• Espaço de trabalho por projeto — um lugar previsível para os documentos de cada projeto.

Bloco 2 — Templates básicos da metodologia

Organizados pelo ciclo do projeto:

• Iniciação — termo de abertura, registro das partes interessadas.
• Planejamento — plano de projeto, cronograma, gestão de riscos.
• Execução — os documentos associados à construção do projeto.
• Controle — status report, issues log, atas de reunião.
• Encerramento — aceitação de entrega, lições aprendidas.

Junto vêm os exemplos: EAP, cronograma e riscos por tipo de projeto, SLA. Um template em branco ensina pouco; um template preenchido por alguém que fez aquilo ensina muito. Você pode baixar os nossos 707 templates e exemplos reais gratuitamente e adaptá-los.

Bloco 3 — Ferramentas complementares

• Base de conhecimento com lições aprendidas e issues log — o que impede a organização de repetir o mesmo erro em projetos diferentes.
• Glossário geral e por projeto.
• Gestão de atividades com base histórica — para que a estimativa do próximo projeto nasça de dados, não de opinião.

Bloco 4 — A metodologia documentada

Um documento detalhando a metodologia, seus macroprocessos, processos, artefatos e procedimentos; apresentações e artigos por área de conhecimento; e exemplos de como preencher cada template. É aqui que o PMO deixa de depender de uma pessoa.

Bloco 5 — Capacitação dos gerentes de projetos

• reuniões semanais com os gerentes de projetos;
• treinamentos de prazo, custo, escopo, qualidade, risco e comunicação.

Esta é a entrega que o X2 mais reforça no PMO moderno: desenvolver competências de gerenciamento de projetos em toda a organização. E é a que mais muda a percepção de valor, porque quem foi capacitado sabe dizer quem o capacitou.

Bloco 6 — Comunicação

• Status report periódico;
• informação na hora certa, para as pessoas certas, com o conteúdo adequado.

O X2.3 acrescenta uma regra que muda como esse bloco é escrito: a comunicação com o cliente deve ser adaptada à necessidade dele e ao valor que ele espera — não aos processos e metodologias necessários para chegar lá. Status report que explica o método em vez do resultado é status report que ninguém lê.

Como usar esta lista

Não tente entregar tudo no primeiro trimestre. Escolha o bloco que resolve a dor mais visível da sua organização e entregue-o inteiro — o X2 lembra que os PMOs mais valorizados são os que adaptam a estrutura ao contexto, não os que copiam um modelo completo. Na Aula 4 você vê como distribuir estes blocos em fases.

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Fonte: PMI. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®) — Oitava Edição, Apêndice X2 “Escritórios de Gerenciamento de Projetos”.

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