Fases para implantar um PMO

A melhor forma de alcançar os Requisitos essenciais de um PMO de sucesso é evoluindo de forma gradual a capacidade da organização de gerenciar projetos demonstrando o valor das mudanças implantadas em cada fase.

Abaixo algumas das abordagens que adotamos nas nossas implantações de PMO:

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• Projeto Piloto: escolher de um a três projetos, ou até um programa para usar como piloto para adotar uma metodologia de gerenciamento de projetos é uma forma muito efetiva de demonstrar o valor que um PMO pode agregar na organização;
• Modelo de Maturidade: fazer um diagnóstico da situação atual para gerar um plano de ação de modo a evoluir a maturidade por fases com entregas muito bem definidas conforme a necessidade da empresa.
  • Fase 1: PMO – versão padronizada;
  • Fase 2: PMO – versão melhoria contínua.

Podem ser adotadas as duas abordagens de forma complementar.

Para organizações em estágios iniciais de gerenciamento de projetos, pode-se adotar com algumas variações as seguintes fases e as seguintes entregas para a implantação de um Escritório de Projetos:

Referências bibliográficas

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. PMI - Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. The Standard for Portfolio Management, 4th Edition, Project Management Institute Inc., 2017.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Organizational Project Management Maturity Model (OPM3), 3rd Edition, Project Management Institute Inc., Newtown Square, 2013.

PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Process Groups: A Practice Guide, 1st Edition, Project Management Institute Inc., Newtown Square, 2022.

KERZNER, H. Using the Project Management Maturity Model: Strategic Planning for Project Management, 3rd Edition, Wiley, 2019.

http://escritoriodeprojetos.com.br/escritorio-de-projetos

ISO, ISO 21500. http://www.iso.org/iso/catalogue_detail?csnumber=50003

Pinto, A., et al.  “The PMO Maturity Cube, a Project Management  Office Maturity Model”, PMI Research and Education Conference 2010 Proceedings, Washington D.C., USA.

Por que implantar por fases

A melhor forma de alcançar os requisitos essenciais de um PMO de sucesso é evoluir gradualmente a capacidade da organização de gerenciar projetos, demonstrando o valor das mudanças a cada fase. Não é conservadorismo: é a única forma de sobreviver ao segundo trimestre.

O Guia PMBOK 8, no Apêndice X2, dá o fundamento: os PMOs mais valorizados são os que têm estruturas personalizadas para o seu contexto organizacional, e não os que aderem rigidamente a um modelo predefinido. O Guia chega a chamar de fundamentalmente falha a busca por um modelo ideal — ela leva a empresa a adotar um modelo supostamente perfeito e, quando ele falha, a esperar pelo próximo da moda. Implantar por fases é o oposto disso: cada fase é uma hipótese testada na sua organização.

Os quatro fatores críticos de sucesso

1. Patrocínio da alta direção. A implantação de um PMO mexe na estrutura de poder e expõe as ineficiências das áreas. Sem apoio da alta cúpula, normalmente não tem continuidade. Este é o fator que mais derruba implantações — e nenhum dos outros três compensa a falta dele.
2. Resultados mensuráveis no curto prazo. Quanto mais tempo passa sem resultado, mais credibilidade se perde e maior fica a resistência. É por isso que defendemos selecionar de um a cinco projetos piloto para começar.
3. Metodologia e ferramentas adaptadas à realidade da empresa. Um erro comum é começar pela escolha da ferramenta, o que gera custo e desgaste desnecessários. O caminho é adaptar o que a empresa já tem e, quando for preciso investir, investir o mínimo.
4. Implantação por fases. Evoluir de forma gradual, demonstrando o valor das mudanças implantadas em cada fase.

As duas abordagens — e por que elas se somam

Projeto piloto

Escolher de um a três projetos, ou até um programa, para adotar a metodologia de gerenciamento. É uma forma muito efetiva de demonstrar o valor que um PMO agrega, com esforço menor e menos resistência das partes interessadas — porque ninguém está sendo obrigado a nada ainda; está sendo mostrado.

Modelo de maturidade

Fazer um diagnóstico da situação atual e gerar um plano de ação para evoluir a maturidade por fases, com entregas bem definidas conforme a necessidade da empresa:

• Fase 1: PMO — versão padronizada. Estabelecer o básico que passa a valer para todos: portfólio, templates, papéis e o status report.
• Fase 2: PMO — versão melhoria contínua. Com o padrão de pé, o trabalho passa a ser medir, comparar e melhorar — base histórica, lições aprendidas, indicadores.

As duas abordagens podem ser adotadas de forma complementar, e normalmente é isso que funciona: o piloto compra a credibilidade e o tempo que o modelo de maturidade precisa para acontecer.

Que entregas vão em que fase

A Aula 2 lista as entregas possíveis em seis blocos, já na ordem da nossa proposta de implantação. Uma regra prática para distribuí-las: a Fase 1 recebe o que padroniza (portfólio, templates básicos, status report, capacitação inicial) e a Fase 2 recebe o que aprende (base de conhecimento, lições aprendidas, base histórica, indicadores).

Para organizações em estágio inicial de gerenciamento de projetos, essa divisão costuma bastar — com variações conforme o setor. O X2 reforça que o desenho do PMO deve considerar o perfil do setor e integrar-se à estrutura organizacional existente.

Material de apoio: um projeto de implantação preenchido

Para não começar da folha em branco, disponibilizamos gratuitamente um exemplo de projeto de implantação de Escritório de Projetos — o projeto inteiro, preenchido, com escopo, cronograma e riscos. Use-o como referência para montar o seu, adaptando ao contexto da sua empresa.

O guia completo, com mais detalhes de cada fase, está na Aula 5: implantação de PMO na prática.

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Fonte: PMI. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®) — Oitava Edição, Apêndice X2 “Escritórios de Gerenciamento de Projetos”.

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